仓储企业合同管理制度

仓储企业合同管理制度一、总则为加强仓储企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本仓储企业实际情况，制定本制度。本制度适用于本仓储企业与其他单位或个人签订的各类合同，包括但不限于仓储服务合同、货物运输合同、设备采购合同、租赁合同等。合同管理应遵循依法合规、全面管理、分工负责、注重效益的原则。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会本仓储企业设立合同管理委员会，由企业高层管理人员、法务人员、财务人员等组成。合同管理委员会是合同管理的决策机构，主要职责包括：1.审定企业合同管理制度及相关实施细则。2.对重大合同的签订、变更、解除等事项进行决策。3.协调解决合同管理过程中的重大问题。4.监督检查合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同的日常管理工作。其主要职责如下：1.起草、修订合同管理制度及相关文件。2.组织合同的评审工作，对合同的合法性、可行性、严密性等进行审查。3.负责合同的登记、归档、保管工作，建立合同管理台账。4.跟踪合同的履行情况，及时发现和处理合同履行过程中的问题。5.参与合同纠纷的处理，协助企业法律顾问进行相关法律事务。（三）业务部门各业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期洽谈、起草、履行等工作。其主要职责包括：1.负责与合同相对方进行业务洽谈，了解对方的基本情况和需求。2.起草合同文本，确保合同内容符合业务实际和企业利益。3.组织本部门人员对合同进行内部评审，提出修改意见。4.按照合同约定履行本企业的义务，及时跟踪对方的履行情况。5.及时向合同管理部门和相关领导汇报合同履行过程中的问题和异常情况。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律支持和服务。其主要职责如下：1.对合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规的规定。2.参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律咨询和建议。3.处理合同纠纷，代表企业参与诉讼、仲裁等法律程序。4.开展法律培训和宣传工作，提高企业员工的法律意识和合同管理水平。（五）财务部门财务部门负责合同的财务审核和资金管理工作。其主要职责包括：1.对合同中的价款、付款方式、结算时间等财务条款进行审核。2.按照合同约定办理资金收付手续，确保资金安全。3.对合同执行过程中的财务收支情况进行监督和分析。4.参与合同的成本核算和效益评估工作。三、合同的签订（一）合同签订的一般程序1.市场调研与意向接触：业务部门根据企业的业务需求，对市场进行调研，寻找合适的合同相对方。与潜在的合同相对方进行初步接触，了解其基本情况、经营状况、信誉等方面的信息。2.业务洽谈：业务部门与合同相对方就合同的主要条款进行深入洽谈，包括服务内容、价格、质量标准、履行期限、违约责任等。在洽谈过程中，要充分考虑企业的利益和风险，争取达成对企业有利的合同条款。3.合同起草：业务部门根据洽谈结果，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款明确、语言规范，避免使用模糊、歧义的表述。合同应包括以下主要内容：合同双方的名称、住所、法定代表人或负责人姓名。合同标的的名称、规格、数量、质量等。价款或报酬的金额、支付方式、结算时间。履行的期限、地点和方式。违约责任和争议解决方式。双方认为需要约定的其他条款。4.内部评审：合同起草完成后，业务部门应组织本部门人员对合同进行内部评审。评审内容包括合同的业务可行性、条款合理性、风险防范等方面。同时，将合同文本提交给合同管理部门、法务部门和财务部门进行专业评审。各部门应在规定的时间内提出评审意见，并反馈给业务部门。5.修改完善：业务部门根据各部门的评审意见，对合同文本进行修改完善。对于重大合同或存在较大争议的合同，可组织相关部门进行专题讨论，确保合同条款符合企业利益和法律法规的要求。6.领导审批：合同修改完善后，业务部门将合同文本及相关资料提交给企业领导进行审批。企业领导根据合同的重要程度和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。对于重大合同，需经合同管理委员会审议通过。7.签订合同：合同经领导审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方的签字、盖章真实有效，并留存合同正本和副本。（二）合同签订的注意事项1.主体资格审查：在签订合同前，业务部门应严格审查合同相对方的主体资格，包括营业执照、税务登记证、资质证书等相关证件的有效性和合法性。对于重要的合同相对方，还应进行实地考察和信用调查，了解其经营状况、财务状况、信誉等方面的情况。2.授权委托：如果合同由法定代表人的授权代表签订，应要求其出具法定代表人的授权委托书，明确授权范围、授权期限等内容。授权委托书应加盖企业公章，并留存原件。3.合同形式：合同应采用书面形式，包括合同书、信件、数据电文（如电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。对于一些金额较大、履行期限较长的合同，建议采用合同书的形式签订。4.合同条款：合同条款应具体、明确、完整，避免出现漏洞和歧义。对于一些重要的条款，如质量标准、付款方式、违约责任等，应进行详细约定。同时，应注意合同条款的公平性和合理性，避免签订显失公平的合同。5.担保条款：对于一些风险较大的合同，如涉及大额资金支付、重要设备采购等，可要求合同相对方提供担保。担保方式包括保证、抵押、质押等。在签订担保合同时，应严格按照法律法规的规定办理相关手续，确保担保的有效性。四、合同的履行（一）履行义务合同签订后，各业务部门应严格按照合同约定履行本企业的义务。在履行过程中，应建立健全合同履行跟踪机制，及时掌握合同的履行情况。具体要求如下：1.按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务。2.确保货物的质量符合合同约定的标准，提供的服务达到约定的质量要求。3.按照合同约定的价款和支付方式收取或支付款项。4.及时向合同相对方通报合同履行过程中的情况，如出现不可抗力、意外事件等影响合同履行的情况，应及时通知对方，并采取相应的措施减少损失。（二）监督检查合同管理部门应定期对合同的履行情况进行监督检查，建立合同履行情况台账。监督检查的内容包括：1.合同双方是否按照合同约定履行各自的义务。2.合同履行过程中是否存在违约行为。3.合同履行过程中出现的问题是否得到及时解决。4.合同履行的进度是否符合计划要求。对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时向相关业务部门和领导汇报，并督促其采取措施进行整改。（三）变更与解除1.变更：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时与合同相对方进行协商，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的时间、变更的原因等事项。变更协议签订后，应按照本制度的规定进行内部审批和备案。2.解除：如出现合同约定的解除条件或法定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面的解除协议。解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等事项。在解除合同前，应妥善处理好相关的善后事宜，如货物的返还、款项的结算等。对于因解除合同给企业造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定追究对方的违约责任。五、合同的归档与保管（一）合同归档合同签订后，业务部门应在合同生效后的[X]个工作日内，将合同正本和副本及相关资料提交给合同管理部门进行归档。归档的资料包括：1.合同文本及附件。2.合同评审意见及修改记录。3.授权委托书。4.合同履行过程中的相关文件，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证等。5.合同变更、解除协议及相关文件。6.其他与合同有关的资料。（二）合同保管合同管理部门应建立专门的合同档案库，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照合同的类别、签订时间、合同相对方等进行分类存放，并建立索引目录，便于查询和管理。合同档案的保管期限按照国家有关规定和企业的实际情况确定，一般不少于[X]年。对于重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保合同档案的安全和完整。（三）合同查阅与借阅企业内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同查阅/借阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门办理查阅或借阅手续。查阅或借阅合同档案时，应遵守合同管理部门的相关规定，不得损坏、涂改、丢失合同档案。借阅的合同档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理延期手续。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防各部门在合同签订和履行过程中，应严格按照本制度的规定进行操作，加强风险防范意识，尽量避免合同纠纷的发生。在合同履行过程中，如发现对方有违约行为或可能导致合同纠纷的情况，应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门和相关领导汇报。（二）纠纷处理程序1.协商解决：当发生合同纠纷时，业务部门应首先与合同相对方进行协商，争取通过友好协商的方式解决纠纷。协商过程中，应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、付款凭证等。2.调解：如果协商不成，可以邀请有关部门或第三方机构进行调解。调解应遵循自愿、合法、公平的原则，达成的调解协议应具有法律效力。3.仲裁或诉讼：如果协商和调解均无法解决纠纷，应根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼的方式解决。在仲裁或诉讼过程中，法务部门应代表企业参与相关程序，收集和整理证据，制定诉讼或仲裁策略，维护企业的合法权益。（三）纠纷处理的责任追究对于因工作失误、失职等原因导致合同纠纷发生或给企业造成损失的，应追究相关人员的责任。责任追究的方式包括批评教育、经济处罚、行政处分等。同时，应总结合同纠纷处理过程中的经验教训，完善合同管理制度，加强风险防范措施。七、合同管理的考核与奖惩（一）考核内容企业应建立合同管理考核制度，对各部门和相关人员的合同管理工作进行考核。考核内容包括：1.合同管理制度的执行情况。2.合同签订、履行、变更、解除等环节的工作质量。3.合同纠纷的处理情况。4.合同档案的管理情况。（二）考核方式考核采用定期考核和不定期检查相结合的方式进行。定期考核每年进行一次，由合同管理部门组织实施。不定期检查由合同管理部门根据工作需要随时进行。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）奖惩