培训机构现金管理制度

PAGE培训机构现金管理制度一、总则（一）目的为加强本培训机构现金管理，规范现金收付行为，确保现金资产的安全完整，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体员工在涉及现金收支业务时的管理活动。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规，确保现金收支合法合规。2.实行钱账分管，确保现金收付业务的审批、经办、记账等环节相互分离、相互制约。3.现金收支业务应及时、准确记录，做到日清月结，保证账实相符。4.加强现金库存管理，确保现金安全，防范现金被盗、挪用等风险。二、现金收入管理（一）收入范围1.培训课程学费收入，包括学员缴纳的各类课程费用。2.教材销售收入，即向学员销售教材、学习资料等所获得的收入。3.其他业务收入，如场地出租收入、合作项目分成收入等。（二）收款方式1.现场收款学员及其他缴费方在培训机构办公场所直接以现金形式缴纳费用。收款人员应在收到现金后，立即开具收款收据，并在收据上加盖财务专用章或发票专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、收据联和记账联。存根联由收款人员留存备查，收据联交缴费方作为缴费凭证，记账联作为财务记账依据。2.线上收款通过微信、支付宝等第三方支付平台收取培训费用。财务人员应及时关注第三方支付平台的收款记录，并定期与平台进行对账。对于线上收款，应在系统中生成收款记录，并打印收款凭证。收款凭证应注明缴费方名称、缴费金额、缴费方式、课程名称等信息。（三）收款流程1.业务部门负责与学员或其他缴费方沟通培训课程及费用相关事宜，并确定缴费金额和缴费方式。2.收款人员在收到现金或确认线上收款到账后，按照规定开具收款收据或打印收款凭证。3.收款人员应在每日下班前，将当日收到的现金及收款凭证一并交至财务部门。财务人员应及时对收款凭证进行审核，并与现金进行核对，确保账实相符。4.财务人员根据审核无误的收款凭证进行账务处理，将现金收入及时足额入账。（四）收入核对与监督1.财务部门应定期与业务部门核对培训课程报名情况及收款情况，确保收入数据的准确性。2.培训机构应建立健全内部监督机制，审计部门定期对现金收入业务进行审计检查，发现问题及时整改。3.对于大额现金收入或异常收入情况，应进行重点关注和专项审计，确保收入的真实性和合法性。三、现金支出管理（一）支出范围1.员工薪酬支出，包括工资、奖金、津贴、补贴等。2.培训教材及教学用品采购支出，如购买教材、教具、办公用品等。3.场地租赁费用支出。4.水电费、物业费等日常运营费用支出。5.差旅费、业务招待费等其他费用支出。（二）支出审批1.小额现金支出（[具体金额标准]以下）由经办人员填写费用报销单，注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关发票或收据。部门负责人对费用报销单进行审核，签字确认后交至财务部门。财务人员对费用报销单进行审核，审核无误后予以报销。2.大额现金支出（[具体金额标准]以上）经办人员填写费用报销单，并附上详细的支出预算报告、合同协议等相关资料。部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，交至财务部门。财务部门对大额现金支出进行重点审核，包括支出的必要性、合规性、预算执行情况等。审核通过后，报财务负责人审批。财务负责人审批同意后，方可进行现金支付。（三）支付方式1.现金支付对于符合现金支付条件的支出，如向个人支付的小额劳务报酬、零星办公用品采购等，经审批后可以采用现金支付方式。现金支付应通过培训机构指定的现金保管人员进行办理。现金保管人员应按照审批后的费用报销单支付现金，并要求收款人在报销单上签字确认。2.银行转账支付对于金额较大或不适合现金支付的支出，应采用银行转账方式支付。财务人员应根据审批后的费用报销单，及时办理银行转账手续，并将转账凭证作为记账依据。在办理银行转账支付时，应确保收款单位名称、账号、开户行等信息准确无误。（四）支出流程1.经办人员根据实际发生的业务填写费用报销单，并收集相关发票或收据等原始凭证。2.部门负责人对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核支出的真实性、合理性和必要性。审核通过后签字确认。3.按照支出审批权限，报分管领导或财务负责人审批。4.财务部门对费用报销单及原始凭证进行审核，主要审核凭证的合法性、合规性、完整性以及支出是否符合预算安排等。审核无误后予以报销。5.对于采用现金支付的支出，现金保管人员按照审批后的费用报销单支付现金；对于采用银行转账支付的支出，财务人员及时办理转账手续。6.财务人员根据已支付的费用报销单进行账务处理，及时记录现金支出情况。（五）支出监督与控制1.财务部门应定期对现金支出情况进行统计分析，检查支出是否符合预算安排和相关规定。2.审计部门应不定期对现金支出业务进行审计，重点检查支出的审批程序是否合规、支出的真实性和合理性等。3.加强对现金支出原始凭证的管理，确保原始凭证真实、合法、有效。对于虚假、无效的原始凭证，不得作为报销依据。四、现金库存管理（一）库存限额设定1.根据本培训机构日常现金收支业务量及资金周转情况，合理设定现金库存限额。现金库存限额一般按照不超过[X]天的日常零星开支所需现金量确定。2.现金库存限额经财务负责人审核后，报单位负责人批准，并报开户银行备案。（二）库存现金保管1.设置专门的现金保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保现金存放安全。2.现金保管人员应严格遵守现金保管制度，不得擅自将现金借给他人或用于其他非规定用途。3.每日营业终了，现金保管人员应将当日现金收支情况进行盘点，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）现金盘点1.财务部门应定期对现金库存进行盘点，每月至少进行一次全面盘点。盘点工作应由财务负责人或指定的其他人员负责组织实施。2.现金盘点时，现金保管人员应在场，并如实提供现金库存情况。盘点人员应认真核对现金实存数与现金日记账余额是否一致。3.盘点结束后，应编制现金盘点报告表，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应在报告表中注明差异金额及原因，并提出处理意见。4.对于现金盘点中发现的现金短缺或溢余，应及时查明原因。属于责任人过失造成的，应由责任人负责赔偿；属于无法查明原因的，应按照规定进行账务处理。五、现金日记账管理（一）记账要求1.财务人员应按照国家统一的会计制度规定，及时、准确地登记现金日记账。现金日记账应采用订本式账簿，按照经济业务发生的先后顺序逐笔登记。2.登记现金日记账时，应注明业务日期、摘要、凭证字号、收入金额、支出金额、余额等信息。摘要应简明扼要，准确反映经济业务内容。3.每日终了，应计算当日现金收入、支出合计数及余额，并与实际库存现金进行核对，确保账实相符。（二）账账核对1.定期将现金日记账与总账进行核对，确保现金日记账余额与总账中现金科目余额一致。核对工作每月至少进行一次。2.在核对过程中，如发现账账不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。（三）账目保管1.现金日记账应妥善保管，不得随意丢失或损坏。账簿保管期限应按照国家有关规定执行。2.财务人员离职时，应办理现金日记账的交接手续，确保账簿记录的连续性和完整性。六、现金安全管理（一）安全防范措施1.加强培训机构办公场所的安全保卫工作，安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控摄像头等，防止无关人员进入现金保管区域。2.现金保管人员应具备较强的安全意识，严格遵守安全操作规程。在现金保管过程中，应注意防范火灾、盗窃等安全事故。3.对存放现金的保险柜应定期进行检查和维护，确保保险柜性能良好，能够正常使用。（二）应急处理机制1.制定现金安全应急预案，明确在发生火灾、盗窃、抢劫等紧急情况时的应急处理措施。2.定期组织员工进行应急演练，提高员工应对突发事件的能力。3.如发生现金安全事故，应立即采取措施保护现场，并及时向公安机关报案。同时，应及时向上级领导报告，积极配合相关部门进行调查处理。七、监督与检查（一）内部监督1.培训机构应建立健全内部监督机制，审计部门定期对现金管理制度的执行情况进行审计检查。审计检查内容包括现金收入、支出、库存管理、日记账登记等方面。2.内部审计人员应认真履行职责，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合财政、税务、审计