公司生产发票管理制度

PAGE公司生产发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产发票管理，规范发票开具、取得、使用及保管行为，确保公司财务核算的真实性、准确性和合法性，防范税务风险，依据《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在生产经营活动中涉及发票的相关管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票管理工作合法合规。2.准确及时原则发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并及时处理，保证财务数据的及时性和完整性。3.责任明确原则明确各部门及相关人员在发票管理中的职责，做到责任清晰，便于监督和考核。4.安全保密原则妥善保管发票及相关资料，防止发票丢失、被盗、泄露等情况发生，确保公司财务信息安全。二、发票管理职责分工（一）财务部1.负责制定和完善公司发票管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责发票的购买、保管、发放、缴销等工作。3.负责审核发票的开具、取得是否符合规定，对不符合规定的发票有权拒绝办理相关财务手续。4.负责指导和培训公司员工关于发票管理的相关知识和技能。5.定期对公司发票管理情况进行自查和总结，及时发现问题并提出改进措施。（二）业务部门1.负责按照合同约定及业务实际情况，及时向客户开具发票或向供应商取得发票。2.负责审核发票内容与业务实际是否相符，确保发票开具信息准确无误。3.负责将取得的发票及时传递给财务部，并配合财务部做好发票的核对、认证等工作。4.负责保管好本部门涉及的发票及相关业务资料，不得擅自损毁或丢失。（三）采购部门1.在采购业务发生时，负责与供应商沟通协调发票开具事宜，确保供应商按时、准确开具发票。2.负责审核供应商提供发票的真实性、合法性和完整性，对不符合要求的发票及时要求供应商更换。3.将取得的发票及时整理、传递给业务部门，并协助业务部门做好发票的交接工作。（四）销售部门1.根据销售合同和实际发货情况，及时、准确地向客户开具发票。2.负责审核发票开具信息与销售业务的一致性，确保发票内容真实、准确、完整。3.将开具的发票及时交付给客户，并做好发票交付记录。4.配合财务部做好发票的相关管理工作，如发票的核对、催收等。（五）行政部门1.负责提供发票开具所需的公司信息资料，如公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，并确保信息的准确性和及时性。2.负责协助财务部做好发票的购买、缴销等相关行政事务工作。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司应根据实际销售情况如实开具发票，不得虚开发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。4.发票开具的内容应包括：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。（二）开具流程1.销售部门根据销售合同和实际发货情况，填写发票开具申请单，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.将发票开具申请单提交给财务部审核，财务部重点审核申请单上的信息与销售合同及实际业务是否相符，发票开具金额是否准确等。审核通过后，在发票开具申请单上签字确认。3.财务部根据审核后的发票开具申请单，在开票系统中开具发票。开具完成后，打印发票，并加盖发票专用章。4.将开具好的发票交给销售部门，销售部门负责及时将发票交付给客户，并做好发票交付记录。发票交付记录应包括发票号码、开票日期、客户名称、交付时间、交付方式等信息。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。2.由销售部门填写红字发票开具申请单，详细说明开具红字发票的原因、涉及的发票号码、金额等信息，并提交给财务部审核。3.财务部审核通过后，在开票系统中申请开具红字发票。开具完成后，打印红字发票，并加盖发票专用章。4.将红字发票与对应的蓝字发票一并保存，作为记账凭证的附件。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应是由税务机关统一印制、套印全国统一发票监制章的发票，发票上应加盖销售方发票专用章。3.取得的发票内容应真实、完整，与实际交易相符，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。（二）取得流程1.采购部门在采购业务发生时，应与供应商明确发票开具要求，确保供应商按时、准确开具发票。2.取得发票后，采购部门应及时对发票进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票内容与采购合同及实际业务是否相符等。审核无误后，在发票上签字确认，并将发票传递给业务部门。3.业务部门收到发票后，再次核对发票信息与业务实际情况是否一致。核对无误后，将发票传递给财务部。4.财务部对收到的发票进行最终审核，审核通过后，方可作为记账凭证的附件进行账务处理。（三）发票的认证1.财务部应及时对取得的增值税专用发票进行认证，确保发票的进项税额能够及时抵扣。2.发票认证应在规定的认证期限内进行，一般为自发票开具之日起360日内。3.采用网上认证方式的，财务部应按照税务机关规定的操作流程，在网上认证系统中进行发票认证操作。认证通过后，打印认证结果通知书，并将认证相符的发票作为记账凭证的附件。4.采用上门认证方式的，财务部应整理好待认证的发票，在规定的时间内到税务机关进行认证。认证完成后，取回认证结果通知书及认证相符的发票，并作为记账凭证的附件。五、发票的使用（一）使用范围公司发票仅限于在生产经营活动中按照规定开具和取得，不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。（二）发票的交付1.销售部门开具的发票应及时交付给客户，交付方式可根据客户要求选择邮寄、上门送达等方式。2.采购部门取得的发票应及时传递给业务部门，传递方式可采用纸质传递或电子传输等方式。传递过程中应做好记录，确保发票安全、准确传递。（三）发票的登记1.财务部应建立发票使用登记台账，对发票的购买、开具、取得、使用、缴销等情况进行详细记录。2.发票使用登记台账应包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、项目名称、金额、税额、发票用途、领用日期、领用人、交付日期、交付方式等信息。3.定期对发票使用登记台账进行核对和清理，确保账实相符。六、发票的保管（一）保管要求1.财务部应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜等安全设施，确保发票存放安全。2.发票应按照类别、号码顺序存放，便于查找和核对。3.对空白发票、已开具发票的存根联及抵扣联等应分别进行保管，不得混淆。4.妥善保管发票专用章，不得随意转借他人使用。（二）保管期限1.已开具发票的存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.发票的其他联次及相关资料应按照财务档案管理规定进行保管，保管期限为10年。（三）发票的盘点1.财务部应定期对发票进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.发票盘点应包括对库存发票数量、号码、开具情况等进行核对，确保账实相符。3.如发现发票丢失、被盗、损毁等情况，应立即报告财务部负责人，并采取相应的措施进行处理，同时向税务机关报告。七、发票的缴销（一）缴销原因1.发票使用完毕，应及时进行缴销。2.发票发生丢失、被盗、损毁等情况，需要进行缴销。3.因发票改版、换版等原因，需要对旧版发票进行缴销。（二）缴销流程1.财务部在发票使用完毕或需要缴销时，填写发票缴销申请单，详细注明缴销发票的种类、号码、数量、缴销原因等信息。2.将发票缴销申请单提交给税务机关审核，税务机关审核通过后，在发票缴销申请单上签字盖章。3.财务部按照税务机关要求，将需要缴销的发票整理好，连同发票缴销申请单一并提交给税务机关进行缴销。4.税务机关缴销发票后，出具发票缴销证明，财务部将发票缴销证明作为记账凭证的附件进行保存。八、发票管理的监督与检查（一）内部监督1.财务部应定期对公司发票管理情况进行自查，检查内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具与取得的合规性、发票保管与缴销情况等。2.各部门应配合财务部的自查工作，如实提供相关资料和信息。对自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告财务部。3.在日常工作中，财务部应加强对各部门发票管理工作的指导和监督，发现问题及时纠正。（二）外部检查1.积极配合税务机关等相关部门对公司发票管理情况的检查工作，如实提供发票管理资料和信息。2.对税务机关等相关部门提出的问题和整改要求，应及时进行整改，并将整改情况报告税务机关等相关部门。九、责任追究（一）对违反发票管理制度行为的认定1.未按照规定开具发票，如虚开发票、开具与实际经营业务不符的发票等。2.未按照规定取得发票，如取得虚假发票、未在规定期限内取得发票等。3.未按照规定保管发票，如发票丢失、被盗、损毁等。4.未按照规定使用发票，如转借、转让、代开发票