安全生产文件档案管理制度

PAGE安全生产文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文件档案管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅、使用和保存，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目在安全生产活动中形成的各类文件档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司安全生产文件档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照文件档案的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关安全保密的法律法规，确保安全生产文件档案的安全，防止文件档案的泄露、丢失和损坏。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司安全生产文件档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、归档公司安全生产文件档案，确保档案的完整性和准确性。3.负责建立安全生产文件档案目录索引，方便查阅和使用。4.负责对安全生产文件档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。5.负责按照规定向有关部门和人员提供安全生产文件档案的查阅、借阅服务。6.负责对到期或失去保存价值的安全生产文件档案进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.负责本部门安全生产文件档案的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.负责按照档案管理部门的要求，提供本部门安全生产文件档案的相关资料和信息。3.负责对本部门查阅、借阅的安全生产文件档案进行妥善保管，不得擅自转借、复印或销毁。4.负责配合档案管理部门做好安全生产文件档案的鉴定和销毁工作。（三）文件档案形成部门职责1.负责在安全生产活动中及时形成各类文件档案，并确保文件档案的真实、准确、完整。2.负责按照档案管理部门的要求，对形成的文件档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.负责在规定时间内将整理好的文件档案移交档案管理部门。三、文件档案的分类与编号（一）分类1.安全生产法律法规及标准类：包括国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件，以及各类安全生产标准、规范等。2.安全生产管理制度类：公司制定的安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案等各项安全生产管理制度。3.安全生产文件类：上级主管部门下发的有关安全生产的文件、通知、通报等，公司内部关于安全生产工作的会议纪要、工作计划、总结报告、请示、批复等文件。4.安全生产记录类：安全生产检查记录、隐患排查治理记录、安全教育培训记录、事故记录、安全设施设备维护保养记录等各类安全生产活动记录。5.安全生产技术资料类：安全评价报告、安全设施设计专篇、安全验收报告、安全监测检测报告、设备技术资料、工艺技术资料等与安全生产技术相关的资料。6.其他类：与安全生产工作相关的其他文件档案，如安全生产宣传资料、图片、影像资料等。（二）编号1.安全生产法律法规及标准类：按照法律法规及标准的名称进行编号，编号格式为“[法律法规及标准简称][年份][顺序号]”，如《安全生产法[2021][1]》。2.安全生产管理制度类：按照制度名称进行编号，编号格式为“[管理制度简称][年份][顺序号]”，如《安全生产责任制[2021][1]》。3.安全生产文件类：按照文件的来源和年份进行编号先区分上级文件和公司文件，上级文件编号格式为“[上级部门简称][年份][文件序号]”，如《市安监局关于加强安全生产工作的通知[2021][1]》；公司文件编号格式为“[公司简称][年份][文件序号]”，如《公司关于召开安全生产工作会议的通知[2021][2]》。4.安全生产记录类：按照记录的类别和年份进行编号，编号格式为“[记录类别简称][年份][顺序号]”，如《安全检查记录[2021][1]》。5.安全生产技术资料类：按照资料的类别和年份进行编号，编号格式为“[技术资料类别简称][年份][顺序号]”，如《安全评价报告[2021][1]》。6.其他类：按照资料的类别和年份进行编号，编号格式为“[其他类别简称][年份][顺序号]”，如《安全生产宣传图片[2021][1]》。四、文件档案的收集与整理（一）收集1.档案管理部门应定期向各部门、各项目收集安全生产文件档案，各部门、各项目应积极配合，按照要求及时移交。2.对于上级主管部门下发的安全生产文件，各部门应及时签收，并将文件原件或复印件移交档案管理部门。3.公司内部形成的安全生产文件，各部门应在文件形成后及时整理，按照规定的格式和要求进行编号，并在规定时间内移交档案管理部门。4.安全生产活动记录应在活动结束后及时填写，并由相关责任人签字确认，定期移交档案管理部门。5.安全生产技术资料应在项目完成后及时整理归档，移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的安全生产文件档案后，应及时进行整理。整理工作包括对文件档案进行分类、编号、装订、编目等。2.对于纸质文件档案，应按照文件的大小、厚度等进行分类，采用A4纸规格进行装订，在文件的右上角加盖档案章，并填写档案编号、日期等信息。3.对于电子文件档案，应按照分类要求进行存储，建立电子文件目录索引，确保电子文件的可读性和可检索性。4.编目工作应按照档案管理的要求，编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和使用。五、文件档案的归档与保管（一）归档1.整理好的安全生产文件档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。2.档案应按照分类编号的顺序进行排列，便于查找和管理。3.对于重要的安全生产文件档案，应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，确保档案的安全性和完整性。（二）保管1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，确保档案的安全保管。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，定期对档案库房进行检查和维护。3.档案保管人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于电子文件档案，应定期进行备份和维护，确保电子文件的可读性和可检索性。5.档案保管期限应按照国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案应长期妥善保管，不得销毁；长期保存的档案保管期限一般为10年以上；短期保存的档案保管期限一般为110年。六、文件档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批同意后，借阅人员应在档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在规定的借阅期限内归还。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对安全生产文件档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否失去保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应填写《安全生产文件档案鉴定表》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限、鉴定意见等信息，经鉴定小组组长签字确认后，报档案管理部门负责人审批。（二）销毁1.经鉴定失去保存价值的安全生产文件档案，应按照规定进行销毁。销毁工作应由档案管理部门会同相关部门共同进行，确保销毁过程的安全和保密。2.销毁前，应填写《安全生产文件档案销毁申请表》，注明销毁的档案名称、编号、数量等信息，经档案管理部门负责人审批同意后，方可进行销毁。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子删除等多种形式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《安全生产文件档案销毁记录》，注明销