机械生产企业采购制度

PAGE机械生产企业采购制度一、总则（一）目的为规范机械生产企业的采购行为，确保采购活动的合法性、合理性、高效性，保障企业生产经营的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本机械生产企业内所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关行业标准和政策要求。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据生产计划、销售订单及库存状况，定期进行物资需求预测，并提交给采购部门。2.采购部门应综合分析各部门的需求预测，结合市场动态和企业发展战略，制定年度采购计划初稿。（二）采购计划制定与审批1.采购部门根据需求预测和企业实际情况，编制详细的年度采购计划，明确采购物资的种类、规格、数量、预算等内容。2.年度采购计划需经财务部门审核预算，生产部门确认需求，分管领导审批后生效。3.对于临时性或紧急性采购需求，由需求部门填写《临时采购申请表》，注明采购原因、物资名称、规格、数量等，经部门负责人签字后提交采购部门。采购部门审核后，报分管领导批准方可实施采购。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请需说明调整的原因、内容及对相关部门的影响，经财务部门、生产部门等相关部门审核，分管领导批准后进行调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.根据采购物资的要求和标准，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商进行初步评估。3.对初步评估合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、售后服务等方面的情况。4.根据考察结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并与其签订合作协议。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核。2.评估和考核方式包括日常采购记录分析、定期实地考察、客户反馈等。3.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，发出整改通知，要求其限期改进；如整改后仍不符合要求，可终止合作协议。（三）供应商信息更新与维护1.采购部门应定期对供应商信息库进行更新，及时掌握供应商的动态变化情况。2.对于供应商的资质变更、经营范围调整、联系方式更改等信息，采购部门应及时进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，包括物资的必要性、规格型号的合理性、数量的准确性等。2.对于金额较大、重要性较高的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评估采购项目的风险和效益。3.采购申请经采购部门审核通过后，报分管领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。2.对于招标采购项目，采购部门应按照相关法律法规和企业内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等活动。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保采购活动顺利进行。4.采购人员应要求供应商提供物资的质量证明文件、检验报告等资料，并对采购物资进行验收。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行检验。2.对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收合格的物资，验收人员应在《验收报告》上签字确认；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。（五）采购付款1.采购部门根据验收合格的《验收报告》和采购合同，填写《付款申请单》，注明采购物资的名称、规格、数量、金额、付款方式等内容。2.《付款申请单》经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。3.财务部门对《付款申请单》进行审核，核对采购合同、验收报告、发票等相关资料的一致性和真实性。审核通过后，报分管领导审批。4.分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同文本应符合法律法规的要求，采用书面形式，并由双方签字盖章确认。3.对于重大采购合同或涉及法律风险较高的采购合同，采购部门应组织法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行与跟踪1.采购部门应按照采购合同的约定，跟踪供应商的交货进度和质量情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应严格按照采购合同的要求履行义务，按时、按质、按量交付物资。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前通知采购部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.采购部门应建立合同执行台账，记录采购合同号、签订日期、物资名称、规格、数量、交货时间实际交货时间、付款情况等信息，便于对合同执行情况进行跟踪和管理。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、企业生产经营调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订补充协议。2.如采购合同因一方违约、不可抗力等原因无法继续履行，采购部门应及时通知对方，并按照合同约定或法律法规的规定办理合同终止手续。3.合同变更或终止后，采购部门应及时清理相关文件和资料，妥善处理善后事宜。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如物资质量不合格等）、供应商风险（如供应商违约、破产等）、法律风险（如合同纠纷、违法违规等）等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施制定1.根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对；对于质量风险，加强供应商管理和验收环节的控制；对于供应商风险，建立供应商信用评估体系，选择信誉良好的供应商，并要求提供担保或保险；对于法律风险，加强合同管理和法务审核。2.定期对风险应对措施的实施效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。七、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如税务部门、工