生产香油公司进货检验记录制度

PAGE生产香油公司进货检验记录制度一、总则1.目的为确保本生产香油公司所采购的原材料、包装材料等物资符合质量要求，保障产品质量安全，特制定本进货检验记录制度。通过规范进货检验流程及记录要求，加强对采购物资的质量管控，防止不合格物资进入生产环节，维护公司的正常生产秩序和消费者权益。2.适用范围本制度适用于本生产香油公司所有原材料、包装材料、辅料等物资的进货检验及相关记录管理。包括但不限于芝麻、大豆、花生等油料作物，包装瓶、瓶盖、标签等包装材料，以及生产过程中使用的其他辅助材料。3.职责分工采购部门负责按照公司生产需求，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保所采购物资及时、准确地送达公司。在采购过程中，应向供应商明确物资的质量要求和检验标准，协助质量检验部门进行进货检验工作。质量检验部门制定进货检验计划和检验标准，组织实施进货检验工作，对采购物资进行严格的质量检验，判定物资是否合格。负责对进货检验结果进行记录、分析和反馈，对不合格物资提出处理意见，并跟踪处理情况。仓库管理部门负责接收采购部门送达的物资，按照规定进行存放和保管。在物资入库前，应配合质量检验部门进行检验工作，确保入库物资的质量状态清晰可查。对于检验合格的物资，办理入库手续；对于不合格物资，应隔离存放，并协助质量检验部门进行后续处理。生产部门在生产过程中，如发现因进货物资质量问题影响产品质量，应及时反馈给质量检验部门。根据生产计划，合理安排使用经检验合格的物资，确保生产的顺利进行。二、进货检验流程1.检验准备质量检验部门根据采购合同、相关标准及公司实际需求，制定详细的进货检验计划明确检验项目、检验方法、检验频次、抽样方案等内容。对于重要物资或首次采购的物资，应增加检验项目和检验频次，确保物资质量符合要求。准备检验所需的仪器设备、量具、试剂等确保仪器设备精度满足检验要求，并定期进行校准和维护，保证其准确性和可靠性。同时，准备好检验记录表格、标识牌等相关用品。收集与物资相关的质量证明文件如供应商提供的产品合格证、质量检验报告、生产许可证等。要求供应商在发货时一并提供这些文件，以便在检验过程中进行核对。2.物资到货通知采购部门在物资到货前，应提前通知质量检验部门和仓库管理部门告知物资的名称、规格、数量、到货时间、供应商等信息，以便做好检验和接收准备工作。仓库管理部门根据采购部门的通知，安排人员做好物资接收的场地、设备等准备工作确保物资能够顺利、安全地入库。3.物资外观检查物资到货后，仓库管理部门首先对物资的外包装进行检查查看包装是否完好、有无破损、变形、污染等情况。如发现外包装存在问题，应及时记录并通知采购部门与供应商沟通解决。质量检验人员根据进货检验计划，对物资的外观质量进行检查检查物资的色泽、气味、形态、粒度、杂质等是否符合要求。对于芝麻、大豆等油料作物，要检查其是否有霉变、虫蛀等现象；对于包装材料，要检查其表面是否平整、印刷是否清晰、有无划痕等。4.抽样按照规定的抽样方案进行抽样抽样应具有代表性，确保所抽取的样品能够真实反映整批物资的质量状况。抽样数量应符合相关标准和检验计划的要求，一般采用随机抽样的方法，从不同部位、不同批次的物资中抽取样品。对抽取的样品进行标识标明样品的名称、规格、批次、抽样时间、抽样人员等信息，防止样品混淆。5.实验室检验将抽取的样品送实验室进行各项指标的检验检验项目包括但不限于水分、杂质、酸价、过氧化值、重金属含量、微生物指标等。根据不同物资的质量特性和相关标准，确定具体的检验项目和检验方法。检验人员按照标准操作规程进行检验记录检验过程中的各项数据和结果，确保检验数据的准确性和可靠性。检验过程中如发现异常情况，应及时报告上级主管，并采取相应的措施进行处理。6.检验结果判定质量检验部门根据检验标准和检验结果，对物资是否合格进行判定如检验结果全部符合标准要求，则判定该批物资合格；如有一项或多项指标不符合标准要求，则判定该批物资不合格。对于判定为合格的物资，质量检验人员在检验记录上签字确认，并出具检验合格报告仓库管理部门凭检验合格报告办理入库手续。对于判定为不合格的物资，质量检验人员应立即填写不合格报告详细记录不合格物资的名称、规格、批次、不合格项目、检验结果等信息，并提出处理意见。处理意见包括退货、换货、让步接收等，经相关部门审批后执行。三、进货检验记录要求1.记录内容进货检验记录应包括物资名称、规格、型号、批次、数量、供应商名称、到货日期、检验项目、检验方法、检验结果、判定结论、检验人员签名等信息确保记录内容完整、准确，能够清晰反映进货检验的全过程。对于不合格物资的记录，还应详细记录不合格情况及处理过程包括不合格项目、不合格程度、处理意见、处理时间、处理结果等，以便对不合格物资进行追溯和管理。2.记录方式进货检验记录可采用纸质记录或电子记录的方式纸质记录应使用统一格式的记录表格，字迹清晰、工整，不得随意涂改。电子记录应采用安全可靠的电子文档管理系统，确保记录数据的完整性和可追溯性。记录应及时填写检验人员在完成检验工作后，应立即将检验结果记录在相应的表格或系统中，不得拖延或事后补记。3.记录保存期限进货检验记录应妥善保存保存期限不少于产品保质期后一年。对于有特殊要求的物资，应按照相关规定延长保存期限。保存期满后，经公司质量管理部门批准，方可进行销毁销毁记录时，应做好相关记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，确保记录的销毁过程可追溯。四、不合格物资处理1.不合格物资标识与隔离对于判定为不合格的物资，质量检验人员应立即在物资上粘贴不合格标识标识应注明不合格原因、批次、检验日期等信息，以便识别和隔离。仓库管理部门负责将不合格物资转移至指定的不合格品区域进行隔离存放与合格品严格分开，防止不合格物资混入合格品中。在不合格品区域，应设置明显的标识，便于识别和管理。2.不合格物资处理流程质量检验部门出具不合格报告后，应及时将报告发送给采购部门、仓库管理部门等相关部门采购部门负责与供应商沟通，协商处理不合格物资的事宜。根据不合格情况和双方签订的采购合同，决定采取退货、换货、让步接收等处理方式。如采取退货方式采购部门应通知供应商在规定时间内将不合格物资退回，并跟踪退货情况。仓库管理部门负责办理退货手续，确保退货物资的数量、规格等信息准确无误。如采取换货方式采购部门应与供应商协商换货时间、换货物资的规格和数量等细节。仓库管理部门在收到换货物资后，应及时通知质量检验部门进行再次检验，确保换货物资合格后办理入库手续。如采取让步接收方式需经公司相关部门审批同意。让步接收的不合格物资应明确其使用范围、使用条件和注意事项，在生产过程中应加强对使用该物资产品的质量监控。质量检验部门应定期对让步接收物资的使用情况进行跟踪和评估，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.不合格物资处理记录对于不合格物资的处理过程，应进行详细记录记录内容包括处理方式、处理时间、处理人员、供应商反馈情况等信息。处理记录应与进货检验记录一同保存，以便对不合格物资的处理情况进行追溯和查询。质量检验部门应对不合格物资的处理结果进行跟踪验证确保处理措施有效执行，防止不合格物资再次流入生产环节。如发现处理结果不符合要求，应及时采取纠正措施，重新处理不合格物资。五、供应商管理与质量追溯1.供应商评估与选择采购部门应定期对供应商进行评估评估内容包括供应商的生产能力、质量管理水平、产品质量状况、交货期及时性、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。在选择供应商时应优先选择具有良好信誉、质量管理体系健全、产品质量稳定的供应商。采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确双方在质量方面的权利和义务，确保供应商提供的物资符合公司质量要求。2.供应商质量监督质量检验部门应定期对供应商提供的物资进行质量抽检抽检结果应及时反馈给采购部门和供应商。如发现供应商提供的物资存在质量问题，应要求供应商采取整改措施，直至产品质量符合要求。采购部门应加强与供应商的沟通与协作及时了解供应商的生产经营情况和质量控制措施的执行情况。对于供应商出现的质量问题，应督促其分析原因，制定改进措施，并跟踪改进效果。3.质量追溯通过进货检验记录、供应商档案、生产过程记录等信息实现对产品质量的全程追溯。当产品出现质量问题时，能够迅速追溯到原材料的采购批次、供应商、检验情况以及生产过程中的各个环节，以便及时采取措施进行处理，减少损失和影响。公司应建立完善的质量追溯系统利用信息化技术对相关数据进行收集、整理和分析，提高