生产企业存货管理制度

PAGE生产企业存货管理制度一、总则（一）目的为加强本生产企业存货管理，规范存货采购、验收、保管、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本生产企业内所有涉及存货管理的部门和人员，包括采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保企业运营合法合规。2.准确性原则：存货的记录、计量、核算应准确无误，保证财务信息真实可靠。3.安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。4.效益性原则：在保证存货正常供应和使用的前提下，合理控制存货水平，降低存货成本，提高企业经济效益。二、存货的分类与计价（一）存货分类1.原材料：指企业用于生产产品的各种基本原料，如钢材、木材、塑料颗粒等。2.在产品：处于生产过程中尚未完工的产品，包括正在各生产工序加工的产品以及已加工完毕但尚未检验或已检验但尚未办理入库手续的产品。3.半成品：经过一定生产过程并已检验合格交付半成品仓库保管，但尚未制造完工成为产成品，仍需进一步加工的中间产品。4.产成品：企业已经完成全部生产过程并验收入库，可以按照合同规定的条件送交订货单位，或者可以作为商品对外销售的产品。5.周转材料：企业能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持原有形态不确认为固定资产的材料，如包装物、低值易耗品等。（二）存货计价1.原材料：按实际采购成本计价，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.在产品、半成品、产成品：采用加权平均法计算发出存货成本，其成本包括直接材料、直接人工和制造费用。3.周转材料：一次转销法或五五摊销法进行摊销，计入相关成本费用。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.市场需求分析采购部门应定期收集市场信息，分析产品销售趋势、市场需求变化等因素，结合企业生产计划和销售订单，预测各类存货的需求数量和时间。2.库存状况评估仓储部门每月末向采购部门提供存货库存报表，采购人员根据库存数量、已订未到货数量以及预计消耗情况，评估现有库存能否满足生产和销售需求。3.采购计划编制采购部门依据市场需求分析和库存状况评估结果，编制月度采购计划，明确采购存货的品种、规格、数量、预计到货时间等内容。采购计划应经采购部门负责人审核，报分管领导审批后执行。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选建立供应商评估体系，从供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行综合评估。采购部门定期收集供应商信息，对潜在供应商进行调查，筛选出合格的供应商名单。2.供应商评审每年至少对主要供应商进行一次全面评审，评审内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、财务状况等。根据评审结果，调整供应商等级，对于表现不佳的供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施。3.供应商合作协议签订与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货方式、交货期、质量标准、售后服务等条款。合作协议应经法务部门审核，确保合法有效。（三）采购订单下达1.采购订单生成采购人员根据采购计划，向合格供应商下达采购订单。采购订单应详细注明存货的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单审核采购订单下达前，需经采购部门负责人审核，确保订单内容准确无误，符合采购计划和企业利益。审核通过后的采购订单发送给供应商，并跟踪订单执行情况。（四）采购验收1.验收准备采购部门在采购订单下达后，及时通知仓储部门做好验收准备工作。仓储部门应安排合适的验收场地和人员，准备好验收所需的工具和设备。2.到货通知采购人员应在预计到货日期前提醒供应商按时交货，并在货物到达前通知仓储部门。货物到达后，供应商应提供送货清单、质量证明文件等相关资料。3.验收流程数量验收：仓储验收人员根据送货清单核对货物数量，确保实际到货数量与采购订单一致。如发现数量不符，应及时通知采购人员与供应商沟通解决。质量验收：质量检验人员按照相关质量标准对货物进行检验，检查货物的外观、规格、性能等是否符合要求。对于关键原材料和重要零部件，应进行抽样检验或全检。如发现质量问题，应出具检验报告，采购人员负责与供应商协商退换货等处理措施。验收记录：验收人员完成验收后，应填写验收记录，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、货物名称规格数量、质量状况、验收结果等内容。验收记录应经相关人员签字确认后存档。四、存货仓储管理（一）仓库规划与布局1.仓库分区根据存货的类别、特性、用途等因素，将仓库划分为不同的区域，如原材料区、在产品区、半成品区、产成品区、周转材料区等。各区域应设置明显的标识牌，便于存货的存放和管理。2.货位规划按照存货的出入库频率、存储条件等，对每个区域内的货位进行合理规划。将常用存货存放在靠近仓库出入口的位置，便于快速出入库；将有特殊存储要求的存货存放在相应的专用仓库或区域。（二）存货入库1.入库申请采购部门在采购货物到货前，提前向仓储部门提交入库申请单，注明货物名称、规格、数量、预计到货时间等信息。仓储部门根据入库申请单安排货位。2.入库手续办理货物到达仓库后，仓储验收人员按照验收流程进行验收。验收合格的货物，仓储人员办理入库手续，填写入库单，注明入库日期、货物名称、规格、数量、供应商名称等信息。入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门和仓储部门留存。3.存货存放仓储人员根据货位规划，将验收合格的存货搬运至指定货位存放，并做好标识。对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应按照相关规定进行特殊存放和管理。（三）存货保管1.日常巡查仓储部门安排专人负责仓库日常巡查，检查存货的存放状态、保管环境等情况。巡查内容包括货物有无损坏、变质、被盗，货位标识是否清晰，仓库温湿度是否符合要求等。如发现问题应及时记录并报告处理。2.保管条件维护根据存货的特性，采取相应的保管措施，确保存货质量不受影响。对于需要防潮、防虫、防火、防盗的存货，应配备相应的设施设备，如除湿机、防虫药剂、消防器材、监控设备等。定期对保管设施设备进行检查和维护，保证其正常运行。3.库存盘点盘点计划制定：仓储部门每年制定库存盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。盘点计划应报财务部门审核，经分管领导批准后执行。盘点实施：按照盘点计划组织人员进行盘点，盘点人员应认真核对存货的实际数量与账面数量，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的存货，应详细记录原因和情况。盘点结果处理：盘点结束后，盘点人员编制盘点报告，说明盘点情况、盘盈盘亏金额及原因等。财务部门根据盘点报告进行账务处理，调整存货账面价值。对于盘盈盘亏金额较大或存在重大问题的，应及时查明原因，追究相关人员责任，并采取措施改进存货管理工作。（四）存货出库1.出库申请生产部门、销售部门等根据生产计划、销售订单等需求，向仓储部门提交出库申请单，注明所需存货的名称、规格、数量、用途等信息。仓储部门审核出库申请单，确保其合理性和必要性。2.出库审批出库申请单经仓储部门负责人审核后，报分管领导审批。对于贵重物品、限量物品等特殊存货的出库，需经更高级别领导审批。3.出库作业仓储人员根据审批后的出库申请单，办理出库手续，填写出库单，注明出库日期、货物名称、规格、数量、领用部门等信息。出库单应一式多联，分别传递给领用部门、财务部门和仓储部门留存。仓储人员按照出库单要求，从指定货位取出存货，交付给领用部门，并做好出库记录。五、存货领用与消耗管理（一）领用流程1.领用申请生产部门、销售部门等根据生产计划、销售订单等需求，填写存货领用申请表，注明领用存货的名称、规格、数量、用途、预计领用时间等信息。领用申请表应经部门负责人审核签字。2.领用审批领用申请表提交给仓储部门，仓储部门审核其合理性和必要性后，报分管领导审批。对于贵重物品、限量物品等特殊存货的领用，需经更高级别领导审批。3.领用发放仓储部门根据审批后的领用申请表，办理存货领用手续，发放存货给领用部门，并填写领用记录，注明领用日期、领用部门、存货名称、规格、数量等信息。（二）消耗控制1.定额制定生产部门根据产品生产工艺和历史消耗数据，制定各类存货的消耗定额，明确单位产品或生产批次所需的存货数量。消耗定额应定期进行评估和调整，确保其合理性和准确性。2.过程监控生产部门在生产过程中，严格按照消耗定额控制存货消耗，对存货消耗情况进行实时监控。如发现消耗异常，应及时分析原因，采取措施进行调整，避免浪费和损失。3.成本核算财务部门按照存货消耗情况，准确核算产品生产成本。对于因存货消耗控制不力导致成本超支的情况，应进行成本分析，查找原因，提出改进措施，加强成本管理。六、存货盘点与清查（一）定期盘点1.盘点周期每年至少组织一次全面的存货定期盘点，确保账实相符。盘点时间一般安排在年末结账前，以便及时发现和解决存货管理中存在的问题，为年度财务决算提供准确数据。2.盘点范围涵盖企业所有存货，包括原材料、在产品、半成品、产成品、周转材料等。3.盘点方法采用实地盘点法，即对存货进行逐一清点、计量，并与存货明细账进行核对。对于数量较大、价值较高的存货，可采用抽样盘点的方法，但抽样比例应符合相关规定，确保盘点结果具有代表性。（二）不定期清查1.清查原因在以下情况下，应进行不定期存货清查：企业内部管理需要，如更换仓库管理人员、进行内部审计等。外部因素影响，如遭受自然灾害、市场环境重大变化等。发现存货管理存在异常情况，如账实不符、存货损耗严重等。2.清查组织与实施由财务部门牵头，联合仓储部门、采购部门、生产部门等相关人员组成清查小组，制定清查方案，明确清查范围、方法、时间安排等。清查小组按照清查方案进行实地清查，详细记录清查情况，对发现的问题及时进行调查和处理。（三）盘点结果处理1.差异分析盘点结束后，对盘盈、盘亏的存货进行差异分析，查找差异产生的原因。差异原因可能包括存货收发计量错误、存货毁损丢失、记账错误、未及时办理出入库手续等。2.账务调整财务部门根据盘点结果和差异分析情况，及时进行账务调整，确保存货账面价值与实际库存一致。对于盘盈的存货，应增加存货账面价值，并相应调整相关成本费用；对于盘亏的存货，应减少存货账面价值，将损失计入相关成本费用或待处理财产损溢科目。3.责任追究对于因人为原因导致的存货盘盈盘亏或其他管理不善问题，应查明责任人员，按照企业相关规定进行责任追究。责任追究方式包括批评教育、经济处罚、行政处分等，以促使相关人员加强存货管理，提高工作责任心。七、存货信息化管理（一）系统选型与建设1.系统选型根据企业存货管理需求和业务流程，选择适合的存货管理信息化系统。系统应具备存货采购、验收、入库、保管、领用、盘点、核算等功能模块，能够实现存货信息的实时共享和动态管理。2.系统建设由信息部门负责存货管理信息化系统的建设和实施，确保系统与企业现有业务系统的集成和对接。在系统建设过程中，充分征求采购部门、仓储部门、财务部门等相关业务部门的意见和建议，保证系统功能满足实际业务需求。（二）数据录入与维护1.基础数据录入采购部门、仓储部门、财务部门等相关人员负责将存货的基本信息、采购合同、出入库记录、盘点结果等数据录入存货管理信息化系统。基础数据应准确、完整、及时，确保系统数据的真实性和可靠性。2.数据维护定期对系统数据进行维护和更新，包括存货信息的变更、价格调整、库存数量的修正等。同时，对系统数据进行备份，防止数据丢失或损坏。（三）信息查询与分析1.信息查询企业各部门人员可根据授权，通过存货管理信息化系统查询相关存货信