行政机关档案管理制度及执行细则

行政机关档案管理制度及执行细则为规范行政机关档案管理工作，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本机关工作实际，制定本制度及执行细则。本制度适用于机关各部门及所属单位的档案管理活动，涵盖文书、业务、科技、声像、电子等各类档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁全过程。一、管理职责与组织架构（一）档案管理部门职责机关档案管理部门（如办公室或档案科）统筹全局档案管理工作，负责制定完善档案管理制度、流程及技术规范；指导各业务部门开展档案收集、整理工作；组织档案数字化、编研及开发利用；定期开展档案安全检查，协调解决管理中的问题；对接上级档案主管部门，完成档案统计、移交等工作。（二）业务部门职责各业务部门为档案形成的责任主体，需指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的日常管理。具体职责包括：在业务活动中规范形成、积累档案材料；按要求对材料进行初步整理、组卷；定期向档案管理部门移交档案；配合档案管理部门开展鉴定、利用及检查工作。（三）档案管理员岗位职责专职档案管理员负责档案库房的日常维护，包括温湿度调控、防盗防火防虫等安全管理；对接收的档案进行系统化整理、编号、编目，建立档案检索体系；办理档案借阅、复制等利用手续，跟踪档案使用情况；负责电子档案的备份、迁移及格式转换，确保数字档案长期可读；参与档案鉴定、销毁的具体实施工作。二、档案分类与整理规范（一）分类原则档案分类遵循“来源清晰、类别明确、便于检索”的原则，结合机关职能与业务特点，采用“年度—机构（或问题）—保管期限”的复合分类法。其中，文书档案按年度、发文机构及秘密程度、保管期限划分；业务档案按业务类型（如行政审批、执法监督、项目管理等）、年度、保管期限划分；科技档案按项目、设备、基建等类型结合年度分类；声像档案按载体类型（照片、视频、音频）、主题、年度分类；电子档案按形成部门、文件类型、年度分类。（二）整理要求1.文书档案：以“件”为单位整理，逐件编写页码、填写件内目录，按年度、机构、保管期限顺序排列，编制归档文件目录。文件材料需去除金属物，采用三孔一线装订或专用档案装订夹，保持页面整洁、字迹清晰。2.业务档案：以“卷”为单位整理，同一业务事项的材料组成一卷，卷内文件按时间或重要程度排序，填写卷内文件目录、备考表，装订后编制案卷目录。涉及多环节的业务（如项目审批），需按流程阶段组卷，确保材料完整反映业务全过程。3.科技档案：图纸类档案需折叠为A4幅面，按项目、专业、图号排序；设备档案按设备型号、购置时间整理，附说明书、维修记录等；基建档案按工程项目、阶段（设计、施工、验收）分类，图纸与文字材料对应组卷。4.声像档案：照片档案需编制说明（含拍摄时间、地点、人物、事由），按主题或事件排序，刻录成光盘并建立电子目录；视频、音频档案需标注内容简介、时长、拍摄者，采用无损格式存储，定期迁移备份。5.电子档案：需与纸质档案同步形成、整理，确保元数据完整（如创建者、修改时间、权限等），按文件类型（如PDF、DOC、JPG）分类存储，建立电子目录与纸质档案的对应关系，定期进行病毒查杀与数据备份。三、归档流程与要求（一）归档范围1.文书档案：包括机关制发的公文（命令、决定、通知、报告等）、外来公文（上级来文、同级函件、下级请示等）、会议材料（纪要、议程、讲话稿）、调研考察报告、工作计划与总结、规章制度、人事任免文件、表彰处分材料等。2.业务档案：涵盖行政审批（申请材料、审批意见、证照发放）、行政执法（检查记录、处罚决定书、听证材料）、公共服务（办事指南、服务台账、满意度调查）、项目管理（立项批复、招投标文件、合同协议、验收报告）等业务活动中形成的材料。3.科技档案：涉及基建项目的规划图、施工图、竣工图、工程预决算；设备的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维修档案；科研项目的研究报告、实验数据、成果鉴定等。4.声像档案：重要会议、活动的照片、视频；领导调研、对外交流的影像资料；重大事件、工程建设的纪实影像；具有保存价值的音频文件（如专题采访、工作汇报录音）。5.电子档案：电子公文、电子邮件（涉及公务的往来邮件）、数据库文件（如业务系统数据备份）、网页截图（机关官网重要页面）、多媒体文件（与纸质档案对应的电子版本）等。（二）归档时间1.文书档案：次年第一季度完成上一年度文件的整理归档，特殊紧急文件可即时归档。2.业务档案：业务事项办理完毕后30日内完成整理归档；跨年度办理的业务，在办结年度归档。3.科技档案：基建项目竣工后3个月内归档；设备验收后1个月内归档；科研项目结题后2个月内归档。4.声像档案：活动结束后10日内完成整理归档，重要事件的影像资料需同步备份。5.电子档案：与纸质档案同步归档，实时更新电子目录，确保数据一致性。（三）归档要求归档材料需完整、准确、系统，无缺页、涂改、破损，字迹为黑色墨水或碳粉打印，禁止使用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔书写。纸质档案需去除金属装订物，采用规范装订方式；电子档案需转换为通用格式（如PDF、TIFF、MP4），确保可长期读取，元数据完整。移交档案时，需填写《档案移交清单》，注明档案类型、数量、起止日期、保管期限等，移交双方签字确认，一式两份留存。四、档案保管与利用规范（一）保管条件档案库房需独立设置，远离潮湿、高温、易燃、易爆场所，配备防盗门窗、消防器材（如灭火器、烟雾报警器）、温湿度调控设备（空调、除湿机）、防虫防霉药剂（樟脑丸、防霉片）。档案柜需采用铁皮柜或防磁柜，按类别、年度、保管期限有序排列，柜内放置防虫、防霉、防光材料，定期检查档案状况，发现霉变、虫蛀及时处理。电子档案需存储于专用服务器或存储设备，采用RAID阵列或异地备份，定期进行数据校验与迁移，防止数据丢失或损坏。（二）借阅管理机关内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案编号、借阅期限，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理手续。借阅期限一般不超过15日，逾期需办理续借。外单位人员借阅档案，需持单位介绍信及本人有效证件，经机关分管领导批准后，在档案阅览室查阅，原则上不借出。确需复制的，需注明用途，经审批后由档案管理员操作，复制件加盖“档案复制件”印章。涉密档案借阅需严格执行保密制度，借阅人需签订保密协议，限定知悉范围，借阅后及时归还，档案管理部门需跟踪涉密档案的使用情况。（三）利用服务档案管理部门需建立档案检索系统（纸质目录、电子目录、全文数据库），提供线上线下查询服务。线上可通过机关内网或档案管理系统查询目录，线下可到档案阅览室查阅原件。定期开展档案编研工作，编制《档案利用案例汇编》《年度重要文件选编》《业务流程档案指南》等资料，为机关决策、业务办理提供参考。对利用频繁的档案（如政策文件、业务规范），进行数字化加工，建立全文数据库，通过内网或政务平台提供在线查阅，提升利用效率。五、档案鉴定与销毁流程（一）鉴定制度成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、法律顾问等人员组成，负责定期（每10年）对档案进行价值鉴定，确定保管期限的调整或档案的销毁。鉴定依据《机关档案保管期限表》，结合档案内容的现实效用、历史价值、涉密程度等因素，逐卷（件）审核，提出鉴定意见（延长保管、维持现状、销毁）。（二）销毁程序对拟销毁的档案，鉴定小组需编制《档案销毁清册》，注明档案编号、内容、形成时间、保管期限、鉴定意见等，经机关分管领导审核、主要领导批准后，报上级档案主管部门备案。销毁档案需指定两人以上负责，采用粉碎、焚烧等不可逆方式，禁止出售或转送他人。销毁过程需填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员，相关人员签字确认。涉密档案的销毁需符合保密规定，使用专用销毁设备，由保密部门监督执行，确保信息安全。六、监督考核与责任追究（一）监督考核机制档案管理部门定期（每半年）对各业务部门的档案管理工作进行检查，内容包括档案形成的规范性、归档的及时性、保管的安全性、利用的合规性等，检查结果纳入部门绩效考核。机关每年开展一次档案管理专项考核，考核指标包括档案完整率、归档及时率、利用满意度、安全事故发生率等，对表现优秀的部门和个人予以表彰，对不达标的限期整改。（二）责任追究对档案管理工作中存在失职行为的，如档案材料缺失、泄露涉密信息、违规借阅档案、未按规定销毁档案等，视情节轻重给予批评教育、通报批评、扣减绩效等处理；构