会计凭证填写与审核流程指南

会计凭证填写与审核流程指南会计凭证作为财务信息的原始载体，其填写的准确性与审核的严谨性直接决定了账务处理质量、财务报告可靠性，更是企业内控合规的核心环节。本文从实务角度出发，梳理凭证填写规范与审核流程，助力财务人员提升操作精准度。一、会计凭证填写规范会计凭证（含原始凭证、记账凭证）的填写需兼顾要素完整性与业务真实性，不同类型凭证（收款、付款、转账）的填写逻辑略有差异，核心要求如下：（一）基本要素填写要求1.日期：填写业务实际发生日或制单日期。若为补填往期凭证，需在摘要或备注中注明“补记X年X月业务”，避免跨期账务混淆。2.凭证编号：按“收/付/转字+序号”连续编号（如“收字第1号”“付字第5号”），杜绝断号、重号。若凭证作废，需保留编号并标注“作废”，不得撕毁。3.摘要：以15字内精准表述业务核心为原则，例如“支付XX公司货款（合同No.XXX）”“计提Q1职工福利费”，避免“报销费用”“付款”等模糊表述。4.会计科目：依据《企业会计准则》或行业制度选择，一级科目必须准确（如“应收账款”而非“应收货款”），明细科目需体现业务维度（如“管理费用-办公费-北京分公司”）。5.金额：大小写需完全一致，小写前加“¥”（如¥5,000.00），大写用正楷/行书书写（如“伍仟元整”）；角分无金额时，大写需写“整”，避免篡改风险。6.附件与签字：原始凭证（发票、合同、回单等）需粘贴整齐，注明“附件X张”；制单人、经办人、审批人签字需完整，确保责任可追溯。（二）不同类型凭证的填写要点1.收款凭证（记录现金/银行存款增加）左上角“借方科目”固定为“库存现金”或“银行存款”；贷方科目根据业务性质选择（如销售收款填“主营业务收入”“应交税费-销项税额”，回款填“应收账款”）。示例：收到客户A的货款10,000元（银行转账）摘要：“收客户A货款（合同No.____）”借方：银行存款10,000贷方：应收账款-客户A10,0002.付款凭证（记录现金/银行存款减少）左上角“贷方科目”固定为“库存现金”或“银行存款”；借方科目需匹配支出性质（如采购填“原材料”，费用报销填“管理费用”）。示例：支付办公耗材款2,000元（现金）摘要：“付XX文具店耗材款”贷方：库存现金2,000借方：管理费用-办公费2,0003.转账凭证（不涉及现金/银行存款）借贷方均为非货币资金科目，需清晰体现业务逻辑（如计提折旧、结转成本）。示例：计提本月管理部门折旧5,000元摘要：“计提X月管理部固定资产折旧”借方：管理费用-折旧费5,000贷方：累计折旧5,000二、会计凭证审核流程审核需遵循“初审→部门复核→归档前校验”的三级流程，重点关注合规性、准确性、完整性三大维度：（一）审核阶段与职责1.初审（制单人自查）：制单后立即检查：要素是否齐全（日期、编号、摘要等）、金额是否与附件一致、科目逻辑是否合理（如“管理费用”是否对应费用类业务）。2.部门复核（财务主管/会计）：从业务合规性与账务准确性双维度审核：合规性：发票是否合规（税号、盖章、内容与业务一致）、报销单是否有审批（如费用报销需部门负责人签字）；准确性：科目是否匹配业务（如“固定资产”入账是否附验收单）、金额是否与合同/回单一致；完整性：附件是否齐全（如采购需附“发票+合同+验收单”）、签字是否完整。3.归档前校验（档案管理人员）：检查凭证编号是否连续、装订是否规范、附件是否遗漏，确保满足《会计档案管理办法》的存档要求。（二）常见问题与处理方式问题类型典型场景处理方式----------------------------------------------------------------------------摘要模糊摘要写“报销”未说明业务退回制单人，补充业务细节科目错误误将“固定资产”记为“管理费用”红字冲销原凭证，重新填写附件缺失报销无发票（仅收据）要求经办人补开发票，或提供付款凭证+情况说明（经审批）金额不符凭证金额与发票相差100元核对原始凭证，重新计算金额三、实操案例：采购业务的凭证填写与审核业务场景：2024年X月X日，采购办公电脑2台，单价2,500元，合计5,000元，银行转账支付，取得增值税普通发票。（一）记账凭证填写（付款凭证）日期：2024年X月X日编号：付字第X号摘要：“支付XX科技公司办公电脑采购款（发票No.XXX）”贷方科目：银行存款借方科目：固定资产-电子设备（2台）5,000附件：发票1张、银行回单1张（注明“附件2张”）制单人：张XX；经办人：李XX；审批人：王XX（财务主管）（二）审核流程1.初审：张XX检查金额（5,000=2×2,500）、科目（固定资产入账符合规定）、附件（发票+回单齐全），确认无误。2.部门复核：王XX核对发票（税号、金额、盖章合规）、银行回单（收款方与供应商一致），审批签字。3.归档：档案员检查编号连续，凭证装订整齐，存入会计档案。四、注意事项与合规要求1.时效性：业务发生后3个工作日内完成凭证填写，避免跨月（尤其费用类凭证），防止影响利润核算。2.规范性：字迹清晰，不得涂改；若需更正，采用“红字冲销法”或“补充登记法”，并在摘要注明“更正X年X月X号凭证”。凭证不得外借，如需查阅，需经财务负责人审批并登记《凭证借阅登记簿》。3.合规性：原始凭证需符合《发票管理办法》（如发票需加盖发票专用章）；凭证保管期限为30年（按《会计档案管