销售合同审核标准化流程及模板

销售合同审核标准化流程及工具模板一、适用业务场景本标准化流程及模板适用于企业各类销售合同的审核环节，具体包括但不限于：新客户首次签约合同审核（如产品采购、服务合作类合同）；老客户续签或订单变更类合同审核；涉及跨区域、大额金额（如单笔合同金额超过[企业自行设定金额，如50万元]）的专项合同审核；包含特殊条款（如定制化服务、分期付款、知识产权归属等）的复杂合同审核。二、标准化操作流程步骤1：合同接收与资料完整性核对操作内容：业务部门提交审核时，需同步提供以下资料：《销售合同（草案）》、客户主体资格证明文件（如营业执照复印件、法人证件号码复印件等，若客户为自然人则提供证件号码复印件）、过往合作记录（如有）、订单确认单、特殊需求说明（如技术规格、交付标准等）。法务/风控部门接收资料后，核对资料是否齐全，重点检查合同文本是否为最终版本、客户主体证明文件是否在有效期内（如营业执照需在有效期内且加盖公章）。责任岗位：法务/风控专员（接收端）、业务专员（提交端）输出成果：《资料完整性核对清单》（若资料缺失，退回业务部门补充并记录原因）。步骤2：初审——形式与基础条款审核操作内容：形式审核：检查合同文本结构是否完整（如合同标题、编号、签约主体、签署页等要素是否齐全），文字表述是否清晰无歧义，有无涂改（若有涂改需客户加盖公章或签字确认）。基础条款审核：合同主体：客户名称、统一社会信用代码、地址等是否与主体证明文件一致，避免使用简称（如“市科技有限公司”不可简写为“科技”）；合同标的：产品/服务名称、规格型号、数量是否与订单确认单一致，是否存在模糊描述（如“一批产品”“优质服务”等，需明确具体标准）；合同金额：含税价、不含税价、税率是否明确，大写金额与小写金额是否一致，付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）是否符合公司财务制度；签署信息：双方签约人是否为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书），签署日期是否逻辑合理（如不得晚于合同生效条件达成日期）。责任岗位：法务/风控专员输出成果：《初审意见表》（标注形式问题及基础条款修改建议，若初审不通过，退回业务部门调整）。步骤3：专项审核——法务、财务、业务部门协同审核操作内容：法务专项审核：交付与验收条款：验收标准、验收流程、验收时限是否明确，避免“客户满意”“符合行业标准”等模糊表述；违约责任：双方违约责任是否对等（如我方逾期交货的违约金比例与客户逾期付款的比例是否匹配），违约金上限是否合理（一般不超过合同总金额的30%），争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否符合公司利益（优先约定公司所在地法院）；知识产权与保密条款：涉及定制化产品或服务的，需明确知识产权归属，保密范围、期限及违约责任是否清晰。财务专项审核：付款节点与方式：是否与公司现金流管理要求匹配，质保金比例（一般不低于5%）及返还条件是否合理；发票条款：开票类型（增值税专用/普通发票）、开票时间（如预付款到账后开票、到货款付清后开票）是否明确，避免“合同完成后开票”等模糊约定；涉税风险：合同金额是否含税，税率适用是否正确（如不同服务/产品税率需区分）。业务部门专项审核：交付能力：产品/服务交付周期、运输方式是否与公司生产/服务能力匹配，是否存在履约风险；客户特殊需求：定制化条款、技术参数等是否可实现，是否增加额外成本或履约难度。责任岗位：法务专员、财务专员、业务部门负责人输出成果：各部门《专项审核意见表》（由法务专员汇总整理，形成综合修改意见）。步骤4：审核意见反馈与合同修改操作内容：法务专员汇总初审及专项审核意见，形成《合同审核意见反馈表》，明确修改项（如“修改验收标准为‘按GB/T19001-2016标准执行’”“补充争议解决地为本公司所在地法院”）、修改原因及修改期限（一般不超过2个工作日）。业务部门收到反馈后，与客户沟通修改内容，若客户不接受关键条款（如违约责任、争议解决方式），需上报业务部门负责人及法务总监协调，必要时启动特批流程。修改完成后，业务部门将更新版合同及《审核意见确认函》（客户盖章确认修改内容）提交法务/风控部门复核。责任岗位：法务专员、业务专员、业务部门负责人输出成果：修改版合同、《审核意见确认函》。步骤5：复核与最终审批操作内容：法务/风控部门对修改后合同进行复核，确认所有审核意见是否落实，重点检查修改内容是否准确、有无新增风险点。复核通过后，按合同金额分级审批：金额低于[企业设定金额，如20万元]：业务部门负责人审批；金额20万-100万元：业务部门负责人+法务总监审批；金额高于100万元：业务部门负责人+法务总监+总经理审批。审批通过后，法务专员在合同文本上加盖“审核通过”章，同步更新《合同台账》（记录合同编号、签约主体、金额、审核人、审批日期等信息）。责任岗位：法务/风控专员、业务部门负责人、法务总监、总经理输出成果：审批通过版合同、《合同台账》。步骤6：合同签署与归档操作内容：业务部门凭审批通过版合同，按公司《合同管理办法》安排签署：纸质合同：双方签字/盖章页需清晰，我方加盖合同专用章（禁止使用公章或财务章），客户需加盖公章（若为授权代表签署，需提供授权委托书原件）；电子合同：通过合法电子签约平台签署，保证电子签章有效。签署完成后，业务部门在2个工作日内将合同原件（至少一式两份，客户与我方各执一份）及归档资料（如客户主体证明、审核意见表、审批表等）提交档案管理部门归档。责任岗位：业务专员、档案管理员输出成果：签署完成合同、归档记录。三、核心审核工具模板表1：销售合同基本信息登记表合同编号签约日期客户名称统一社会信用代码合同类型（□产品销售□服务合作□其他）合同总金额（元）付款方式交付周期审核人审批状态（□待审核□审核通过□驳回）示例：SC2024-0012024-03-15科技有限公司91110108□产品销售500,00030%预付款，到货款60%，质保金10%15个工作日*法务□审核通过表2：合同审核要点清单表审核模块审核要点审核标准审核结果（□符合□不符合□需修改）备注主体信息客户名称与主体证明是否一致需与营业执照复印件完全一致□符合如客户为简称，需补充说明合同标的产品/服务名称、规格、数量是否明确无模糊表述，需与订单确认单一致□需修改原合同表述为“一批设备”，需补充具体型号及数量付款条款质保金比例是否≥5%符合公司财务制度□符合质保金5%，12个月后返还违约责任违约金比例是否≤30%不超过法定上限□不符合原约定逾期付款违约金为5%/日，修改为0.05%/日争议解决是否约定公司所在地法院优先约定“我方所在地有管辖权法院”□需修改原约定“由客户所在地法院管辖”，修改为“由我方住所地人民法院管辖”表3：审核意见反馈与跟踪表合同编号反馈部门反馈日期审核意见（具体描述修改项）修改期限业务部门对接人修改状态（□待修改□已修改□已确认）SC2024-001法务部2024-03-16修改验收标准为“按《产品技术规范V2.0》执行”2024-03-18*业务员□已确认SC2024-001财务部2024-03-16补充“开票类型为增值税专用发票，开票时间为预付款到账后5个工作日内”2024-03-18*业务员□已确认表4：合同审批流程记录表合同编号审批环节审批人审批日期审批意见签名SC2024-001业务部门负责人*经理2024-03-19同意按修改后条款签署（电子签名）SC2024-001法务总监*总监2024-03-19审核意见已落实，同意审批（电子签名）SC2024-001总经理*总2024-03-20同意签署，按流程归档（电子签名）四、关键注意事项主体资格审查“三查”：查客户营业执照（是否在有效期内、是否被吊销注销）、查授权委托书（若签约人非法定代表人，需核对授权范围及期限）、查履约能力（可通过过往合作记录、信用报告等辅助判断）。条款明确性原则：避免使用“合理期限”“行业惯例”等模糊表述，需量化或明确标准（如“交付周期为15个工作日，自预付款到账之日起计算”）。风险规避优先：对于格式合同或客户提供的合同文本，需重点排查“霸王条款”（如“客户可单方解除合同且我方不承担责任”），必要时增加“本合同与附件具有同等法律效力”“附件为本合同不可分割的一部分”等条款。内部协作时效：审核环节需在3个工作日内完成（资料补充时间不计入），紧急合同（如客户要求的交付周期较短）可启动“加急审核流程”，但需保证审核