行政采购申请及审批过程规范工具

行政采购申请及审批过程规范工具一、适用范围与场景本工具适用于公司内部各部门因日常运营、工作开展所需进行的各类行政采购活动，具体包括但不限于：办公用品采购、办公设备添置/维修、固定资产采购（如电脑、打印机等）、行政服务外包（如保洁、绿植养护）、会议及活动物资采购等。当部门出现以下情况时，需启动本规范流程：常规行政物资采购（如纸张、文具等），单次采购金额超过500元；办公设备或固定资产采购，无论金额大小；需外部供应商提供的行政服务类采购；紧急采购（需注明紧急原因，按特殊流程处理）。二、规范操作流程详解（一）采购申请发起填写申请表：申请人需根据实际需求，填写《行政采购申请表》（详见第三部分表单），详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途说明、期望到货日期等信息。附支撑材料：若为设备采购，需提供设备功能需求说明及技术参数；若为大额采购（单次超过5000元），需提供至少2家供应商的报价单或比价记录；若为服务类采购，需提供服务范围、周期及质量要求说明。提交申请：申请人将填写完整的《行政采购申请表》及支撑材料提交至部门负责人审核（OA系统线上提交或纸质版签字后交至行政部）。（二）部门负责人审核审核内容：部门负责人需重点审核采购需求的必要性、预算合理性、规格参数是否符合部门实际工作需求。审核结果：审核通过：签字确认后，将申请材料转交至行政部；审核不通过：注明驳回理由，退回申请人修改后重新提交。时效要求：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核（紧急采购需在4小时内完成）。（三）行政部复核与采购执行复核与审批：行政部收到申请材料后，由专员负责复核采购需求是否符合公司行政管理制度、预算是否在部门年度预算额度内，必要时与申请人沟通需求细节。复核通过后，提交行政部经理审批。采购方式确定：单次金额低于2000元：行政部根据“质优价廉、服务稳定”原则，从合格供应商库中直接选定供应商；单次金额2000-10000元：需进行至少2家供应商比价，形成比价报告后采购；单次金额超过10000元：需启动供应商招标流程，或由行政部牵头组织3人以上采购小组进行议价。订单下达：行政部根据审批结果与供应商签订采购合同/订单，明确物资/服务标准、交付时间、付款方式及违约责任，并将订单复印件反馈至申请人及财务部。（四）验收入库到货验收：供应商交付物资/服务后，由申请人、行政部专员*共同验收：物资类：核对数量、规格、型号是否与订单一致，检查外观及功能是否正常（如设备需通电测试）；服务类：对照服务标准确认服务范围、完成质量（如保洁服务需检查清洁区域达标情况）。验收确认：验收合格后，双方在《行政采购验收单》（表单附后）上签字确认；验收不合格的，由行政部联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。入库登记：行政部对验收合格的固定资产类物资进行编号、登记造册，纳入公司资产管理流程；低值易耗品按部门领用登记。（五）财务付款与归档付款申请：行政部凭审批通过的《行政采购申请表》《采购验收单》《供应商发票》（或合规收据）及采购合同，填写《付款申请单》提交财务部。财务审核：财务部专员核对单据的完整性（申请、验收、发票、合同四单齐全）、金额准确性及是否符合付款条件，审核无误后提交财务经理审批。款项支付：财务部根据审批结果，通过银行转账或对公支付方式向供应商付款，付款后将凭证复印件交至行政部。资料归档：行政部负责将采购全流程资料（申请表、报价单、合同、验收单、付款凭证等）按“一采购一档”原则整理归档，保存期限不少于3年。三、标准化申请表单表单1：行政采购申请表申请部门申请人申请日期采购物品/服务名称规格型号/服务要求数量预估单价（元）总预算（元）期望到货日期用途说明附支撑材料□报价单（____份）□技术参数说明□服务需求方案□其他：_________部门负责人审核签字：_________日期：______行政部复核意见复核人：_________日期：______经理审批：_________日期：______采购执行结果供应商名称：_________实际金额：_________到货日期：_________验收人：_________表单2：行政采购验收单验收日期验收地点验收人申请人采购物品/服务名称规格型号/服务内容数量供应商名称订单编号到货日期验收项目验收标准验收结果（合格/不合格）备注（示例：物资数量）与订单一致□合格□不合格（示例：设备功能）正常运行□合格□不合格（示例：服务清洁度）无污渍、无杂物□合格□不合格综合验收结论□合格，准予入库/使用□不合格，需整改（整改要求：_________）行政部确认签字：_________日期：______四、关键执行要点预算控制原则：所有采购需严格控制在部门年度预算额度内，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经总经理*审批后方可执行。紧急采购处理：因突发情况需紧急采购（如设备故障影响办公），可先通过电话向行政部经理*报备，说明紧急原因，后补填《行政采购申请表》，但需在采购完成后24小时内补全手续。供应商管理：行政部需建立合格供应商库，定期对供应商履约情况（质量、交期、服务）进行评估，评估不合格的供应商及时清退。禁止行为：严禁采购与工作无关的物品，严禁拆分采购金额规避审