采购申请审批流程标准化操作手册

采购申请审批流程标准化操作手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范企业内部采购申请的发起、审核、审批及后续执行全流程，保证采购活动合规、高效、透明，满足各部门日常运营及项目需求。适用于企业所有部门因生产、办公、服务等需要进行的物资、服务或工程项目采购申请，涵盖从小额日常用品到大型设备采购的各类场景。二、采购申请全流程操作详解（一）采购申请发起需求确认申请人需明确采购需求的具体内容，包括物资/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、用途及期望交付时间等，保证需求描述清晰、无歧义。示例：行政部采购“A4复印纸”，需注明“白色、70g、500张/包，10包”，用途为“日常办公打印”。预算核对申请人需通过企业预算管理系统核对采购项目是否在预算额度内，保证资金来源合规。若超预算，需提前向财务部说明并申请预算调整，获得书面批准后再发起申请。填写申请单登录企业采购管理系统，进入“采购申请”模块，填写《采购申请单》，必填项包括：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购项目名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价；资金来源（如“办公经费”“项目专项”）、用途说明；附件（如需求说明、比价记录、技术参数等）。填写完毕后提交系统，自动流转至下一环节。（二）部门负责人审核审核内容部门负责人需对申请的必要性、需求合理性及预算匹配度进行审核：必要性：确认采购内容是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；需求合理性：核对规格型号、数量是否符合实际工作需要，避免过度采购；预算匹配度：确认采购金额是否在部门预算范围内，超预算申请是否已获得财务部批准。审核结果处理审核通过：在系统中“同意”，流转至财务部；审核不通过：在系统中注明驳回原因（如“需求描述不清晰”“预算不足”），退回申请人修改后重新提交。（三）财务部审核审核内容财务部重点审核预算合规性、价格合理性及资金支付计划：预算合规性：核对采购项目是否纳入年度预算，预算额度是否充足，预算调整流程是否合规；价格合理性：对采购金额超过一定标准（如1万元）的项目，要求申请人提供至少3家供应商的比价记录，或市场询价证明，保证价格公允；资金支付计划：确认采购款项支付方式（如预付款、分期付款、货到付款）是否符合企业财务制度。审核结果处理审核通过：在系统中“同意”，流转至对应审批层级的领导；审核不通过：注明驳回原因（如“未提供比价记录”“预算科目错误”），退回申请人补充材料或重新申请。（四）分级审批根据采购金额及项目类型，实行分级审批制度，具体权限采购金额（元）审批人以下（含）5000部门负责人5001-20000分管副总经理20001-100000总经理100001以上总经理办公会（或董事会）审批操作审批人登录系统，查看采购申请详情及审核意见，重点确认：采购是否符合企业战略及发展规划；重大采购项目（如金额超10万元）是否经过可行性论证。审批结果处理审批通过：在系统中签署“同意”意见，流转至采购部；审批不通过：注明驳回原因（如“不符合采购政策”“必要性不足”），终止流程并通知申请人。（五）采购部接收与执行申请接收采购部在收到审批通过的采购申请后，1个工作日内与申请人联系，确认采购细节（如交付时间、特殊要求等）。供应商选择小额采购（金额≤5000元）：从企业合格供应商库中直接选择合作过的供应商，或通过电商平台采购；中额采购（5000元＜金额≤100000元）：至少邀请3家合格供应商报价，综合评估价格、质量、交期后确定供应商；大额采购（金额＞100000元）：采用公开招标或竞争性谈判方式，按《招投标管理办法》执行。订单下达确定供应商后，采购部下达《采购订单》，明确物资/服务名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式及违约责任，并通过系统发送至供应商确认。（六）交付验收与付款物资/服务交付供应商按采购订单约定交付物资或提供服务，申请人及采购部共同进行验收：物资验收：核对数量、规格、质量是否与订单一致，检查外观、包装及合格证明；服务验收：对照服务标准确认服务完成情况，出具《验收合格报告》。付款申请验收合格后，采购部收集发票、验收单、订单等资料，提交财务部申请付款。财务部审核无误后，按合同约定支付款项。资料归档采购部将采购申请单、审批记录、订单、验收单、发票等资料整理存档，保存期限不少于5年。三、标准化申请单模板《采购申请单》申请部门申请人联系方式申请日期采购项目名称规格型号/服务要求数量单位预估单价（元）预估总价（元）资金来源用途说明附件清单□需求说明□比价记录□技术参数□其他：__________部门负责人意见签字：__________日期：__________财务部审核意见签字：__________日期：__________分管副总意见签字：__________日期：__________总经理意见签字：__________日期：__________采购部执行情况订单号：__________供应商：__________验收结果：__________执行人：__________日期：__________四、执行要点与风险提示（一）关键执行要点信息完整性：申请单中所有必填项需准确填写，附件（如比价记录、技术参数）需齐全，避免因信息缺失导致审核延误。审批时效性：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核（紧急采购项目需在1个工作日内完成），保证流程高效流转。供应商合规性：优先选择企业合格供应商库中的供应商，新增供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书），保证供应商合法合规。验收规范性：物资/服务交付后，需由申请人、采购部共同验收，验收不合格的需及时联系供应商退换货，避免不合格物资投入使用。（二）常见风险与规避措施预算超支风险：申请人需提前核对预算，超预算项目需按流程申请预算调整，避免因预算不足导致采购中断。价格虚高风险：中额及以上采购项目必须提供比价记录或询价证明，财务部需对价格合理性进行严格审核，防止采购成本过高。流程遗漏风险：审批环节需按权限逐级进行，不得跳过审核环节，保证采