企业采购合同审查与签署标准流程

企业采购合同审查与签署标准流程一、适用场景与核心价值本流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：原材料/设备采购、服务外包（如IT运维、咨询）、工程项目建设、办公用品批量采购等。通过标准化审查与签署流程，可系统性规避合同法律风险、保障企业权益，同时明确各部门职责分工，提升采购效率，保证采购行为符合企业内控要求及外部监管规定。二、标准操作流程详解（一）合同发起与前置准备采购需求确认采购部根据业务部门提交的《采购申请单》（需注明采购标的、规格、数量、预算、交付时间等核心要素），结合库存情况及市场调研，确认采购必要性。涉及大额/重要采购（如金额超过万元或战略物资），需组织跨部门评审（含使用部门、财务部、法务部），保证需求合理、预算可控。供应商筛选与资质核验采购部通过招标、询价或定向谈判等方式确定候选供应商，优先选择合作良好、资质齐全的供应商。核验供应商主体资格：需提供加盖公章的营业执照复印件（保证在有效期内、经营范围涵盖采购标的）、相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等）、法定代表人身份证明及授权委托书（若由代理人签署）。通过“信用中国”等官方渠道查询供应商信用记录，排除失信企业。合同草案拟定采购部根据与供应商的谈判结果，使用企业标准合同模板（或参考行业范本）拟定合同草案，内容应包括：合同主体信息、采购标的详情、数量与质量标准、价款及支付方式、交付/验收条款、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心条款。（二）多维度合同审查合同草案需经以下部门依次审查，保证条款合规、风险可控：审查部门审查要点输出物采购部标的物信息准确性（名称、型号、规格）、数量与交付时间、价款与支付方式是否与谈判一致、供应商资质是否完备《采购合同审查表》（采购部意见栏）财务部价款构成是否合理（含税费、运费等）、支付条件与财务流程匹配、发票类型（增值税专用/普通发票）及开具要求、成本是否在预算范围内《采购合同审查表》（财务部意见栏）法务部主体资格合法性、条款法律效力（如是否存在无效格式条款）、违约责任是否明确且对等、争议解决方式（仲裁/诉讼）约定是否清晰、知识产权/保密条款是否完善、不可抗力条款是否合理《采购合同审查表》（法务部意见栏）使用部门技术参数/服务标准是否满足需求、验收流程与标准是否明确、培训/售后条款是否到位《采购合同审查表》（使用部门意见栏）审查要求：各部门需在收到草案后2个工作日内完成审查，若需修改，需明确标注修改意见及理由；法务部为最终审查责任部门，对条款合规性负总责，若存在重大争议，需组织相关部门协调解决，必要时上报管理层决策。（三）谈判与修订确认合同谈判采购部牵头，会同法务部、使用部门与供应商就审查意见进行谈判，重点协商存在争议的条款（如违约责任、支付节点、验收标准等）。谈判需形成书面记录（《合同谈判记录表》），明确双方共识与待解决问题，由参与方签字确认。修订与定稿采购部根据谈判结果修订合同草案，再次送各审查部门复核，确认无误后形成《合同最终版》。最终版合同需经双方授权代表签字盖章（骑缝章）生效，电子版与纸质版内容须完全一致。（四）审批与签署执行内部审批《合同最终版》及《采购合同审查表》《合同谈判记录表》等附件，按企业审批权限流程报批：金额≤万元：采购部经理→财务部负责人→分管副总；金额＞万元：采购部经理→财务部负责人→法务部负责人→分管副总→总经理。审批通过后，由采购部负责签署。外部签署采购部与供应商同时签署合同，双方签字处需加盖合同专用章或公章（若为授权签署，需提供授权委托书原件）。签署后，采购部留存合同原件至少2份（1份归档，1份交财务部，1份交使用部门，供应商留存1份）。（五）归档与履约跟踪合同归档采购部在合同签署后3个工作日内，将合同原件、审批文件、谈判记录、供应商资质文件等整理成册，编号归档（电子档同步至企业合同管理系统），保存期限不少于合同终止后5年。履约跟踪使用部门按合同约定履行验收义务，采购部跟踪交付进度及质量，财务部根据验收结果及合同条款安排付款。合同履行过程中若发生变更（如数量、交付时间等），需签订《补充协议》，按原流程审查审批；若发生违约，由法务部牵头处理，保留相关证据（如验收报告、沟通记录等）。三、配套工具表单模板表1：采购合同审查表合同编号：__________合同名称：__________供应商名称：__________审查模块审查要点审查意见（合规/不合规/需修改）修改说明审查人日期基本信息合同主体信息（名称、统一社会信用代码）是否准确、完整商务条款标的物名称、规格型号、数量、单价、总价是否与采购申请一致；交付时间、地点、方式是否明确法律条款违约责任是否明确；争议解决方式是否约定为“向甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”；合同生效条件是否清晰财务条款价款是否含税；支付节点（如“预付款30%到账后发货，验收合格后付70%”）是否合理；发票类型及开具时间是否符合财务要求技术条款质量标准是否符合国家/行业标准；验收流程、标准及异议处理方式是否具体（如“验收需在收到货物后5个工作日内完成，异议期10天”）综合结论□通过□需修改后重审□不通过（请注明原因）法务部表2：合同谈判记录表谈判时间：____年_月日_时谈判地点：______谈判主题：__________参与方人员（姓名/职务）甲方（企业）采购经理、法务专员、*使用部门主管乙方（供应商）销售经理、技术负责人谈判议题甲方初始立场乙方初始立场达成共识/分歧处理结果价款支付预付款30%，验收合格后付70%预付款50%，到货后付50%最终：预付款30%，验收合格后付65%，质保期满付5%（质保期12个月）违约责任逾期交付每日按合同额0.1%违约金；质量不符无条件退货逾期交付每日按合同额0.05%违约金；质量不符允许7天内返修最终：逾期交付每日按合同额0.1%违约金（上限10%）；质量不符7天内返修，超期未解决退货其他事项需提供原厂保修承诺函同意提供原厂保修承诺函已明保证修承诺函作为合同附件待解决问题|无|||

签字确认|甲方代表：_____________乙方代表：_____________|||表3：合同签署审批表合同编号：__________合同名称：__________合同金额：__________供应商名称：__________审批环节审批部门/人审批意见（同意/不同意/需修改）签字日期采购部初审*采购经理财务部审核*财务负责人法务部审核*法务负责人分管副总审批*分管副总总经理审批*总经理备注若“需修改”，需附修改说明四、关键风险控制要点（一）主体资格风险供应商必须为合法注册的企业，核验营业执照原件（复印件需加盖公章），避免与分公司或分支机构签署（除非总公司出具授权书）；禁止与失信被执行人或被列入经营异常名录的企业合作，可通过“信用中国”官网实时查询。（二）条款完整性风险合同需包含必备条款：标的、数量、质量、价款、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式，避免因条款缺失导致纠纷；模糊表述需明确化（如“合理时间”需具体为“X个工作日”，“验收合格”需明确验收标准及流程）。（三）签署合规风险签署人需为法定代表人或授权代表，授权委托书需载明授权范围、权限及有效期，并由法定代表人签字盖章；合同需加盖骑缝章（多页合同），防止单页抽换；电子签署需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名服务。（四）履约监控风险付款前需完成验收（由使用