采购合同审核与风险控制要点

采购合同审核与风险控制工具模板一、适用场景与对象本工具适用于企业采购部门、法务部门、财务部门及相关业务负责人在采购合同签订前开展审核与风险控制工作，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等各类合同场景。通过系统化审核，保证合同条款合规、权责清晰，有效防范履约风险，保障企业合法权益。二、合同审核与风险控制操作流程步骤1：合同前置资料准备与完整性核查操作说明：采购部门需收集完整合同材料，包括但不限于：采购申请单、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）、招投标文件（若有）、技术规格书、报价单、过往合作记录（如有）。核查材料是否齐全：合同文本（正本/副本）、附件清单、双方主体信息、签署页等关键要素是否完整，避免因资料缺失导致审核遗漏。输出成果：《合同前置资料清单》（含材料名称、份数、提供方、核查状态）。步骤2：合同主体资格审查操作说明：供应商资质审核：核查供应商营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购标的）、特殊行业资质（如食品生产许可证、建筑施工资质等）、近三年有无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道核实）。履约能力评估：结合供应商财务报表（资产负债率、现金流）、过往项目履约案例（验收报告、客户评价）、生产/服务能力（产能、技术团队配置）等，判断其是否具备完成合同标的的能力。代理授权审核：若签约代表非法定代表人，需提供加盖供应商公章的《授权委托书》，明确授权范围、权限及有效期，避免无权代理风险。风险点：主体不适格（如超范围经营）、虚假资质、授权瑕疵导致合同效力问题。步骤3：合同核心条款逐项审查操作说明：按以下维度逐条审核合同条款，保证内容明确、无歧义：条款类别审查要点标的条款标的物名称、规格型号、品牌、技术参数是否与采购需求一致，避免“模糊描述”（如“优质产品”）。数量与质量数量单位（吨/台/套等）明确，质量标准（国标/行标/约定标准）具体，验收方法、流程及责任划分清晰。价款与支付合同总价是否与报价一致，含税价/不含税价明确，支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）比例合理，支付方式（银行转账/承兑汇票）及账户信息准确。交付与验收交付时间（具体日期或期限）、地点（指定仓库/项目现场）、运输方式及费用承担方明确；验收标准、周期（如“到货后X日内验收”）、异议处理流程（如“验收不合格X日内书面通知供应商”）约定清晰。违约责任双方违约情形（如逾期交付、质量不达标、拖欠货款）对应的违约金计算方式（如“按日万分之五”）、赔偿范围（直接损失/间接损失）、违约上限（如“不超过合同总额10%”）具体，避免“承担相应责任”等模糊表述。知识产权若涉及技术/软件采购，需明确知识产权归属（如“供应商保证标的物无第三方侵权，侵权责任由供应商承担”）。不可抗力不可抗力范围（如自然灾害、战争）、通知义务、后果承担（如延期履行/解除合同）及证明材料要求约定明确。争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）明确，管辖地/仲裁机构约定具体（如“卖方所在地有管辖权的人民法院”），避免“由双方协商解决”等无实质约束力的条款。步骤4：风险点专项排查操作说明：在核心条款审查基础上，重点关注以下高风险领域：法律合规风险：条款是否符合《民法典》《招标投标法》《产品质量法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如“供应商对一切质量问题负责”）。商业风险：价格波动条款（如大宗原材料采购是否约定调价机制）、独家供应依赖风险、供应商履约稳定性（如核心原材料是否单一来源）。数据安全风险：若采购涉及信息系统服务，需明确数据保密义务、数据存储地域、数据泄露处理流程及责任。输出成果：《风险点清单》（含风险描述、等级、整改建议）。步骤5：审核意见反馈与合同修订操作说明：审核部门（法务/财务/业务）汇总审查问题，形成书面《审核意见表》，明确“需修改条款”“补充条款”“删除条款”及修改理由，反馈至采购部门。采购部门与供应商沟通修订，保证双方对修改内容达成一致，修订后的合同需重新履行审核流程（重大修订需再次经法务/财务审核）。步骤6：最终审核与签署确认操作说明：修订后的合同由采购部门、法务部门、财务部门负责人联合会签，确认无遗漏风险后，按企业权限报请分管领导/总经理审批。审批通过后，监督双方加盖公章（合同专用章）及法定代表人签字/盖章，保证签署页与合同一致，避免“骑缝章”遗漏（多页合同需加盖骑缝章）。输出成果：签署完成的合同正本、审核意见表、风险点清单（归档保存）。三、采购合同审核表模板审核项目审核内容审核标准审核结果（通过/不通过/需修改）风险等级（高/中/低）审核人审核日期备注主体资格营业执照有效期、经营范围、特殊行业资质、授权委托书（若有）资质齐全、在有效期内、授权范围清晰*某某2023–标的条款名称、规格型号、技术参数是否与需求一致无模糊描述，与采购申请单一致*某某2023–价款与支付总价、含税价、支付节点比例、账户信息明确、合理，与报价单一致*某某2023–预付款比例超30%需审批交付与验收交付时间、地点、验收标准、异议处理流程具体、可操作*某某2023–违约责任违约金计算方式、赔偿范围、违约上限具体、公平，无“霸王条款”*某某2023–争议解决争议解决方式、管辖地/仲裁机构明确、唯一*某某2023–其他条款知识产权、不可抗力、保密条款等合规、无遗漏*某某2023–四、关键注意事项与风险规避主体资格“动态核查”：供应商资质需在合同签订前复核最新状态，避免因资质过期、吊销导致合同无效；长期合作供应商需定期更新履约能力评估报告（每年至少1次）。条款表述“避免歧义”：禁止使用“大约”“左右”“尽快”等模糊词汇，时间、金额、数量等需量化（如“X个工作日内”“金额万元”），减少履约争议。付款节点“合理设置”：预付款比例一般不超过30%，到货款、验收款、质保金（一般为5%-10%）按履约进度支付，避免全额预付导致资金风险。违约责任“对等原则”：双方违约责任需平衡，避免仅约定供应商违约责任而免除己方责任（如“买方逾期付款不承担违约责任”），否则可能被认定为显失公平条款。合同变更“书面确认”：履行过程中如需变更合同内容（如标的、数量、交付时间），必须签订《补充协议》，经双方盖章确认后生效，避免口头约定导致纠纷。文档管理“全程留痕”：