行政工作流标准作业程序模板

行政工作流标准作业程序模板一、适用范围与工作目标二、流程步骤与操作规范（一）申请发起：需求提出与材料准备责任主体：需求部门申请人（如专员、主管）操作内容：明确事务需求（如“采购A4纸50包”“会议室3楼301室预订”“办公电脑维修”），填写《行政事务申请表》（见模板表格），详细说明需求背景、具体规格、数量、期望完成时间及预算依据（如采购需提供至少2家供应商报价单）。附齐相关证明材料（如场地使用需提供会议议程，维修需提供设备故障照片），保证信息真实、完整。通过企业OA系统或行政部指定邮箱提交申请，同步抄送部门负责人。（二）部门审核：需求合规性确认责任主体：需求部门负责人（如*经理）操作内容：审核申请的必要性（如办公用品采购是否为常规需求，是否已尝试内部调配）、预算合理性（是否在部门年度行政预算范围内）。审核通过后，在《行政事务申请表》“部门审核意见”栏签字确认，1个工作日内反馈至行政部；审核不通过的，需注明原因并退回申请人修改。（三）行政部初审：流程与资源匹配性核查责任主体：行政部经办人（如*专员）操作内容：接收申请后，检查材料完整性（如是否缺少报价单、附件），确认流程规范性（如是否经部门审核）。核查资源匹配度：如办公用品库存是否充足（库存充足则直接调配，不足则启动采购）；会议室预订需核查时间冲突（系统同步显示空闲状态）；设备维修需判断是否在保修期内（保修期内联系厂商，过期则评估维修成本）。初审通过后，1个工作日内流转至下一环节；需补充材料的，联系申请人补充，2个工作日内未反馈则视为放弃。（四）跨部门会签：协作事项协调（如涉及）责任主体：相关协作部门（如财务部、IT部、人力资源部）操作内容：涉及预算审批（如单笔申请超5000元）、IT设备支持（如需安装软件）、人力资源协同（如场地使用涉及外部人员入场）等事项，需启动会签流程。财务部审核预算是否符合财务制度；IT部核查技术可行性；人力资源部确认外部人员入场手续合规性。各部门在1个工作日内反馈意见，无异议则签字确认；有异议的，需与需求部门、行政部沟通达成一致。（五）分级审批：权限与最终确认责任主体：行政负责人/公司领导审批标准：常规事务（如单笔5000元以下办公用品采购、标准会议室预订）：由行政部负责人（如*主管）审批，1个工作日内完成。重要事务（如单笔5000-20000元设备采购、跨部门大型活动场地协调）：由行政负责人及分管副总（如*副总）联合审批，2个工作日内完成。重大事务（如单笔超20000元行政外包服务、核心区域改造）：需提交总经理审批，3个工作日内完成。操作内容：审批通过后，在《行政事务申请表》“审批意见”栏签字；驳回的，注明理由并退回行政部通知申请人。（六）执行与反馈：落地实施与进度同步责任主体：行政部经办人、需求部门申请人操作内容：行政部根据审批结果启动执行：如采购订单下达、会议室锁定、维修派单，明确责任人及预计完成时间（如采购3个工作日内到货，维修24小时内响应）。执行过程中，行政部需主动同步进度（如“已下单，预计周五到货”“维修工程师已到场”），需求部门配合提供必要协助（如配合维修人员测试设备）。事务完成后，需求部门确认结果（如验收办公用品数量、检查维修效果），在《行政事务申请表》“执行结果”栏签字确认。（七）归档留存：资料整理与复盘责任主体：行政部档案管理员（如*专员）操作内容：每月5日前，将上月完结的《行政事务申请表》、附件材料（报价单、照片、审批记录）整理归档，电子版备份至企业服务器，纸质版按年度装订。每季度末，行政部汇总流程数据（如平均处理时长、驳回率），分析常见问题（如材料不全、预算超支），提出优化建议并反馈至管理层。三、标准申请表单模板行政事务申请表基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日事务详情事务类型□办公用品采购□设备维修□场地使用□服务外包□其他_________具体需求描述（如：品牌A4纸，50包，白色，80g；会议室301，2024年X月X日14:00-16:00）预算金额元期望完成时间年月日附件清单（如：报价单2份、设备故障照片3张）审批流程部门审核意见负责人签字：_________日期：_________行政部初审意见经办人签字：_________负责人签字：_________日期：_________跨部门会签意见财务部：_________IT部：_________日期：_________审批意见（分级审批签字栏）执行结果实际完成情况（如：X月X日到货，数量无误/X月X日修复，运行正常）需求部门确认申请人签字：_________日期：_________四、关键执行要点与风险提示信息准确性：申请人需保证需求描述、预算、时间等信息真实无误，虚假信息将导致流程驳回并追责。时限管理：各环节责任主体需在规定时限内反馈，紧急事务（如突发设备故障）需在申请时标注“加急”，行政部优先处理，响应时间缩短至4小时内。预算控制：超预算申请需额外说明理由，按“部门负责人-财务部-分管副总”流程补充审批，严禁先执行后补申请。沟通协同：跨部门事务需提前沟通，避免信息差（如大型