采购订单审批及跟进流程模板

采购订单审批及跟进流程模板一、适用场景与业务背景二、全流程操作步骤详解1.采购需求发起与初审操作主体：需求部门（如生产部、行政部）操作内容：（1）需求部门根据实际需求（如生产计划、办公消耗）填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计单价、预算金额、需求日期、用途说明，并附相关技术参数或报价单（如需）。（2）部门负责人对采购需求的合理性（必要性、数量准确性）及预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部门。输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）2.采购订单创建与供应商确认操作主体：采购部门操作内容：（1）采购部门接收《采购申请单》后，核对需求信息，通过供应商库筛选合格供应商（优先选择长期合作供应商或通过招标确定的供应商），获取至少3家供应商报价（单次采购金额超5万元需执行比价流程）。（2）综合评估价格、交期、质量、服务等因素，确定最终供应商，创建《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等条款，经采购部门负责人审核后，发送至供应商确认。输出物：《采购订单》（采购部门负责人签字版）、供应商回执（确认订单内容无误）3.多层级审批流程操作主体：采购部门、财务部门、分管领导、总经理（根据金额分级）操作内容：（1）分级审批标准（示例）：金额≤1万元：采购部门负责人审批→财务部门预算审核；1万元＜金额≤5万元：采购部门负责人审批→财务部门预算审核→分管副总审批；金额＞5万元：采购部门负责人审批→财务部门预算审核→分管副总审批→总经理审批。（2）各审批节点需在2个工作日内完成审核，重点检查：订单信息与申请一致性、预算是否超支、供应商资质是否有效（如营业执照、相关资质证书）、合同条款是否符合公司规定。（3）审批通过后，订单生效；审批驳回时，注明原因并退回采购部门修改，修改后重新提交审批。输出物：审批完成的《采购订单》（各审批人签字版）、审批意见记录表4.订单下达与供应商履约跟进操作主体：采购部门操作内容：（1）审批通过后，采购部门向供应商发送正式《采购订单》（加盖公章），并同步告知需求部门预计交货时间。（2）建立《采购订单跟进表》，实时跟踪订单执行进度：供应商生产/备货情况：每周与供应商确认生产进度、预计发货时间；物料运输状态：确认物流信息、预计到货日期，提前1天通知仓储部门准备收货；异常处理：若供应商可能延迟交货、数量/质量不符，需第一时间启动沟通机制，要求供应商提供解决方案（如延期补偿、补货），并上报分管领导。输出物：《采购订单》（盖章生效版）、《采购订单跟进表》5.到货验收与入库操作主体：需求部门、仓储部门、采购部门操作内容（1）物料到货后，仓储部门核对送货单与订单信息（供应商名称、物料名称、数量、批次号），确认无误后通知需求部门验收。（2）需求部门根据订单规格、质量标准进行实物验收（如数量清点、外观检查、功能测试），填写《到货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、不合格项描述。（3）验收合格后，仓储部门办理入库手续，更新库存台账；验收不合格时，需求部门需在24小时内反馈至采购部门，采购部门联系供应商办理退换货或索赔，并记录异常原因。输出物：《到货验收单》（需求部门、仓储部门签字版）、入库单6.付款申请与财务结算操作主体：采购部门、财务部门操作内容：（1）验收合格后，采购部门收集《采购订单》《到货验收单》《供应商发票》（发票信息需与订单、验收单一致），填写《付款申请单》，注明付款金额、供应商信息、付款方式（银行转账/承兑汇票等）。（2）财务部门审核单据完整性（三单匹配：订单、验收单、发票）、发票合规性（税率、抬头、税号无误），确认无误后安排付款，并同步更新应付账款台账。输出物：《付款申请单》（采购部门、财务部门签字版）、付款凭证7.归档与复盘操作主体：采购部门、档案管理部门操作内容：（1）采购部门将采购全流程单据（《采购申请单》《采购订单》《审批意见表》《到货验收单》《付款申请单》等）整理成册，按订单号分类存档，保存期限不少于3年。（2）每季度对采购订单执行情况进行复盘，分析平均审批时长、供应商准时交货率、验收合格率等指标，针对高频问题（如延迟交货、验收不符）提出改进措施，优化采购流程。输出物：采购订单档案、季度采购执行分析报告三、配套模板工具表1：采购订单审批表订单基本信息订单号PO-2024-X申请部门*生产部申请人*申请日期2024–供应商名称科技有限公司供应商联系方式（仅填写公司电话，不填个人电话）X-X物料/服务明细序号1预算金额50000元审批流程部门负责人：_________日期：_______采购负责人：_________日期：_______财务审核：_________日期：_______分管副总：_________日期：_______总经理：_________日期：_______备注如需紧急采购，请注明原因并提前电话告知采购总监表2：采购订单跟进表订单号PO-2024-X供应商名称科技有限公司下单日期2024–物料名称原材料A规格型号XYZ-001需求数量10吨预计交货2024–实际交货待确认交货地点公司1号仓库跟进记录日期跟进人内容供应商反馈异常处理2024–*（采购员）确认生产进度已投产，预计日发货无2024–*（采购员）物流跟踪已发货，运单号X预计日到货状态□生产中□已发货□已到货□验收合格□异常四、关键控制点与风险提示审批权限与金额匹配：严格执行分级审批标准，禁止越级审批或简化流程，保证大额采购（超5万元）经总经理最终审批，防范资金风险。预算前置审核：采购申请需明确预算来源，财务部门在审批阶段需核对预算余额，杜绝无预算采购或超预算采购。供应商资质复核：首次合作供应商需提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证），长期合作供应商每半年复核一次资质有效性，避免与无资质供应商合作。信息一致性检查：保证《采购申请单》《采购订单》《到货验收单》《发票》中的物料名称、数量、金额、供应商信息完全一致，防止“单货不符”“单票不符”等问题。跟进时效性：采购员需每周至少跟进1次订单进度，对延迟交货风险提前3