物业管理费收取及退还管理办法

物业管理费收取及退还管理办法为规范物业管理费的收取与退还行为，维护业主、物业使用人及物业服务企业的合法权益，保障物业服务活动有序开展，结合本物业项目实际及《物业管理条例》《价格法》等相关法律法规要求，制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于[物业项目名称/区域]内的物业服务活动，涉及业主、物业使用人（以下简称“缴费主体”）与物业服务企业之间的物业管理费收取、退还及相关管理工作。前期物业服务阶段及业主大会成立后的物业服务阶段均适用本办法。二、收费标准与依据（一）定价类型1.政府指导价类：住宅物业服务收费（不含别墅、商业等）实行政府指导价的，按当地物价部门公布的基准价及浮动幅度执行。物业服务企业应在合同中明确服务等级对应的收费标准，如普通住宅一级服务标准每月每平方米收费不超过[X]元（具体以当地政策为准）。2.市场调节价类：商业物业、别墅、车位等物业服务收费实行市场调节价，由物业服务企业与业主在《前期物业服务合同》或《物业服务合同》中协商约定，收费标准需在物业区域显著位置（如公告栏、电梯间）公示，公示期不少于30日。（二）收费构成物业管理费主要用于物业服务区域内的清洁卫生、秩序维护、共用设施设备维护养护、绿化养护、物业人员薪酬等支出，具体构成应在物业服务合同中详细列明，并与收费标准对应。三、物业费收取管理（一）缴费周期与方式1.缴费周期：物业费按月、季或年收取，具体周期以物业服务合同约定为准。合同未约定的，默认按季度收取，缴费截止日为每周期最后一日。2.缴费方式：线上缴费：业主可通过物业服务企业官方APP、微信公众号、银行代扣等方式缴纳，缴费后系统自动生成电子凭证。线下缴费：业主可至物业服务中心现场缴纳，物业应开具正规发票或收据，注明缴费周期、金额及服务内容。（二）催缴流程1.缴费截止日后3日内，物业应通过短信、微信或书面通知（张贴于单元门）提醒未缴费业主；2.逾期15日未缴费的，物业可发送《催缴函》（书面或电子形式），告知欠费金额、滞纳金（如有，按合同约定或银行同期活期利率计算）及法律后果；3.逾期30日仍未缴费的，物业可依法通过协商、调解或诉讼途径追讨，但不得采取停水、停电等违规催缴方式。四、物业费退还情形与标准（一）空置房退费业主房屋交付后连续空置超过6个月的，可凭水、电、气使用记录（月均用量低于正常居住标准的30%）、书面空置申请等材料，申请退还超额缴纳的物业费。退费标准为：按物业服务合同约定收费标准的70%（或当地政策规定比例）收取，已全额缴纳的业主可申请退还差额部分。（二）多缴、错缴退费1.业主重复缴费（如线上、线下同时缴费）、缴费金额错误（如系统故障导致多扣）的，凭缴费凭证向物业申请退费，物业应在15个工作日内核实并退还多缴部分；2.因物业系统升级、政策调整导致收费标准降低的，已按原标准缴纳的业主，可申请退还调价后多缴的费用，退费周期自调价生效日起计算。（三）服务未达标退费经第三方专业机构评估或业主大会（业主代表大会）审议认定，物业服务企业提供的服务未达到合同约定标准的，按以下方式退费：1.服务缺口比例核算：如服务评分低于合同约定标准20%，则按对应周期物业费的20%退还；2.退费周期：以评估或审议通过的时间为节点，退还前1个服务周期（如季度、年度）的对应费用；3.争议解决：业主对评估结果有异议的，可申请重新评估或向属地住建部门投诉。（四）其他退费情形1.房屋因质量问题（如渗漏、主体结构缺陷）导致无法入住，且责任方为开发商的，业主可凭《房屋质量整改通知书》等材料，申请退还整改期间的物业费，物业应协助业主向开发商追偿；2.物业服务合同终止且物业未提供对应周期服务的，业主可申请退还剩余周期的物业费，退费金额按未服务天数折算。五、退费申请与办理流程（一）申请材料业主申请退费时，应提交以下材料（原件或复印件）：1.《物业费退费申请表》（物业提供模板）；2.物业费缴费凭证（发票、收据或电子支付记录）；3.退费情形相关证明材料（如空置证明、服务评估报告、房屋质量整改通知等）；4.业主身份证、银行卡信息（用于退款转账）。（二）审核与退款1.材料初审：物业收到申请后，5个工作日内完成材料审核，对符合条件的启动内部核查；2.核实沟通：物业应在10个工作日内完成财务核查（确认多缴金额）、责任方沟通（如开发商、施工单位），必要时可要求业主补充材料；3.退款审批：审核通过后，物业填写《退费审批单》，经财务负责人、项目经理签字确认后，于5个工作日内将退款退还至业主指定账户；4.反馈告知：审核未通过的，物业应书面告知业主理由（如材料不全、证据不足），并指导其补充材料或通过合法途径申诉。六、监督管理（一）物业内部管控物业服务企业应建立物业费收支专项台账，每月（或每季度）在物业区域公告栏公示物业费收取、退还明细（含退费原因、金额、业主姓名脱敏处理），公示期不少于7日，接受业主监督。（二）业主监督业主大会（或业主代表大会）可委托第三方审计机构对物业费收支情况进行审计，审计结果应向全体业主公开。对物业违规收费、拖延退费的行为，业主可向属地住建部门、物价部门投诉。（三）行政监管属地住房和城乡建设部门、价格主管部门定期对物业收费行为进行检查，发现违规收费、拒不退费等行为的，责令限期整改，逾期未改的