2026年办公家具以旧换新协议

2026年办公家具以旧换新协议合同编号：__________

2026年办公家具以旧换新协议

第一章总则

第一条协议目的

本协议旨在明确甲乙双方在办公家具以旧换新活动中的权利与义务，促进资源循环利用，提升办公环境品质。甲乙双方应本着平等、自愿、公平、诚信的原则，共同遵守本协议各项约定。

第二条协议主体

1.甲方（委托方）：名称或姓名__________________，统一社会信用代码/身份证号码__________________，地址__________________，联系电话__________________，电子邮箱__________________。

2.乙方（服务方）：名称__________________，统一社会信用代码__________________，地址__________________，联系电话__________________，电子邮箱__________________。

第三条适用范围

本协议适用于甲方将其旧办公家具交由乙方进行评估、回收、置换新办公家具的全过程。涉及的家具种类包括但不限于办公桌、办公椅、文件柜、书架等，具体范围由双方在附件中列明。

第四条法律依据

本协议的订立及履行，适用中华人民共和国《合同法》《循环经济促进法》等相关法律法规的规定。

第二章以旧换新流程

第五条需求确认

1.甲方应向乙方提供其拟置换的旧办公家具清单，包括家具类型、数量、使用年限、品牌型号等信息。

2.乙方应在收到清单后三个工作日内，对甲方提出的家具置换需求进行初步评估，并书面通知甲方评估结果。

第六条现场勘察与评估

1.甲方应配合乙方进行现场勘察，提供必要的家具使用环境说明及维护记录。

2.乙方委派专业评估人员对旧办公家具进行实物勘验，出具《办公家具评估报告》，载明家具成色等级、置换价值等关键信息。

第七条置换方案协商

1.根据评估结果，乙方应向甲方提出具体的置换方案，包括：

（1）旧家具回收方式及运输安排；

（2）新家具型号、数量、配置清单及价格；

（3）置换差价结算方式；

（4）环保处理措施说明。

2.甲方应在收到方案后五日内予以书面确认或提出修改意见，双方应通过协商达成一致。

第三章权利义务

第八条甲方权利与义务

1.权利：

（1）有权要求乙方按照评估结果合理定价；

（2）有权选择符合实际需求的置换家具型号；

（3）有权监督乙方回收及处理旧家具的过程。

2.义务：

（1）保证提供的旧家具清单真实准确；

（2）配合乙方完成现场勘察及信息核实；

（3）按照约定支付相关费用；

（4）负责旧家具的清点及移交给乙方前的保管责任。

第九条乙方权利与义务

1.权利：

（1）有权按照评估标准确定旧家具价值；

（2）对不符合环保回收标准的家具有权拒绝接收；

（3）收取甲方支付的置换费用。

2.义务：

（1）提供专业的评估服务及合理的置换方案；

（2）按照约定时间和方式回收旧家具；

（3）保证提供的新家具符合合同约定标准；

（4）承担旧家具的环保处理责任，并提供处理证明。

第四章费用结算

第十条回收费用

1.乙方负责旧家具的回收运输，相关费用由双方根据家具数量、运输距离等因素协商确定。

2.对于特殊材质或易损家具，双方应在合同附件中列明特殊处理费用。

第十一条置换差价

1.置换差价采用以下方式结算：

（1）旧家具评估价值与置换家具购置成本之差；

（2）双方可约定固定差价比例或具体金额。

2.结算周期：乙方在新家具交付后十个工作日内完成差价结算。

第十二条税费承担

1.增值税：由乙方承担因本协议产生的增值税销项税额，甲方需向乙方提供合规的增值税专用发票。

2.其他税费：根据国家税收政策，由双方各自承担与其权利义务相关的税费。

第五章质量保证

第十三条新家具质量

1.乙方提供的新办公家具应满足国家《办公家具质量标准》GB/T相关要求，并保证：

（1）材质环保，符合《室内空气质量标准》GB/T18883；

（2）功能完好，无外观瑕疵；

（3）质保期限不少于十二个月。

2.甲方应在收到新家具后三日内进行验收，并在《验收确认书》上签字。

第十四条瑕疵处理

1.如发现新家具存在质量问题，甲方应在质保期内书面通知乙方，乙方应在七日内予以更换或维修。

2.因乙方原因导致的多次更换仍存在问题的，甲方有权要求减少相应差价或解除合同。

第六章环保处理

第十五条旧家具处置

1.乙方承诺对回收的旧家具进行环保拆解或再利用，不符合再利用条件的，交由有资质的环保企业进行无害化处理。

2.乙方应向甲方提供《旧家具处置证明》，载明处置方式及环保达标情况。

第十六条责任限制

1.因旧家具本身材质问题导致的环保处理困难，相关额外费用由甲方承担。

2.乙方应对处置过程承担环境责任，如因处置不当造成环境损害的，应依法承担赔偿责任。

第七章违约责任

第十七条甲方违约

1.未按约定支付费用的，每逾期一日，应按应付金额的千分之五支付违约金。

2.无正当理由拒绝验收合格新家具的，视为认可乙方交付，并承担由此产生的仓储费。

第十八条乙方违约

1.未按约定交付新家具的，每逾期一日，应按合同总价款的千分之五支付违约金。

2.提供的新家具存在严重质量问题的，甲方有权要求退货并要求乙方赔偿损失。

第十九条不可抗力

1.因地震、洪水等不可抗力导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任。

2.遭受不可抗力的一方应在事件发生后五日内通知对方，并提供相关证明文件。

第八章争议解决

第二十条协商解决

双方应首先通过友好协商解决本协议履行中产生的任何争议。

第二十一条仲裁或诉讼

协商不成的，任何一方均有权向乙方所在地人民法院提起诉讼。

第九章协议效力

第二十二条生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，但需满足以下条件：

1.相关置换家具已交付甲方使用；

2.置换差价已结清。

第二十三条解除条件

1.经双方协商一致，可书面解除本协议。

2.因一方严重违约导致协议目的无法实现的，守约方有权解除协议。

第十章其他

第二十四条通知送达

本协议项下的所有通知均应以书面形式送达至本协议首部列明的地址，邮戳或电子邮件发送视为有效送达。

第二十五条附件效力

本协议附件构成协议不可分割的一部分，与正文具有同等法律效力。

第二十六条文本份数

本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

（以下无正文）

一、大型企业办公搬迁场景下的应用

应用说明：此场景中，甲方通常为大型企业，其涉及的旧办公家具数量庞大、种类繁多，且搬迁与以旧换新需同步进行。此类场景下需特别关注家具的清点交接、搬迁过程中的损坏责任划分以及批量置换的效率问题。

注意事项及条款修正：

1.应增加"搬迁衔接条款"（可增设为第十二条），明确：

-乙方需派驻现场协调员配合甲方完成家具搬迁期间的临时保管与交接工作；

-搬迁过程中因乙方操作不当导致的家具损坏，应由乙方承担修复或重置责任（原第十七条需补充）；

-可约定分批回收计划，避免搬迁期间家具堆积影响企业正常运营。

二、政府机关公共设施更新场景下的应用

应用说明：此类场景中，甲方多为政府部门，其旧办公家具具有公共使用属性，且需符合政府采购相关规定。重点在于确保置换流程的合规性及家具的公共安全性。

注意事项及条款修正：

1.需增设"合规性保障条款"（可增设为第十三条），明确：

-乙方需提供符合《政府采购法实施条例》的资质证明；

-新家具需通过国家强制性产品认证（CCC认证），并提供环保检测报告；

-可约定"政府监督条款"，允许第三方机构对置换过程进行抽查。

三、金融机构档案室家具升级场景下的应用

应用说明：金融机构的档案柜等家具具有保密性及耐久性要求，且需满足档案管理规范。此类场景下需特别关注家具的保密性能及长期使用稳定性。

注意事项及条款修正：

1.应增加"档案专用家具条款"（可增设为第十四条），明确：

-新家具需符合《档案安全保护技术要求》（DA/T22）标准；

-原旧档案柜需进行彻底清点，重要档案柜门应单独移交甲方保管（原第八条2款需补充）；

-可约定"保密责任条款"，要求乙方对档案柜的拆解过程进行全程录像。

四、医院后勤系统改造场景下的应用

应用说明：医院办公家具需满足卫生、消毒等特殊要求，且涉及患者隐私保护。此类场景下需特别关注家具的消毒处理及医疗废物处置问题。

注意事项及条款修正：

1.应增加"医疗卫生行业特殊要求条款"（可增设为第十五条），明确：

-新家具需提供抗菌处理证明；

-旧家具需按照《医疗废物管理条例》进行分类处置，乙方需提供医疗废物处理许可证；

-可约定"消毒责任条款"，要求乙方在回收前对家具进行消毒处理。

五、高校实验室家具报废场景下的应用

应用说明：高校实验室家具通常具有专业性和精密性，且需符合实验室安全规范。此类场景下需特别关注家具的专业性及安全性能。

注意事项及条款修正：

1.应增加"实验室专用家具条款"（可增设为第十六条），明确：

-新家具需通过国家实验室认可委员会（CNAS）的检测报告；

-原旧实验设备中涉及精密仪器的部分，应单独列明并约定技术参数保持要求；

-可约定"安全责任条款"，要求乙方对实验室家具的拆解过程进行风险评估。

实际操作过程中可能遇到的问题及解决办法：

1.家具价值评估争议问题

-痛点：甲方认为评估值过低，乙方认为评估符合市场行情；

-解决办法：引入第三方评估机构进行复核，或约定评估基准日（通常为回收当日）的市场价作为参考。

2.旧家具回收不及时影响运营问题

-痛点：乙方因物流原因延迟回收，导致甲方正常办公秩序受扰；

-解决办法：在原第五条基础上增加"应急回收条款"，约定特殊情况下的加班费标准。

3.新家具交付与旧家具回收不同步问题

-痛点：甲方希望先收到新家具再交旧家具，但乙方需资金周转；

-解决办法：可约定分期交付方案，或增加"预付款条款"，按新家具交付比例分期支付差价。

4.环保处置证明缺失问题

-痛点：乙方未提供合规的环保处置证明，导致甲方环保合规风险；

-解决办法：在原第十五条基础上增加"环保责任保险条款"，要求乙方购买相关保险。

原始合同所需的详细附件清单：

附件一：拟置换旧办公家具清单

-具体包括：家具名称、品牌型号、数量、使用年限、使用部门、原购置价格等信息

附件二：家具评估报告

-具体包括：评估基准日、评估方法、成色等级、置换价值明细等

附件三：新办公家具配置清单

-具体包括：家具型号、数量、配置参数、环保检测报告等

附件四：回收运输方案

-具体包括：回收时间表、运输路线、包装要求、特殊家具处理措施等

附件五：搬迁期间临时保管协议（适用于大型企业搬迁场景）

-具体包括：保管责任范围、损坏赔偿标准、保管期限等

附件六：政府采购相关文件（适用于政府机关场景）

-具体包括：政府采购备案证明、预算批复文件等

附件七：档案专用家具技术参数（适用于金融机构场景）

-具体包括：防火等级、防潮性能、承重要求等

附件八：医疗卫生行业许可文件（适用于医院场景）

-具体包括：医疗机构执业许可证、消毒资质证明等

附件九：实验室家具检测报告（适用于高校场景）

-具体包括：CNAS认证号、安全性能检测数据等

附件十：环保处置证明（适用于所有场景）

-具体包括：环保部门出具的处置证明、危险废物转移联单等

附件十一：应急回收预案（适用于特殊情况）

-具体包括：加班费标准、物流延误赔偿机制等

多方为主导时的，附件条款及说明

第二十七条甲方为主导时的特殊条款

第二十七条第一款主导权行使条款

本条款适用于甲方在以旧换新活动中拥有较大决策权的情况，明确甲方对置换方案、回收时间、交付方式等事项的调整权限。

1.甲方在收到乙方初步方案后十个工作日内，如需调整置换家具型号或数量，应向乙方提供书面变更请求，并承担因此产生的额外评估费用。

2.对于甲方提出的特殊需求，如定制家具或特定环保标准，乙方应在五个工作日内出具可行性分析报告，双方协商确定费用及交付时间。

第二十七条第二款优先采购权条款

当甲方同时与多家供应商进行以旧换新合作时，本条款保障甲方在同等条件下优先选择本协议乙方的权利。

1.甲方应在招标文件中明确本协议乙方的优先地位，但不得限制其他供应商的公平竞争。

2.如乙方在价格、服务等方面具有显著优势，甲方应优先与其达成合作，但需书面通知其他竞标方。

第二十七条第三款数据保密增强条款

针对甲方可能涉及的商业敏感信息，增加更严格的保密义务。

1.乙方应对甲方提供的家具使用数据、采购记录等商业信息进行脱敏处理，未经甲方书面许可，不得向任何第三方披露。

2.本协议终止后，乙方仍需按照《网络安全法》规定，继续保存相关数据三年，并确保存储设施符合国家保密标准。

第二十七条第四款长期合作优惠条款

鼓励甲方与乙方建立长期合作关系，提供价格优惠及服务优先权。

1.对于连续合作两年以上的甲方，乙方应在本协议价格基础上给予5%的折扣，并在同等条件下优先满足其置换需求。

2.长期合作的甲方有权参与乙方的家具升级计划，优先获取新款环保家具的置换机会。

第二十八条乙方为主导时的特殊条款

第二十八条第一款方案主导权条款

本条款适用于乙方在专业能力上占据主导地位的情况，明确乙方对评估标准、置换方案等专业事项的制定权。

1.乙方的《办公家具评估报告》及《置换方案》构成合同附件，对双方具有法律约束力，但甲方有权在合理期限内提出书面异议。

2.如甲方异议成立，乙方应在十个工作日内调整方案，调整费用由乙方承担。

第二十八条第二款价格调整机制条款

针对市场价格波动风险，建立价格调整机制。

1.如签订合同时的家具市场价与执行时发生显著变化，双方可协商调整差价，但调整幅度不得超出当年度CPI涨幅的20%。

2.价格调整需书面确认，并作为合同补充协议执行。

第二十八条第三款库存优化服务条款

乙方为甲方提供库存家具优化建议，提升资产利用效率。

1.乙方应每年向甲方提供一次《办公家具库存评估报告》，包括淘汰建议、置换方案等。

2.如甲方采纳乙方建议并产生额外收益，双方可协商分配比例。

第二十八条第四款技术培训义务条款

乙方需向甲方提供家具管理及维护培训，提升甲方资产管理能力。

1.乙方应在本协议签订后一个月内，为甲方指定人员提供为期两天的专业培训，培训内容涵盖家具保养、环保处置等。

2.培训费用已包含在合同总价中，如甲方需增加培训时长，可另行协商。

第二十九条有第三方中介时的特殊条款

第二十九条第一款中介服务范围条款