生产型企业采购管理制度

PAGE生产型企业采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产所需物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责统筹公司的采购工作。采购部门根据工作需要，可设置采购计划、采购执行、供应商管理等岗位。（二）采购部门职责1.采购计划制定根据公司生产经营计划，结合库存状况，编制年度、季度、月度采购计划。跟踪采购计划的执行情况，及时调整和优化采购计划。2.采购执行按照采购计划，寻找、筛选、评估供应商，确定合格供应商名单。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。负责采购订单的下达、跟踪、协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。处理采购过程中的各种问题，如交货延迟、质量不符等，及时与供应商沟通协商解决方案。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作历史、评价等情况。定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商合作策略。开发新供应商，拓展采购渠道，优化供应商结构。4.采购成本控制分析市场行情，掌握物资价格动态，采取有效措施降低采购成本。参与采购项目的成本核算和预算编制，提供成本控制建议。5.采购信息管理收集、整理、分析采购相关信息，为采购决策提供依据。建立采购信息数据库，实现采购信息的共享和查询。（三）其他部门职责1.生产部门及时向采购部门提供生产需求信息，包括物资规格、数量、交货时间等。参与采购物资的验收工作，对物资的质量和适用性提出意见。2.质量部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购物资的验收工作，对物资质量进行检验和判定。对采购物资质量问题进行跟踪和处理，提出改进建议。3.财务部门审核采购合同的付款条款，确保付款安排符合公司财务规定。负责采购资金的支付和核算，对采购成本进行分析和监控。参与采购项目的预算编制和成本控制工作。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实申请的必要性和合理性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司管理层审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面的审核。3.邀请符合条件的供应商参与投标或报价，采购部门组织相关人员对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。（五）采购跟踪与协调1.采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资生产进度、运输情况等。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，必要时采取相应的措施，如催促交货、要求换货、扣款等。3.协调公司内部各部门之间的工作，确保采购物资按时、按质、按量供应，满足生产经营需求。（六）验收与付款1.采购物资到货后，采购部门通知质量部门、生产部门等相关人员进行验收。2.验收人员按照质量标准和验收规范对采购物资进行检验，填写验收报告。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。3.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，办理采购资金的支付手续。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、物资供应短缺等可能导致采购成本增加或无法按时采购到所需物资。2.质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能影响公司生产产品质量，导致客户投诉、损失等。3.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等可能导致采购合同无法履行，影响公司生产经营。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，可能导致公司面临法律诉讼、罚款等风险。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作合同，锁定采购价格，降低价格波动风险。拓展采购渠道，寻找多个供应商，避免过度依赖单一供应商，降低供应短缺风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商进行质量审核。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加大对质量不合格物资的处理力度。加强采购物资的检验和验收工作，严格按照质量标准进行检验，确保不合格物资不进入公司。3.供应商风险应对对供应商进行全面评估和筛选，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。定期对供应商进行跟踪和评估，及时发现供应商存在的问题，采取相应的措施进行处理。4.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，避免合同存在法律漏洞。建立采购档案管理制度，妥善保存采购活动相关文件和资料，以备查阅。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：采购物资的实际采购价格与预算价格的差异率。2.采购质量：采购物资的验收合格率。3.采购交货期：采购物资实际交货时间与合同约定交货时间的符合率。4.供应商满意度：供应商对公司采购工作的满意度评价。（二）评估方法1.定期收集采购成本、采购质量、采购交货期等数据，进行统计分析。2.通过问卷调查、面谈等方式收集供应商满意度数据。3.根据评估指标和收集的数据，计算采购绩效评估得分。（三）评估周期采购绩效评估每季度进行一次。（四）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门及相关人