生产经营类物资供应制度

PAGE生产经营类物资供应制度一、总则（一）目的为了加强公司生产经营类物资供应管理，规范物资采购、供应流程，确保物资及时、准确、保质保量供应，满足公司生产经营需求，降低成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产经营活动所需各类物资的供应管理，包括原材料、辅助材料、设备配件、办公用品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资供应活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购、供应行为合法合规。2.经济性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低物资采购成本和供应成本。3.及时性原则：根据公司生产经营计划，及时组织物资供应，确保生产经营活动不受影响。4.质量保证原则：严格把控物资质量，确保所采购、供应的物资符合公司生产经营要求和相关标准。5.责任明确原则：明确物资供应各环节的责任主体，确保各项工作有序开展，责任落实到人。二、物资需求计划管理（一）需求计划的提出1.各生产部门应根据生产经营计划、设备运行状况、库存情况等，提前制定物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.维修部门根据设备维修计划和实际维修需求，提出设备配件等物资的需求计划。3.其他部门根据工作需要，提出办公用品、劳保用品等物资的需求计划。（二）需求计划的审核与汇总1.物资需求计划提交后，由所在部门负责人进行初步审核，确保需求计划的合理性和准确性。审核内容包括需求数量是否合理、需求时间是否符合生产经营计划等。2.各部门将审核后的需求计划提交至物资供应部门。物资供应部门对各部门的需求计划进行汇总，并进行综合平衡。对于重复或不合理的需求，物资供应部门应与相关部门沟通协调，进行调整。（三）需求计划的调整1.在物资采购、供应过程中，如因生产经营计划变更、设备故障等原因导致物资需求计划发生变化，相关部门应及时向物资供应部门提出需求计划调整申请。2.物资供应部门收到需求计划调整申请后，应进行审核，并根据实际情况调整采购计划和供应安排。同时，通知相关部门做好相应准备工作。三、供应商管理（一）供应商的选择1.物资供应部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.根据物资需求计划和采购标准，从供应商信息库中筛选潜在供应商。对于重要物资或新采购物资，可通过招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商。3.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面的情况。考察结束后，填写供应商考察报告，作为选择供应商的参考依据。4.根据考察结果和综合评估，确定合格供应商名单，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。合作协议应包括物资供应的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（二）供应商的评价与考核1.物资供应部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式可包括定期走访、问卷调查、数据分析等。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可终止合作关系。3.建立供应商评价档案，记录供应商的评价和考核情况，为后续的供应商管理提供参考。（三）供应商的动态管理1.随着公司生产经营的发展和市场环境的变化，物资供应部门应及时调整供应商信息库，引入新的优质供应商，淘汰不合格供应商。2.关注供应商的经营状况和市场动态，及时与供应商沟通协调，确保物资供应的稳定性和连续性。对于可能影响物资供应的重大事项，如供应商停产、破产等，应提前制定应对措施。四、物资采购管理（一）采购计划的制定1.物资供应部门根据审核后的物资需求计划，结合库存情况、市场供应情况等，制定物资采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.对于紧急采购需求，物资供应部门应在确保物资质量和满足生产经营需求的前提下，简化采购流程，及时组织采购。（二）采购方式的选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的物资采购项目，应采用招标采购方式。通过公开招标、邀请招标等形式，吸引众多供应商参与投标，从中选择最优供应商。2.询价采购：对于规格标准统一、市场供应充足、价格相对透明的物资采购项目，可采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和条件，选择合适的供应商进行采购。3.竞争性谈判采购：对于技术复杂、有特殊要求或时间紧迫的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。与少数具备相应资质和能力的供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物资，或因不可预见的紧急情况需要从原供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式。但应严格履行审批手续，确保采购行为的合法性和合理性。（三）采购合同的签订1.采购计划确定后，物资供应部门应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，物资供应部门应将合同文本提交公司法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核通过后，方可签订合同。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、质量检验部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购过程的监督与控制1.物资供应部门应建立采购过程监督机制，对采购活动进行全程跟踪和监督。确保采购行为符合公司采购制度和相关法律法规要求，防止出现违规采购行为。2.在采购过程中，如发现供应商存在提供虚假信息、以次充好、擅自变更合同条款等问题，物资供应部门应及时采取措施，如暂停采购、要求供应商整改、追究违约责任等。3.定期对采购工作进行总结和分析，评估采购绩效，查找存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断提高采购管理水平。五、物资验收管理（一）验收标准的确定1.物资供应部门应根据采购合同要求、相关行业标准和公司内部质量控制要求，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的外观、规格型号、数量、质量指标等方面的要求。2.对于特殊物资或有特殊要求的物资，可在验收标准中明确具体的验收方法和检测手段。（二）验收流程1.物资到货前，物资供应部门应通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量检验部门按照验收标准对物资进行检验。检验内容包括物资的外观、规格型号、数量、质量指标等方面。对于需要进行理化性能检测的物资，应送专业检测机构进行检测。3.质量检验部门在检验过程中，如发现物资存在质量问题或不符合验收标准，应及时填写检验报告，并通知物资供应部门和供应商。物资供应部门负责与供应商沟通协调，要求其采取相应的处理措施，如换货、退货、补货等。4.使用部门对物资的适用性进行验收。如发现物资在使用过程中存在问题，应及时反馈给物资供应部门和质量检验部门。（三）验收结果的处理1.经检验和验收合格的物资，质量检验部门出具验收合格报告。物资供应部门根据验收合格报告办理入库手续，并通知财务部门进行账务处理。2.对于验收不合格的物资，质量检验部门出具验收不合格报告。物资供应部门应及时与供应商协商处理，要求其承担相应的责任。如因供应商原因导致物资不合格，给公司造成损失的，公司有权要求供应商赔偿。3.验收结果应及时记录在案，作为供应商评价和考核的依据之一。同时，对验收过程中发现的问题进行分析总结，采取措施加以改进，防止类似问题再次发生。六、物资库存管理（一）库存管理制度1.物资供应部门应建立健全物资库存管理制度，明确库存管理的职责分工、库存分类、库存盘点、库存预警等方面的要求。2.根据物资的特性和用途，对库存物资进行分类管理。如分为原材料、辅助材料、设备配件、办公用品等类别，并分别制定相应的管理措施。（二）库存盘点1.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。2.盘点前，物资供应部门应制定盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等内容。盘点人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、存放地点等信息，并做好记录。3.盘点结束后，编制盘点报告，对盘点结果进行分析总结。如发现账实不符，应及时查明原因，进行账务调整，并采取相应的措施加以处理。（三）库存预警1.设定库存物资的安全库存、最高库存和最低库存标准。安全库存是为了应对突发情况而设定的最低库存数量；最高库存是为了防止库存积压而设定的上限；最低库存是为了保证生产经营活动正常进行而设定的下限。2.物资供应部门应实时监控库存物资的数量变化情况，当库存数量接近或达到预警标准时，及时发出预警信息。对于低于最低库存的物资，应及时组织采购；对于高于最高库存的物资，应采取措施减少库存，如暂停采购、促销等。（四）库存物资的保管与维护1.根据物资的特性和保管要求，合理安排库存物资的存放地点，确保物资存放安全、整齐、有序。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行特殊保管。2.定期对库存物资进行检查和维护，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。如发现物资存在问题，应及时采取措施进行处理，如维修、更换、报废等。3.做好库存物资的防潮、防火、防盗、防虫等工作，确保库存物资的质量安全。七、物资发放管理（一）发放原则1.物资发放应遵循“先进先出、急用先供”的原则，确保物资的合理使用和及时供应。2.严格按照审批后的物资需求计划进行发放，不得擅自扩大发放范围或提高发放标准。（二）发放流程1.使用部门根据工作需要，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.物资领用申请表提交至物资供应部门，物资供应部门根据库存情况进行审核。如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知使用部门，并说明情况。3.物资供应部门根据审核后的物资领用申请表，办理物资发放手续。发放人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放物资与申请表一致。发放完毕后，在申请表上签字确认，并更新库存台账。4.对于贵重物资或限量发放的物资，应实行专人专管制度，严格控制发放数量和使用情况。（三）发放记录与跟踪1.物资供应部门应建立物资发放记录台账，详细记录物资的发放日期、领用部门、领用人员、物资名称、规格型号、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询和核对。2.定期对物资发放情况进行统计分析，了解物资的使用动态和需求趋势。如发现异常情况，应及时与相关部门沟通协调，采取措施加以解决。八、废旧物资管理（一）废旧物资的界定明确废旧物资的范围，包括生产过程中产生的边角料、废料、报废设备及零部件、过期或损坏的办公用品等。（二）废旧物资的回收与存放1.各部门应及时将本部门产生的废旧物资清理收集，并移交至物资供应部门指定的存放地点。2.物资供应部门对回收的废旧物资进行分类整理和存放，建立废旧物资台账，记录废旧物资的名称、规格型号、数量、来源等信息。（三）废旧物资的处理1.根据废旧物资的性质和