生产班组管理建档制度

PAGE生产班组管理建档制度一、总则（一）目的为加强公司生产班组管理，规范班组档案建设，确保生产活动的有序开展，提高生产效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产班组的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映生产班组的实际工作情况。2.完整性原则：涵盖生产班组各项工作的相关资料，确保档案的全面性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案信息严格保密，防止泄露。二、建档责任分工（一）班组负责人职责1.负责组织本班组档案资料的收集、整理和初步审核工作。2.确保档案资料的真实性和完整性，并及时提交给档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度和流程，指导各生产班组开展建档工作。2.对各班组提交的档案资料进行统一审核、分类、编号和归档。3.负责档案的保管、查阅、借阅和销毁等工作。（三）其他部门职责各相关部门应配合档案管理部门和生产班组，提供与生产班组管理相关的资料和信息。三、档案内容分类（一）生产计划与任务类1.年度、月度生产计划文件，明确生产任务、产量、质量要求等。2.生产任务分配单，记录具体的生产任务分配给各个班组的情况。（二）人员管理类1.班组人员名单，包括员工基本信息、岗位安排等。2.员工考勤记录，如出勤、请假、旷工等情况。3.员工培训记录，包括培训内容、时间、考核结果等。（三）设备管理类1.班组设备台账，记录设备名称、型号、数量、购置时间等。2.设备维护保养记录，包括定期保养、维修记录等。3.设备故障记录，详细记录故障发生时间、现象、处理情况等。（四）质量管理类1.质量检验标准文件，明确产品质量要求和检验方法。2.质量检验记录，包括原材料检验、半成品检验、成品检验等结果。3.质量问题处理记录，对出现的质量问题进行分析、处理和跟踪。（五）安全管理类1.安全操作规程文件，规定各岗位的安全操作要求。2.安全检查记录，包括日常检查、定期检查等情况。3.安全事故记录，详细记录事故发生时间、地点、原因、损失及处理情况。（六）成本管理类1.班组成本核算记录，包括原材料消耗、人工成本、设备折旧等。2.成本控制措施及执行情况记录。（七）现场管理类1.生产现场布局图，展示设备、物料、通道等的布置情况。2.现场环境卫生检查记录。3.5S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养）执行情况记录。四、档案整理与归档（一）整理要求1.各班组应将收集到的档案资料按照分类标准进行分类，确保资料的准确性和一致性。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.去除资料中的无关信息，保持资料的简洁明了。（二）归档流程1.班组负责人将整理好的档案资料提交给档案管理部门。2.档案管理部门对提交的资料进行审核，如发现问题及时反馈给班组负责人进行补充或修正。3.审核通过后，档案管理部门按照分类和编号顺序进行归档，建立档案目录索引。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，防止数据丢失。（二）保管期限1.生产计划与任务类档案保管期限为[X]年。2.人员管理类档案中，员工基本信息和考勤记录保管期限为员工离职后[X]年，培训记录长期保管。3.设备管理类档案中，设备台账长期保管，维护保养和故障记录保管期限为设备报废后[X]年。4.质量管理类档案中，质量检验标准文件长期保管，检验记录和质量问题处理记录保管期限为产品交付后[X]年。5.安全管理类档案中，安全操作规程文件长期保管，检查记录和事故记录保管期限为事故处理完毕后[X]年。6.成本管理类档案保管期限为[X]年。7.现场管理类档案中，生产现场布局图长期保管，环境卫生检查和5S管理记录保管期限为[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的完整性和准确性。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间等。2.经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅档案。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后应及时归还档案管理部门。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复或找回的。3.经公司相关部门批准，需要销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等。2.经公司分管领导审批后，组织相关人员进行销