生产车间档案制度

PAGE生产车间档案制度一、总则（一）目的为加强生产车间档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于生产车间各项工作的开展和查询利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产车间的所有档案管理工作，包括但不限于生产计划、工艺文件、设备档案、质量记录、人员档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：生产车间档案由车间指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映生产车间的实际工作情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理生产车间在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。5.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.工艺文件类：工艺流程图、操作规程、作业指导书等。3.设备档案类：设备台账、设备维护记录、设备维修档案等。4.质量记录类：产品检验报告、质量统计报表、不合格品处理记录等。5.人员档案类：员工基本信息、培训记录、考勤记录、绩效考核记录等。6.安全管理类：安全操作规程、安全检查记录、事故报告与处理记录等。7.其他类：如车间会议记录、通知、通报等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号结构为：车间代码档案类别代码年份流水号。3.车间代码：根据公司内部规定，用两位字母表示生产车间名称的缩写。4.档案类别代码：用两位字母表示上述各类档案的类别缩写，如“SC”表示生产计划类，“GY”表示工艺文件类等。5.年份：用四位数字表示档案形成的年份。6.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示。例如：“CJSC20230001”表示冲压车间2023年形成的第一份生产计划类档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应按照档案管理职责，及时将工作中形成的各类档案收集齐全，定期移交车间档案管理人员。2.档案收集应确保内容完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（二）整理要求1.档案管理人员收到档案后，应及时进行整理。按照档案分类和编号规则，对档案进行分类、排序、编目等工作。2.对每份档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.去除档案中的金属物，破损或褪色的档案应进行修复或复制。4.对电子文件应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。四、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，按照档案类别分别装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。2.归档后的档案应排列整齐，便于查找和利用。3.对于重要的档案，应进行备份存储，备份介质应妥善保管。（二）保管要求1.档案保管应具备适宜的环境条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家相关标准要求。避免档案受到阳光直射、潮湿、虫害等影响。2.档案柜应坚固耐用，有防火、防盗、防虫蛀、防潮、防鼠等设施。3.定期对档案进行检查和清点工作，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。4.档案管理人员应严格遵守档案借阅制度，未经批准不得擅自将档案带出档案室。五、档案借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可借阅与本人工作相关的档案。2.外单位因业务往来等特殊情况需要查阅档案的，须经公司相关领导批准，并办理借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.经车间负责人或相关领导审批同意后，借阅人持申请表到档案管理人员处办理借阅手续。3.档案管理人员根据申请表，为借阅人提供相应的档案，并做好借阅登记工作，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行。2.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理人员说明情况并办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还。3.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（五）档案利用1.鼓励员工充分利用档案资源，为生产车间的各项工作提供参考和依据。2.档案管理人员应积极配合员工查阅档案，提供必要的帮助和指导。3.对于利用档案取得的成果或经验，应及时进行总结和推广，提高生产车间的工作效率和管理水平。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由车间负责人、档案管理人员及相关业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案所记录的信息是否仍具有参考价值，是否已过时效。4.档案的保密性：审查档案是否涉及公司机密，是否需要继续保密。（四）鉴定结果处理1.经鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经车间负责人审核、公司相关领导批准后，予以销毁。2.对仍有一定保存价值，但已过保管期限的档案，可进行暂存处理，待后续需要时再进行鉴定。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应进行登记造册，注明档案名称、编号、数量等信息。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。（五）销毁记录档案销毁后，应将销毁记录（包括销毁申请表、销毁清单等）整理归档，保存期限为[X]年。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现生产车间档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、利用和共享。（二）信息化管理系统1.建立档案信息化管理系统，将各类档案信息录入系统，实现档案的电子化存储和管理。2.系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理的各项工作需求。3.对档案信息化管理系统应进行定期维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保两者内容一致。电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，便于查找和管理。2.对电子档案应进行加密存储，设置不同的访问权限，防止电子档案信息泄露。3.定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，确保数据的安全性。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责生产车间档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等日常管理工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。4.积极为公司内部员工提供档案查询和利用服务，协助解决档案利用过程中遇到的问题。5.参与档案信息化管理工作，负责电子档案的录入、维护和管理。（二）档案管理人员业务要求1.具备档案管理专业知识和技能，