落实生产档案记录制度

PAGE落实生产档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产档案记录工作，确保生产过程可追溯、产品质量可控、生产管理有序，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产活动相关的档案记录管理，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、设备维护、人员操作等环节。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案记录应如实反映生产活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各类信息，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：各项记录应在规定时间内及时填写，不得拖延。5.规范性原则：遵循统一的格式、标准和要求进行记录。二、生产档案记录的内容与要求（一）原材料采购档案1.供应商信息：记录供应商名称、地址、联系方式、资质证明等。2.采购订单：包括订单编号、采购日期、产品规格、数量、价格等。3.原材料检验报告：详细记录原材料的检验项目、结果、检验日期、检验人员等。4.要求：供应商信息应定期更新核实；采购订单应妥善保存，便于查询和追溯；检验报告应真实准确，不合格原材料的处理记录要完整。（二）生产过程记录1.生产计划：明确生产任务、产品规格、生产数量、生产时间安排等。2.设备运行记录：记录设备启动时间、运行参数、停机时间、故障情况及维修记录等。3.人员操作记录：包括操作人员姓名、操作时间、操作内容、工艺参数执行情况等。4.生产批次记录：对每一批次产品的生产过程进行详细记录，如原材料投入量、生产进度、关键工序控制等。5.要求：生产计划应提前制定并严格执行；设备运行记录要及时准确，以便及时发现设备问题；人员操作记录应规范填写，确保操作符合工艺要求；生产批次记录应清晰完整，便于追溯产品质量问题源头。（三）质量检验记录1.首件检验记录：记录首件产品的检验项目、结果、检验人员及时间等。2.巡检记录：包括巡检时间、巡检人员、发现的质量问题及处理情况等。3.成品检验记录：详细记录成品的各项检验指标、结果、检验日期、检验人员等。4.不合格品记录：对不合格品的发现、标识、隔离、评审、处置等过程进行记录。5.要求：首件检验合格后方可批量生产；巡检应按规定频次进行，及时发现质量隐患；成品检验应严格执行标准，确保产品质量符合要求；不合格品记录应完整，处置过程要有相应审批。（四）设备维护档案1.设备台账：记录设备名称、型号、编号、购置日期、使用部门等基本信息。2.维护计划：包括年度、月度维护计划，明确维护内容、时间安排、责任人等。3.维护记录：每次设备维护的实际情况，如维护项目、更换零部件、维护时间、维护人员等。4.故障维修记录：详细记录设备故障发生时间、现象、原因分析、维修过程及结果等。5.要求：设备台账应定期更新；维护计划应合理制定并严格执行；维护记录和故障维修记录要详细准确，为设备管理提供依据。（五）安全生产记录1.安全检查记录：包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的安全隐患及整改情况等。2.安全教育培训记录：记录培训时间、培训内容、培训人员、参加人员等。3.事故记录：对生产过程中发生的安全事故，记录事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。4.要求：安全检查应常态化，及时消除安全隐患；安全教育培训应确保员工具备必要的安全知识和技能；事故记录应真实全面，以便总结经验教训，采取防范措施。三、生产档案记录的填写与保管（一）填写要求1.字迹清晰：记录内容应使用钢笔、中性笔等不易褪色的书写工具，确保字迹清晰可辨。2.内容完整：按照规定的格式和要求，填写各项信息，不得有空缺。3.数据准确：记录的数据应真实准确，不得随意涂改。如需修改，应采用规范的修改方式，如划改并签字注明日期。4.签字确认：各项记录应由相关责任人签字确认，以明确责任。（二）保管要求1.分类存放：生产档案记录应按照类别进行分类，如原材料采购档案、生产过程记录、质量检验记录等，分别存放于不同的档案柜或文件夹中。2.专人负责：指定专人负责生产档案记录的保管工作，确保档案的安全和完整。3.存放环境：档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，防止档案损坏。4.保管期限：根据相关法律法规和行业标准，确定各类生产档案记录的保管期限。一般情况下，原材料采购档案、生产过程记录、设备维护档案等应保管[X]年，质量检验记录、安全生产记录等应保管[X]年。到期后，经审批方可销毁。5.电子档案管理：对于电子形式的生产档案记录，应进行备份存储，并采用加密、防病毒等措施，确保数据安全。同时，建立电子档案索引，便于查询和管理。四、生产档案记录的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅生产档案记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供生产档案记录查阅的，应经公司主管领导审批，并签订保密协议，明确查阅范围、查阅期限、保密责任等事项。（二）使用规定1.仅限工作用途：查阅和使用生产档案记录应仅限于与工作相关的目的，不得用于其他非工作用途。2.不得泄露：查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案记录中的任何信息，不得擅自复制、传播档案内容。3.归还要求：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案记录归还档案保管部门，并办理归还手续。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。五、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司定期组织对生产档案记录制度的执行情况进行检查，检查内容包括档案记录的填写、保管、查阅等方面。2.不定期抽查：档案保管部门应不定期对生产档案记录进行抽查，确保记录的真实性、完整性和规范性。3.问题整改：对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.考核指标：将生产档案记录制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核指标体系，考核指标包括档案记录的准确性、完整性、及时性、规范性等。2.考核方式：采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对部门和个人的生产档案记录工作进行评价。3.奖惩措施：对于生产档案记录工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反制度规