行政单位办公用房装修管理指南与审批规范管理制度

行政单位办公用房装修管理指南与审批规范管理制度总则为加强行政单位办公用房装修管理，规范审批流程，提高资金使用效益，确保装修工程质量，保障办公环境安全、舒适和美观，根据国家相关法律法规和政策要求，结合本行政单位实际情况，制定本管理制度。本制度适用于本行政单位所有办公用房的装修活动，包括新建办公用房的初次装修、既有办公用房的改造装修和局部修缮等。办公用房装修应当遵循安全适用、简朴节约、绿色环保、规范有序的原则，严格控制装修标准，不得超面积、超标准装修，不得随意改变办公用房的主体结构和使用功能。装修管理职责分工单位负责人职责单位负责人对办公用房装修工作负总责，全面领导和统筹协调装修工作，审批重大装修项目方案和预算，监督装修工作的实施，确保装修工程符合国家法规、政策和单位的实际需求。资产管理部门职责负责制定办公用房装修规划和年度计划，审核装修项目的必要性和可行性；组织对装修项目进行资产清查和评估，确保资产安全和合理利用；参与装修项目的招投标、合同签订等工作，监督装修工程的实施进度和质量；负责装修后办公用房的资产登记和管理工作。财务部门职责负责编制和审核装修项目预算，合理安排资金；监督装修项目资金的使用情况，确保资金使用合规、安全；参与装修项目的结算和审计工作，对装修项目的成本进行控制和分析。后勤管理部门职责负责装修项目的具体实施，包括组织施工队伍的招标、施工过程的管理和协调、工程质量的监督和检查等；负责装修现场的安全管理和环境保护工作，及时处理施工过程中出现的问题和纠纷；负责装修项目的竣工验收和交付使用工作。使用部门职责提出本部门办公用房装修需求和意见，协助资产管理部门和后勤管理部门进行装修方案的制定和实施；参与装修项目的验收工作，对装修工程的使用功能和质量提出意见和建议；负责本部门办公用房装修后的日常使用和维护管理工作。装修项目的提出与规划需求调研与评估各使用部门根据工作需要和办公用房的实际状况，每年年底前向资产管理部门提出下一年度办公用房装修需求申请。申请内容应包括装修的原因、范围、面积、装修标准和预计费用等。资产管理部门组织相关人员对各使用部门提出的装修需求进行实地调查和评估，结合办公用房的整体情况和单位的发展规划，确定装修项目的必要性和可行性。对于因办公需求变化、安全隐患等原因确需装修的项目，予以列入装修规划；对于可通过维修、调整等方式解决的问题，不列入装修规划。年度装修计划编制资产管理部门根据需求调研和评估结果，编制年度办公用房装修计划。年度装修计划应包括装修项目名称、地点、面积、装修内容、预算金额、实施时间等内容。年度装修计划应与单位的年度预算相衔接，确保资金落实。年度装修计划经单位领导班子会议审议通过后，报上级主管部门审批。经上级主管部门批准的年度装修计划作为本年度办公用房装修工作的依据，原则上不得随意变更。确因特殊情况需要调整的，应按照规定的程序重新进行审批。装修项目审批流程项目申请与受理使用部门根据年度装修计划，向后勤管理部门提交装修项目申请。申请材料应包括装修项目申请表、装修方案（包括装修设计图纸、装修内容说明、装修标准等）、预算报告（包括装修工程费用、设备采购费用、监理费用等）等。后勤管理部门对使用部门提交的申请材料进行初审，对申请材料不齐全或不符合要求的，通知使用部门补充完善；对申请材料齐全、符合要求的，予以受理，并出具受理通知书。方案审核后勤管理部门组织相关专家和部门对装修项目方案进行审核。审核内容主要包括装修方案的合理性、可行性、安全性、环保性以及是否符合单位的整体规划和装修标准等。审核过程中，如发现装修方案存在问题或不合理之处，专家和部门应提出修改意见和建议，后勤管理部门应及时通知使用部门对方案进行修改完善。使用部门应按照审核意见对方案进行修改，并重新提交审核，直至方案通过审核。预算评审财务部门组织对装修项目预算进行评审。预算评审主要对装修项目的各项费用进行审核，包括工程量的计算是否准确、材料价格是否合理、费用项目是否合规等。财务部门根据评审结果，出具预算评审报告。如预算评审结果与使用部门提交的预算报告存在较大差异，财务部门应与使用部门进行沟通和协商，对预算进行调整。经调整后的预算应经使用部门和财务部门签字确认。领导审批装修项目方案和预算经审核通过后，后勤管理部门将相关材料报单位领导审批。单位领导根据审核结果和单位的实际情况，对装修项目进行审批。对于重大装修项目，应提交单位领导班子会议集体研究决定。经单位领导审批同意的装修项目，由后勤管理部门按照规定的程序组织实施；未获批准的装修项目，后勤管理部门应及时通知使用部门，并说明原因。装修工程实施管理招标管理对于达到规定金额标准的装修工程，应按照国家有关招投标法律法规的规定，进行公开招标或邀请招标。后勤管理部门负责组织装修工程的招投标工作，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。在招投标过程中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，确保招投标活动的公平、公正、公开。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标单位。合同签订确定中标单位后，后勤管理部门应与中标单位签订装修工程施工合同。施工合同应明确双方的权利和义务，包括工程范围、工程质量标准、工程工期、工程价款及支付方式、工程验收、违约责任等条款。合同签订前，应经单位法律顾问或相关法律专业人员进行审核，确保合同条款合法、合规、公平、合理。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。施工管理后勤管理部门应指定专人负责装修工程的现场管理，监督施工单位按照施工图纸和施工规范进行施工，确保工程质量和施工安全。施工过程中，应定期召开工程进度协调会，及时解决施工中出现的问题。施工单位应按照合同约定的工期和质量标准进行施工，严格遵守施工现场的安全管理规定，做好施工现场的环境保护工作。如施工过程中需要变更施工方案或增加工程费用，应按照规定的程序进行审批。质量监督后勤管理部门应委托具有相应资质的工程监理单位对装修工程进行全过程监理。监理单位应按照监理合同的约定，对工程质量、进度、投资进行控制，对施工安全进行监督。监理单位应定期向后勤管理部门提交监理报告，反映工程进展情况和存在的问题。对于工程质量问题，监理单位应及时要求施工单位进行整改，直至符合质量标准。装修工程验收与结算竣工验收装修工程完工后，施工单位应在自查合格的基础上，向后勤管理部门提交竣工验收申请。后勤管理部门组织使用部门、监理单位、施工单位等相关人员进行竣工验收。竣工验收应按照国家有关工程验收标准和规范进行，对装修工程的质量、使用功能、环保指标等进行全面检查。验收合格的，各方应签署竣工验收报告；验收不合格的，施工单位应按照验收意见进行整改，直至验收合格。结算审计装修工程竣工验收合格后，施工单位应按照合同约定编制工程结算报告，报后勤管理部门审核。后勤管理部门初审后，将工程结算报告报财务部门进行审计。财务部门应委托具有相应资质的审计机构对工程结算进行审计。审计机构应按照国家有关审计法规和审计标准进行审计，出具审计报告。审计结果作为工程价款结算的依据。交付使用装修工程结算完成后，后勤管理部门将装修后的办公用房交付使用部门。使用部门应做好办公用房的接收和使用管理工作，对装修工程的质量和使用功能进行跟踪反馈。装修档案管理后勤管理部门应建立装修项目档案，对装修项目的申请、审批、规划、施工、验收、结算等全过程的文件资料进行收集、整理、归档。装修项目档案应包括申请报告、审批文件、装修方案、设计图纸、招投标文件、施工合同、监理报告、验收报告、结算审计报告等。装修项目档案应按照档案管理的有关规定进行保管，确保档案的完整、安全和可查阅性。档案保管期限按照国家有关档案管理规定执行。监督检查与责任追究监督检查单位内部审计部门应定期对办公用房装修工作进行审计监督，检查装修项目的审批程序是否合规、资金使用是否合理、工程质量是否达标等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。上级主管部门应定期对本单位办公用房装修工作进行检查和指导，对违反规定的行为进行纠正和处理。责任追究对于违反本制度规定，有下列行为之一的，将依法依规追究相关部门和人员的责任：1.未经批准擅自进行装修的；2.超面积、超标准装修的；3.不按照规定程序进行招投标、合同签订的；4.施工过程中