生产现场文件管理制度

PAGE生产现场文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产现场文件的管理，确保文件的准确性、完整性和可追溯性，规范生产现场文件的编制、审批、发放、使用、保管、变更及废止等流程，提高生产效率，保证产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产现场涉及的各类文件，包括但不限于工艺文件、操作规程、质量标准、检验规范、设备维护手册、安全操作规程、生产记录等。（三）职责分工1.生产管理部门负责生产现场文件的归口管理，制定和完善文件管理制度，并监督执行。组织相关部门编制、修订和审核生产现场文件，确保文件符合生产实际和相关标准要求。负责文件的发放、回收、归档和保管，建立文件管理台账，定期对文件进行清查和盘点。对生产现场文件的使用情况进行监督检查，及时发现和纠正文件使用过程中的不规范行为。2.文件编制部门按照职责分工，负责本部门相关生产现场文件的编制、修订和审核工作，确保文件内容准确、完整、清晰、可操作。对编制的文件进行定期回顾和更新，根据生产工艺改进、设备更新、质量反馈等情况及时修订文件，确保文件的有效性。配合生产管理部门做好文件的发放、回收、归档和保管等工作，提供文件编制和修订过程中的相关资料。3.文件使用部门负责本部门生产现场文件的领取、使用和保管，确保文件妥善存放，便于查阅和使用。组织本部门员工学习和培训相关文件，确保员工熟悉文件内容和要求，严格按照文件规定进行操作。对文件使用过程中发现的问题及时反馈给生产管理部门或文件编制部门，提出修订建议。4.质量控制部门负责审核生产现场文件中与质量相关的内容，确保文件符合质量管理体系要求和产品质量标准。参与文件的评审和修订工作，对文件中涉及质量控制的条款提出专业意见和建议。在产品检验和质量审核过程中，检查文件的执行情况，对违反文件规定的行为进行纠正和处理。5.设备管理部门负责审核生产现场文件中与设备操作、维护相关的内容，确保文件符合设备管理要求和操作规程。参与设备操作规程、维护手册等文件的编制和修订工作，提供设备技术资料和操作维护经验。在设备巡检和维护过程中，检查文件的执行情况，对设备操作和维护过程中的违规行为进行纠正和处理。6.安全管理部门负责审核生产现场文件中与安全相关的内容，确保文件符合安全生产法规和标准要求。参与安全操作规程等文件的编制和修订工作，提供安全管理专业知识和技术支持。在安全检查和隐患排查过程中，检查文件的执行情况，对违反安全规定的行为进行纠正和处理。二、文件的编制与审批（一）编制要求1.文件编制应遵循相关法律法规、行业标准和公司内部规定，确保文件内容合法合规。2.文件内容应准确、完整、清晰、可操作，能够指导生产现场的实际工作。3.文件编制应结合公司生产工艺、设备特点、人员素质等实际情况进行，充分考虑可操作性和实用性。4.文件编制应使用规范的语言文字，术语、符号、计量单位等应符合国家相关标准和行业习惯。（二）编制流程1.提出需求：各部门根据生产、质量、设备、安全等管理需要，提出文件编制需求，并填写《文件编制申请表》，详细说明文件名称、编制目的、适用范围、主要内容等。2.编制初稿：文件编制部门根据《文件编制申请表》的要求，组织相关人员进行文件编制，形成初稿。3.部门审核：文件编制部门完成初稿后，由本部门负责人组织内部审核，审核内容包括文件的准确性、完整性、可操作性等，审核通过后在《文件编制申请表》上签署意见。4.相关部门会签：涉及多个部门的文件，需组织相关部门进行会签。会签部门应认真审核文件中与本部门相关的内容，提出意见和建议。文件编制部门根据会签意见对文件进行修改完善。5.质量审核：质量控制部门对文件中与质量相关的内容进行审核，确保文件符合质量管理体系要求和产品质量标准。审核通过后在《文件编制申请表》上签署意见。6.设备审核：设备管理部门对文件中与设备操作、维护相关的内容进行审核，确保文件符合设备管理要求和操作规程。审核通过后在《文件编制申请表》上签署意见。7.安全审核：安全管理部门对文件中与安全相关的内容进行审核，确保文件符合安全生产法规和标准要求。审核通过后在《文件编制申请表》上签署意见。8.批准发布：经过部门审核、相关部门会签、质量审核、设备审核和安全审核的文件，由生产管理部门提交公司主管领导审批。主管领导批准后，文件正式发布实施。（三）审批权限1.一般操作规程、生产记录等文件，由生产管理部门负责人审批。2.工艺文件、质量标准、检验规范等重要文件，由公司主管领导审批。3.涉及重大技术改造、新产品开发等关键文件，需经公司总经理办公会审议通过后，由公司总经理审批。三、文件的发放与使用（一）发放管理1.生产管理部门根据文件的使用范围和发放对象，填写《文件发放登记表》，明确文件名称、编号、版本、发放部门、发放数量、发放日期等信息。2.文件发放应遵循“按需发放”的原则，确保文件发放到需要使用的部门和人员手中。3.文件发放时，发放人员应向接收人员进行文件交底，说明文件的使用要求、注意事项等，并要求接收人员在《文件发放登记表》上签字确认。（二）使用管理1.文件使用部门应妥善保管文件，确保文件存放整齐、便于查阅和使用。不得随意涂改、损坏、丢失文件。2.文件使用部门应组织本部门员工学习和培训相关文件，确保员工熟悉文件内容和要求，严格按照文件规定进行操作。培训记录应妥善保存。3.在生产现场使用文件时，操作人员应严格按照文件规定的流程、方法、标准等进行操作，不得擅自更改文件内容。如发现文件存在问题或与实际情况不符，应及时反馈给生产管理部门或文件编制部门。4.文件使用部门应定期对文件的使用情况进行检查，发现问题及时整改。对违反文件规定的行为，应按照公司相关制度进行处理。四、文件的保管与归档（一）保管要求1.文件保管应指定专人负责，确保文件的安全和完整。2.文件应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。3.文件保管场所应具备防潮、防火、防虫、防盗等条件，确保文件不受损坏。4.对电子文件应进行备份存储，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（二）归档管理1.文件使用部门应定期将已使用完毕或不再使用的文件整理后交回生产管理部门归档。2.生产管理部门对交回的文件进行审核，确认文件的完整性和有效性后，按照文件类别、编号等进行归档。3.归档文件应建立详细的档案目录，注明文件名称、编号、版本、归档日期、保管期限等信息，便于查询和管理。4.档案管理人员应定期对归档文件进行清查和盘点，确保档案的准确性和完整性。对发现的问题应及时采取措施进行处理。五、文件的变更与废止（一）变更管理1.文件在使用过程中，如因生产工艺改进、设备更新、质量反馈等原因需要变更，文件编制部门应及时提出变更申请，并填写《文件变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响范围等。2.《文件变更申请表》经部门负责人审核后，提交生产管理部门。生产管理部门组织相关部门对变更申请进行评审，评审内容包括变更的必要性、可行性、对生产和质量的影响等。3.评审通过后，生产管理部门组织相关部门对文件进行修订。修订后的文件按照文件编制与审批流程进行审核、会签、质量审核、设备审核、安全审核和批准发布。4.文件变更后，生产管理部门应及时将变更后的文件发放到相关部门和人员手中，并收回旧版文件，确保文件的一致性和有效性。同时，应在文件管理台账和档案目录中注明文件的变更情况。（二）废止管理1.文件因不再适用、已被新文件替代等原因需要废止时，文件编制部门应填写《文件废止申请表》，详细说明废止的原因、文件名称、编号、版本等信息。2.《文件废止申请表》经部门负责人审核后，提交生产管理部门。生产管理部门审核通过后，发布文件废止通知，明确废止文件的名称、编号、版本、废止日期等信息。3.文件废止后，生产管理部门应将废止文件从文件管理台账和档案目录中删除，并对已发放的废止文件进行回收和销毁。对有保存价值的废止文件，应进行标识和单独存放，以备查阅。六、文件的培训与考核（一）培训管理1.生产管理部门应根据公司生产经营需要和员工岗位需求，制定文件培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.文件培训可采用集中培训、现场培训、在线培训等多种方式进行。培训讲师应具备丰富的专业知识和实践经验，能够熟练讲解文件内容和要求。3.文件培训应注重培训效果的评估，可通过考试、实际操作、问卷调查等方式对员工的学习情况进行考核评估。对考核不合格的员工，应进行补考或再次培训，确保员工掌握文件内容和要求。4.文件培训记录应妥善保存，包括培训计划、培训教材、培训签到表、考核试卷及成绩等，以便日后查阅和统计分析。（二）考核管理1.生产管理部门应定期组织对员工文件知识和操作技能的考核，考核内容应与文件规定的要求相一致。2.考核方式可采用书面考试、实际操作考核等多种形式。书面考试应涵盖文件的主要内容、关键知识点等；实际操作考核应按照文件规定的操作流程和标