生产性企业采购制度

PAGE生产性企业采购制度一、总则（一）目的为规范生产性企业的采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障企业生产经营活动的顺利开展，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产性物资采购的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争和利益输送。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护企业良好形象。二、采购计划管理（一）需求预测1.各生产部门应根据年度生产计划、销售订单及库存状况，定期对生产所需物资进行需求预测，并提交需求预测报告。2.需求预测报告应包括物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。（二）采购计划编制1.采购部门根据各生产部门提交的需求预测报告，结合库存情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划应经相关部门审核，确保其合理性和可行性。审核通过后的采购计划作为采购活动的依据。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因生产计划变更、市场变化等原因需要调整采购计划，相关部门应及时提出申请。2.采购计划调整申请应详细说明调整原因、调整内容及对采购进度和成本的影响。3.采购计划调整申请经审批后，采购部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等资料。2.根据采购物资的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察。3.实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、售后服务等方面。考察结束后，采购部门应撰写考察报告。4.根据考察报告和采购需求，采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（三）供应商合作1.采购部门与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产进度、质量状况等信息，确保采购物资按时、按质、按量供应。3.对于供应商提供的物资出现质量问题或其他违约情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的责任。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途等信息。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性及是否符合采购计划等。2.对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应组织相关部门进行联合审批。联合审批通过后的采购申请方可进入采购流程。（三）采购询价1.采购部门根据采购申请，向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供物资的报价、交货期、质量标准等信息。2.采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择性价比最优的供应商作为采购对象。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）到货验收1.物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由采购部门组织相关部门按照合同约定和验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等方面。3.验收合格的物资，由验收人员签字确认后办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，经相关部门审核签字后提交财务部门。2.财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，办理付款结算手续。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商违约风险等。2.风险识别可采用风险评估矩阵、头脑风暴等方法进行。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险。（三）风险应对1.针对不同类型和级别的风险，采购部门制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.在风险应对过程中，采购部门应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应积极配合内部审计部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购活动的合法合规。2.外部审计机构应出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出整改建议。（三）违规处理1.对于采购活动中发现的违规行为，公司应按照相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。2.违规行为包括但不限于采购过程中的不正当竞争、利益输送、贪污受贿等。七、附则