小区业主大会组织指南与执行规范管理制度

小区业主大会组织指南与执行规范管理制度一、小区业主大会概述小区业主大会是由物业管理区域内全体业主组成，代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中的合法权益的自治组织。业主大会通过会议的形式，对涉及全体业主利益的重大事项进行决策，其决策结果对全体业主具有约束力。业主大会制度的建立，有助于规范物业管理活动，提高物业服务质量，保障业主的合法权益，促进小区的和谐稳定发展。二、业主大会的筹备（一）成立筹备组1.筹备组的组成筹备组由业主代表、建设单位代表、街道办事处（乡镇人民政府）代表和居民委员会代表组成。筹备组人数应当为单数，其中业主代表人数不低于筹备组总人数的一半。2.业主代表的产生业主代表由业主推荐或者自荐产生，人数根据小区规模和实际情况确定。推荐或者自荐的业主代表应当具有完全民事行为能力、热心公益事业、责任心强、具有一定组织能力和时间精力。3.筹备组组长的确定筹备组组长由街道办事处（乡镇人民政府）代表担任，负责组织、协调筹备组的工作。（二）筹备组的职责1.确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容筹备组应当根据小区实际情况，合理确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容，并提前15日在物业管理区域内公告。2.确认业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积筹备组应当通过查阅不动产登记簿、房屋买卖合同等资料，确认业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积，并进行公示。3.制定业主大会议事规则和管理规约草案筹备组应当依据相关法律法规和小区实际情况，制定业主大会议事规则和管理规约草案，并征求业主意见。4.确定业主委员会委员候选人产生办法及名单筹备组应当制定业主委员会委员候选人产生办法，通过业主推荐、自荐等方式确定候选人名单，并进行公示。5.做好召开首次业主大会会议的其他准备工作筹备组应当做好会议通知、会议资料准备、会议场地布置等其他准备工作。（三）筹备工作的公示与监督1.公示内容筹备组应当将筹备工作的相关情况，包括业主身份确认情况、业主大会议事规则和管理规约草案、业主委员会委员候选人名单等，在物业管理区域内显著位置进行公示，公示期不少于7日。2.意见收集与处理在公示期间，业主对公示内容有异议的，可以向筹备组提出。筹备组应当及时研究处理，并将处理结果告知提出异议的业主。3.监督机制街道办事处（乡镇人民政府）、居民委员会应当对筹备组的工作进行指导和监督，确保筹备工作依法、公正、公开进行。三、业主大会的召开（一）会议形式1.集体讨论业主大会可以采用集体讨论的形式，由业主本人或者其委托代理人参加会议，对会议议题进行讨论和表决。2.书面征求意见业主大会也可以采用书面征求意见的形式，由筹备组或者业主委员会将会议议题以书面形式送达业主，业主在规定时间内将意见反馈给筹备组或者业主委员会。（二）会议通知1.通知内容召开业主大会会议，应当于会议召开15日前通知全体业主。通知内容应当包括会议的时间、地点、形式、议题以及业主投票权数和投票方式等。2.通知方式通知可以采用书面通知、公告、电子邮件、短信等方式送达业主。采用书面通知的，应当由业主签收；采用公告方式的，应当在物业管理区域内显著位置张贴。（三）会议议程1.主持人介绍会议基本情况会议主持人应当介绍会议的召开背景、目的、议程等基本情况。2.审议业主大会议事规则和管理规约草案业主对业主大会议事规则和管理规约草案进行审议，并提出意见和建议。筹备组或者业主委员会应当对业主的意见和建议进行研究处理，并对草案进行修改完善。3.选举业主委员会委员按照业主委员会委员候选人产生办法和选举程序，选举产生业主委员会委员。4.审议其他重大事项业主大会可以审议其他涉及全体业主利益的重大事项，如物业服务合同的签订、物业专项维修资金的使用等。5.表决与计票对会议议题进行表决，表决方式可以采用投票、举手等方式。计票应当公开、公正、透明，由业主代表、街道办事处（乡镇人民政府）代表和居民委员会代表共同监督。6.宣布表决结果会议主持人应当当场宣布表决结果，并对表决结果进行解释和说明。（四）会议记录与存档1.会议记录内容会议记录应当包括会议的时间、地点、形式、议题、参会人员、发言内容、表决结果等内容。2.记录人员会议记录由专人负责记录，记录人员应当如实记录会议情况。3.存档要求会议记录应当妥善保存，存档期限不少于5年。四、业主委员会的选举与职责（一）业主委员会委员的选举1.候选人资格条件业主委员会委员应当是本物业管理区域内的业主，具有完全民事行为能力、遵守国家有关法律、法规、规章和管理规约、热心公益事业、责任心强、具有一定组织能力和时间精力。2.选举程序业主委员会委员由业主大会选举产生，选举采用无记名投票方式。候选人获得参加投票业主过半数的选票，方可当选。3.当选公告选举结束后，应当及时公布选举结果，并将当选的业主委员会委员名单在物业管理区域内显著位置进行公告，公告期不少于7日。（二）业主委员会的组成与任期1.组成人数业主委员会由5至11人单数组成，具体人数根据小区规模和实际情况确定。2.任期业主委员会委员实行任期制，每届任期不超过5年，可以连选连任。（三）业主委员会的职责1.执行业主大会的决定和决议业主委员会应当执行业主大会的决定和决议，维护业主的合法权益。2.召集业主大会会议业主委员会应当定期召集业主大会会议，报告物业管理实施情况和业主委员会工作情况。3.与物业服务企业签订物业服务合同业主委员会应当代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同，明确双方的权利和义务。4.监督和协助物业服务企业履行物业服务合同业主委员会应当监督物业服务企业的服务质量，协助物业服务企业开展工作，及时了解业主的意见和建议，并反馈给物业服务企业。5.监督管理规约的实施业主委员会应当监督业主遵守管理规约，对违反管理规约的行为进行劝阻、制止。6.筹集和使用物业专项维修资金业主委员会应当按照有关规定，筹集和使用物业专项维修资金，并接受业主的监督。7.调解业主之间、业主与物业服务企业之间的纠纷业主委员会应当积极调解业主之间、业主与物业服务企业之间的纠纷，维护小区的和谐稳定。8.其他职责业主委员会还应当履行法律法规规定的其他职责。（四）业主委员会的工作制度1.会议制度业主委员会应当定期召开会议，会议由主任召集和主持。经三分之一以上委员提议，应当召开临时会议。会议应当有过半数委员出席，作出的决定应当经全体委员过半数同意。2.信息公开制度业主委员会应当及时向业主公开业主大会和业主委员会的决定、物业服务合同、物业专项维修资金使用情况等信息，接受业主的监督。3.财务管理和审计制度业主委员会应当建立健全财务管理和审计制度，规范财务收支行为，定期对财务状况进行审计，并向业主公布审计结果。五、业主大会的决策与执行（一）决策事项范围1.制定和修改业主大会议事规则业主大会有权制定和修改业主大会议事规则，明确业主大会的议事方式、表决程序等事项。2.制定和修改管理规约业主大会有权制定和修改管理规约，规范业主在物业管理活动中的行为。3.选举业主委员会或者更换业主委员会委员业主大会有权选举业主委员会，并对不称职的业主委员会委员进行更换。4.选聘和解聘物业服务企业业主大会有权选聘和解聘物业服务企业，决定物业服务合同的签订、变更和解除等事项。5.筹集和使用专项维修资金业主大会有权决定专项维修资金的筹集和使用方案，确保物业共用部位、共用设施设备的维修和更新改造。6.改建、重建建筑物及其附属设施业主大会有权决定改建、重建建筑物及其附属设施的事项，保障小区的安全和美观。7.有关共有和共同管理权利的其他重大事项业主大会有权决定有关共有和共同管理权利的其他重大事项，如公共收益的分配、停车位的使用管理等。（二）决策程序1.提出议案业主、业主委员会、物业服务企业等可以向业主大会提出议案。议案应当明确议题、内容和建议方案。2.公告与征求意见业主大会对议案进行审议前，应当将议案内容在物业管理区域内公告，并征求业主意见。征求意见的期限不少于7日。3.表决业主大会对议案进行表决，表决方式应当符合业主大会议事规则的规定。表决结果应当当场公布，并在物业管理区域内公告。4.决策生效业主大会的决定应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。决定对全体业主具有约束力。（三）决策的执行与监督1.执行主体业主大会的决定由业主委员会负责组织实施。业主委员会应当按照决定的内容和要求，制定具体的执行方案，并组织实施。2.监督机制业主、街道办事处（乡镇人民政府）、居民委员会应当对业主大会决定的执行情况进行监督。业主委员会应当定期向业主报告决定的执行情况，接受业主的监督。3.争议处理业主对业主大会决定的执行情况有异议的，可以向业主委员会提出。业主委员会应当及时研究处理，并将处理结果告知提出异议的业主。如业主仍有异议，可以通过法律途径解决。六、业主大会与相关主体的关系（一）与街道办事处（乡镇人民政府）的关系1.指导与监督街道办事处（乡镇人民政府）负责对业主大会的成立、业主委员会的选举和换届等工作进行指导和监督，确保业主大会和业主委员会的活动依法、规范进行。2.协调与处理街道办事处（乡镇人民政府）应当协调处理业主大会、业主委员会与物业服务企业之间的矛盾和纠纷，维护小区的和谐稳定。（二）与居民委员会的关系1.协助与配合居民委员会应当协助街道办事处（乡镇人民政府）做好业主大会和业主委员会的相关工作，配合业主大会和业主委员会开展社区建设和管理活动。2.沟通与协作业主大会和业主委员会应当与居民委员会建立良好的沟通协作机制，共同做好小区的物业管理和社区服务工作。（三）与物业服务企业的关系1.委托与服务业主大会通过选聘物业服务企业，与物业服务企业签订物业服务合同，将小区的物业管理服务委托给物业服务企业。物业服务企业应当按照合同约定，提供相应的服务。2.监督与合作业主大会和业主委员会应当对物业服务企业的服务质量进行监督，督促物业服务企业履行合同义务。同时，业主大会和业主委员会应当与物业服务企业建立良好的合作关系，共同解决小区物业管理中存在的问题。七、业主大会的档案管理（一）档案内容1.业主大会会议资料包括会议通知、会议议程、会议记录、会议决议等。2.业主委员会相关资料包括业主委员会委员选举资料、业主委员会工作制度、业主委员会会议记录等。3.物业服务合同资料包括物业服务合同签订、变更、解除等相关资料。4.物业专项维修资金资料包括物业专项维修资金的筹集、使用、管理等相关资料。5.其他资料包括业主意见和建议、投诉处理记录等其他与物业管理相关的资料。（二）档案管理要求1.专人负责业主大会应当指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整性和安全性。2.分类归档档案应当按照类别进行归档，建立档案目录，便于查阅和管理。3.保管期限档案的保管期限按照有关规定执行，一般不少于10年。4.查阅与利用业主、业主委员会委员、街道办事处（乡镇人民政府）、居民委员会等可以查阅与物业管理相关的档案资料。查阅档案应当办理相关手续，遵守档案管理规定。八、业主大会活动的经费管理（一）经费来源1.业主分摊业主大会活动经费可以由业主按照一定的标准分摊。分摊标准应当经业主大会决定。2.公共收益小区的公共收益，如停车费、广告费等，可以按照一定比例提取作为业主大会活动经费。（二）经费使用范围1.会议费用包括业主大会会议、业主委员会会议的场地租赁、资料印刷、