生产企业采购制度及流程

PAGE生产企业采购制度及流程一、总则（一）目的为规范生产企业采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障生产所需物资的及时供应，降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本采购制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产相关物资的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足生产需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，实现经济效益最大化。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合生产要求和质量标准。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和审计。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定采购计划，根据生产需求和库存情况，合理安排采购任务。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理、合法。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购成本控制，进行市场调研，分析价格走势，争取有利的采购价格。配合其他部门做好物资验收、入库、结算等工作。2.采购人员职责采购专员负责具体的采购业务操作，包括供应商联系、订单下达、合同签订等。采购主管负责采购部门的日常管理工作，审核采购计划和采购合同，协调采购过程中的各项事务。采购经理负责制定采购策略和方针，监督采购工作的执行情况，对重大采购项目进行决策。（二）其他部门1.生产部门负责提供准确的生产计划和物资需求清单，及时反馈生产过程中物资短缺或质量问题。参与采购合同的评审，对采购物资的技术要求和质量标准提出意见。2.质量部门负责制定采购物资的质量检验标准和验收程序，参与采购合同评审，对采购物资的质量进行检验和监督。对不合格物资提出处理意见，协助采购部门与供应商协商解决质量问题。3.财务部门负责审核采购合同的付款条款，监督采购资金的使用情况，办理采购款项的结算手续。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。三、采购流程（一）采购申请1.生产部门根据生产计划和物资库存情况，填写《采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.《采购申请表》经生产部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，采购专员对申请内容进行整理和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息，并经采购主管审核。3.对于紧急采购需求，采购部门应在收到申请后及时安排采购，确保生产不受影响。（三）供应商选择与评估1.采购专员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息，包括企业概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、设备状况、人员素质、信誉等方面。4.根据评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理。对于优质供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，不再列入采购范围。（四）采购谈判与合同签订1.采购专员与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。2.谈判过程中，采购专员应充分了解市场行情，掌握供应商的成本结构和利润空间，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购主管审核后，提交至公司法律顾问进行合法性审查。5.审核通过后的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购专员根据合同条款，下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点及其他特殊要求。2.采购订单下达后，采购专员及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量生产和发货。（六）物资验收1.物资到货前，采购部门通知质量部门、生产部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货时，采购专员与供应商共同核对物资的名称、规格、型号、数量、外观等信息，并填写《物资到货验收单》。3.质量部门按照既定的质量检验标准对物资进行检验，出具检验报告。对于合格物资，办理入库手续；对于不合格物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。4.生产部门对物资的适用性进行确认，如发现物资与生产需求不符，应及时反馈给采购部门。（七）采购付款1.物资验收合格且入库后，采购部门将《物资到货验收单》、采购合同、发票等相关资料提交至财务部门。2.财务部门审核相关资料无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定支付，并跟踪预付款项的使用情况；对于货到付款或验收合格后付款的情况，财务部门应在规定时间内完成付款操作。（八）采购记录与档案管理1.采购部门应建立完善的采购记录档案，对采购活动的全过程进行详细记录，包括采购申请、采购计划、供应商评估、采购合同、采购订单、物资验收单、发票、付款记录等。2.采购记录档案应妥善保管，以便查询和追溯。保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺等因素可能导致采购成本上升或物资供应中断。2.供应商风险：供应商破产、违约、产品质量问题等可能影响企业的正常生产经营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等可能引发采购腐败和工作失误。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研和价格监测，及时掌握市场动态，合理安排采购时机和采购数量。与供应商签订长期合作合同，锁定采购价格，降低价格波动风险。建立物资储备制度，确保关键物资的安全库存，防止供应中断。2.供应商风险应对对供应商进行严格的筛选和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约定违约责任。定期对供应商进行考核和评价，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商备份机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商。3.合同风险应对加强采购合同管理，合同条款应明确、具体、合法，避免模糊不清或歧义条款。合同签订前，组织相关部门进行评审，确保合同符合企业利益和法律法规要求。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时协商解决。4.内部管理风险应对完善采购流程和内部控制制度，明确各环节的职责和权限，加强审批管理。加强采购人员培训，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。建立采购信息管理系统，实现采购信息的实时共享和监控，提高工作效率和透明度。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购违规行为的举报。对于举报信息，及时进行调查核实，严肃处理违规行为。（二）考核制度1.制定采购部门和采购人员的绩效考核指标，包括采购成本控制、物资供应及时性、物资质量合格率、供应商管理水平等方面。2.定期对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核评价，考核结果与薪