生产物料采购制度及流程

PAGE生产物料采购制度及流程一、总则1.目的为规范公司生产物料采购工作，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产运营需求，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有生产物料的采购活动，包括原材料、零部件、辅助材料、包装材料等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。经济性原则：在满足生产需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。质量优先原则：严格把控采购物料的质量，确保所采购的物料符合公司生产要求和质量标准。及时性原则：根据生产计划和库存情况，及时采购所需物料，避免因物料短缺影响生产进度。透明性原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保采购决策公正合理。二、采购职责分工1.采购部门负责制定采购计划，根据生产部门需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。寻找、筛选合格的供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物料按时、按质、按量供应。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.生产部门根据生产计划，及时准确地向采购部门提供物料需求信息，包括物料名称、规格、数量、交货时间等。参与采购过程中的技术交流和质量检验工作，协助采购部门确保所采购物料符合生产要求。对采购物料的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出质量改进或需求变更建议。3.质量部门制定采购物料的质量检验标准和验收流程，参与采购合同中质量条款的审核。对采购物料进行到货检验和抽检，确保所采购物料符合质量标准。对不合格物料提出处理意见，协助采购部门与供应商协商解决质量问题。4.财务部门负责审核采购合同中的价格条款和付款方式，确保采购成本合理、付款流程合规。按照采购合同约定，及时办理付款手续，对采购资金进行监控和管理。参与采购成本分析和控制工作，提供财务数据支持和决策建议。三、采购流程1.需求预测与计划制定生产部门根据年度生产计划、月度生产任务以及库存状况，定期（每月[X]日前）向采购部门提交下月度物料需求预测表，详细列出所需物料的名称、规格、数量、预计需求时间等信息。采购部门结合生产部门的需求预测，考虑物料的采购周期、市场供应情况等因素，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物料的具体名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等，并报部门负责人审核批准。在生产过程中，如因生产计划调整、订单变更等原因导致物料需求发生变化，生产部门应及时通知采购部门，采购部门根据实际情况对采购计划进行相应调整。2.供应商选择与评估采购部门根据采购物料的类别和特点，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，建立供应商候选名单。筛选标准包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。采购部门组织相关人员（如生产部门、质量部门等）对供应商候选名单进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等。根据考察和评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、产品质量认证文件、业绩情况、联系方式等内容。定期（每季度）对合格供应商进行复审，如发现供应商存在产品质量下降、交货期延迟、售后服务不到位等问题，及时进行评估并采取相应措施，如警告、暂停合作、取消合格供应商资格等。3.采购订单下达采购部门根据批准的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。在发送采购订单前，采购部门应与供应商进行沟通确认，确保供应商理解订单要求，并能够按时、按质、按量履行订单。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，定期与供应商沟通，了解订单生产进度、发货情况等信息。如有异常情况，及时与供应商协商解决。4.物料验收物料到货前，采购部门应通知质量部门和生产部门做好验收准备工作。质量部门按照制定的质量检验标准和验收流程，对到货物料进行检验。检验内容包括外观、尺寸、性能指标、质量证明文件等方面。生产部门根据生产需求，对物料的数量、规格等进行核对验收。如检验合格，质量部门出具检验报告，采购部门办理入库手续；如检验不合格，质量部门填写不合格品报告，详细说明不合格情况，并提出处理意见。采购部门负责与供应商协商解决不合格物料问题，如退货、换货、补货等。5.付款管理财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应包括采购订单号、物料名称、数量、金额、发票号码、验收情况等信息。审核通过后，财务部门按照公司财务制度和付款流程办理付款手续。付款方式应符合采购合同约定，如支票、电汇、承兑汇票等。在付款过程中，财务部门应严格控制付款进度，确保公司资金安全。如发现供应商存在违约行为，应及时与采购部门沟通，暂停付款或采取其他措施。四、采购合同管理1.合同签订采购部门在与供应商达成采购意向后，应及时起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物料名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交给相关部门（如生产部门、质量部门、财务部门等）进行审核。审核内容包括合同条款是否符合公司利益和要求、是否存在法律风险、是否与采购计划一致等方面。根据审核意见，采购部门对采购合同进行修改完善，确保合同条款准确无误、合法合规。修改后的采购合同经部门负责人签字确认后，提交给公司法律顾问进行最终审核。法律顾问审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同一式多份，分别由采购部门、供应商、财务部门、质量部门等留存备案。2.合同执行与变更采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。在合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、生产计划调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。合同变更协议签订后，采购部门应及时通知相关部门（如生产部门、质量部门、财务部门等），确保各部门了解合同变更情况，并相应调整工作安排。3.合同终止采购合同履行完毕后，采购部门应及时办理合同终止手续。合同终止手续包括确认物料交付情况、验收情况、付款情况等，并与供应商进行结算。在合同履行过程中，如出现供应商违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商解除合同，并按照合同约定处理相关事宜。合同终止后，采购部门应将合同执行情况总结报告提交给相关部门（如生产部门、质量部门、财务部门等），并对合同档案进行整理归档。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解物料价格波动情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和复审，建立供应商淘汰机制。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。质量风险应对：严格把控采购物料的质量，加强质量检验和验收工作。与供应商签订质量保证协议，要求供应商提供质量证明文件。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，确保所采购物料符合公司生产要求。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款明确。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决，降低合同风险。付款风险应对：加强付款管理，严格按照采购合同约定办理付款手续。对供应商的付款情况进行跟踪和监控，如发现供应商存在违约行为，及时采取措施，确保公司资金安全。六、采购绩效评估1.评估指标设定采购成本：衡量采购物料的实际采购价格与预算价格的差异，评估采购成本控制效果。采购质量：通过物料检验合格率、退货率等指标，评估采购物料的质量状况。交货期：考察采购物料的实际到货时间与合同约定交货时间的相符程度，评估采购订单执行效率。供应商管理：包括供应商开发数量、供应商淘汰率、供应商满意度等指标，评估供应商管理工作的成效。采购效率：通过采购订单处理周期、采购合同签订周期等指标，评估采购部门的工作效率。2.评估方法采购部门定期（每月/每季度）收集相关数据，对采购绩效进行自我评估。评估数据应真实、准确、完整，能够反映采购工作的实际情况。财务部门、生产部门、质量部门等相关部门根据各自掌握的信息，对采购绩效进行评价。评价结果应客观公正，能够为采购绩效评估提供参考依据。采购部门根据自我评估和相关部门评价结果，对采购绩效进行综合分析，找出存在的问题和不足之处，并制定改进措施和计划。3.评估结果应用将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，