生产型企业对账管理制度

PAGE生产型企业对账管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范生产型企业的对账管理工作，确保企业财务信息的准确性、完整性和及时性，加强企业内部财务管理和风险控制，维护企业的合法权益，保障企业的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及采购、销售、库存、生产等业务环节与供应商、客户之间的对账管理工作，以及公司内部各部门之间涉及资金往来、物资流转等相关业务的对账管理工作。（三）基本原则1.准确性原则：对账工作应确保账目数据的准确无误，真实反映企业经济业务的实际情况。2.及时性原则：应按照规定的时间周期及时进行对账，避免因拖延导致问题积累和风险增加。3.全面性原则：涵盖企业与外部供应商、客户以及内部各部门之间的各类业务往来账目，确保无遗漏。4.责任明确原则：明确对账工作各环节的责任主体，做到责任到人，便于追溯和追究。二、对账管理职责分工（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司对账管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织协调公司内部各部门之间的对账工作，定期汇总分析对账结果。3.负责与外部供应商、客户进行财务账目核对，确保往来款项的准确性和及时性。4.对发现的对账差异进行调查、分析和处理，及时向相关部门反馈，并跟踪整改情况。5.负责保管对账相关资料，建立健全对账档案管理制度。（二）采购部门职责1.负责与供应商就采购业务进行沟通协调，提供采购合同、订单等相关资料，协助财务部门进行对账工作。2.对采购业务中涉及的货物数量、规格、价格等信息进行核对，确保与供应商提供的账单一致。3.及时处理采购过程中出现的与供应商的纠纷和差异问题，并向财务部门反馈处理情况。（三）销售部门职责1.负责与客户就销售业务进行沟通协调，提供销售合同、订单等相关资料，协助财务部门进行对账工作。2.对销售业务中涉及的货物数量、规格、价格、回款等信息进行核对，确保与客户提供的账单一致。3.及时处理销售过程中出现的与客户的纠纷和差异问题，并向财务部门反馈处理情况。（四）仓库管理部门职责1.负责提供库存物资的收发存明细数据，确保数据的准确性和及时性。2.协助财务部门与采购部门、销售部门进行库存账目核对，对库存差异进行核实和说明。3.定期盘点库存物资，编制库存盘点报告，确保账实相符，并及时处理盘点过程中发现的问题。（五）生产部门职责1.负责提供生产过程中涉及的原材料领用、产品产出等相关数据，协助财务部门进行成本核算和对账工作。2.对生产过程中出现的物料损耗、产品报废等情况进行记录和说明，配合财务部门进行相关账目核对。三、对账内容与流程（一）与供应商对账1.对账周期对于月结供应商，每月末财务部门应在收到供应商账单后的[X]个工作日内完成初步核对，并与供应商沟通确认。对于非月结供应商，在每笔业务完成后的[X]个工作日内进行对账。2.对账资料准备财务部门应收集采购合同、订单、入库单、发票及供应商提供的对账单等相关资料。采购部门负责核对采购合同、订单的执行情况，确保货物数量、规格、价格等与合同一致，并提供相关证明材料。3.对账流程财务部门根据收集的资料，对供应商账单进行初步审核，核对账目金额、明细等信息。如有疑问，及时与采购部门沟通核实。采购部门协助财务部门与供应商进行沟通，对存在的差异进行协商解决。如因质量问题、交货期问题等导致的差异，采购部门应及时协调处理，并将处理结果反馈给财务部门。经双方核对无误后，财务部门与供应商签订对账确认函，明确双方的账目金额及结算方式等内容。对账确认函应由双方加盖公章或财务专用章，并由授权代表签字确认。（二）与客户对账1.对账周期对于月结客户，每月末财务部门应在收到客户回款后的[X]个工作日内完成初步核对，并与客户沟通确认。对于非月结客户，在每笔业务完成后的[X]个工作日内进行对账。2.对账资料准备财务部门应收集销售合同、订单、出库单、发票及客户提供的对账单等相关资料。销售部门负责核对销售合同、订单的执行情况，确保货物数量、规格、价格、回款等与合同一致，并提供相关证明材料。3.对账流程财务部门根据收集的资料，对客户账单进行初步审核，核对账目金额、明细等信息。如有疑问，及时与销售部门沟通核实。销售部门协助财务部门与客户进行沟通，对存在的差异进行协商解决。如因产品质量问题、交货期问题等导致的差异，销售部门应及时协调处理，并将处理结果反馈给财务部门。经双方核对无误后，财务部门与客户签订对账确认函，明确双方的账目金额及结算方式等内容。对账确认函应由双方加盖公章或财务专用章，并由授权代表签字确认。（三）内部部门之间对账1.对账周期每月末各部门应完成与其他相关部门的账目核对工作，并将对账结果报送财务部门。对于临时性或重大业务事项，应在业务完成后的[X]个工作日内进行专项对账。2.对账资料准备各部门应根据业务往来情况，准备相关的合同、协议、审批文件、出入库记录、费用报销凭证等资料。3.对账流程各部门按照规定的对账周期，对与其他部门的往来账目进行核对。核对内容包括资金往来、物资流转、服务提供等方面。如发现账目差异，应及时与相关部门沟通，共同查找原因，明确责任，并协商解决办法。各部门完成内部对账后，填写内部对账报告，详细说明对账情况、差异原因及处理结果，并报送财务部门。财务部门对各部门的对账结果进行汇总分析，确保公司整体财务数据的一致性。四、对账差异处理（一）差异发现1.在对账过程中，如发现账目存在差异，对账人员应及时记录差异情况，包括差异金额、涉及业务明细、差异原因初步分析等。2.对于重大差异（差异金额达到[X]元及以上或占往来账目金额比例达到[X]%及以上），应立即向本部门负责人报告，并同时通知相关部门。（二）差异调查1.财务部门负责组织对对账差异进行调查。采购部门、销售部门、仓库管理部门、生产部门等相关部门应积极配合提供必要的资料和信息。2.调查内容包括业务发生的原始凭证、合同执行情况、物流记录、质量检验报告、审批流程等，以确定差异产生的真实原因。（三）差异处理1.根据差异调查结果，明确差异责任归属。属于我方责任的，应及时制定整改措施，落实责任部门和责任人，限期整改到位。2.属于对方责任的，应及时与对方沟通协商解决。如对方对差异存在异议，应进一步提供证据进行说明，必要时可通过法律途径解决。3.对于因系统故障、数据传输错误等原因导致的差异，相关部门应及时修复系统或调整数据，并对受影响的账目进行重新核对和调整。4.差异处理完成后，应形成差异处理报告，详细记录差异情况、调查过程、处理结果及整改措施等内容。差异处理报告应由相关部门负责人签字确认，并报送财务部门备案。五、对账资料管理（一）资料收集1.财务部门、采购部门、销售部门、仓库管理部门、生产部门等应按照对账管理的要求，及时收集、整理各自负责的对账相关资料。2.资料收集应确保完整性和准确性，包括但不限于合同、订单、发票、出入库单、对账单、盘点报告、差异处理报告等。（二）资料归档1.对账资料应定期进行归档保存，归档期限按照国家法律法规和公司档案管理制度执行。2.归档资料应进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查询和检索。档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保数据的安全性和可追溯性。（三）资料查阅1.公司内部人员因工作需要查阅对账资料的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到财务部门办理查阅手续。2.财务部门应指定专人负责资料查阅工作，按照查阅申请表的要求提供相关资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.涉及外部单位查阅对账资料的，应按照公司对外信息披露管理规定执行，经公司相关领导审批后，由财务部门安排专人陪同查阅，并做好相关记录。查阅记录应包括查阅人单位名称、查阅人姓名、查阅时间、查阅内容以及陪同人员姓名等信息。六、监督与考核（一）监督检查1.财务部门负责定期对公司对账管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括对账流程的执行情况、对账资料的准备与管理情况、对账差异的处理情况等。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应每季度进行一次，不定期抽查根据实际工作需要随时开展。3.对于监督检查中发现违反对账管理制度的行为，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立对账工作考核评价机制，对各部门及相关人员的对账工作进行考核评价。考核评价指标包括对账工作的准确性、及时性、完整性、差异处理情况等。2.考核评价结果与部门及个人的绩效挂钩，对于对账工作表现优秀的部门和个