生产车间货款制度及流程

PAGE生产车间货款制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范生产车间货款的管理流程，确保公司资金的正常流转，保障公司的经济利益，提高货款回收效率，降低坏账风险，促进公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司生产车间涉及的所有销售业务所产生的货款管理，包括但不限于产品销售、加工服务等相关款项的收取。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保货款管理活动合法合规。准确性原则：货款记录应准确无误，数据真实可靠，保证财务信息的准确性和完整性。及时性原则：及时跟踪货款回收情况，确保款项按时足额到账，避免逾期账款的产生。责任明确原则：明确各部门及人员在货款管理中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。二、职责分工1.销售部门负责与客户签订销售合同，明确货款支付方式、期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。及时跟进客户订单执行情况，协调生产车间按时、按质、按量完成产品交付。负责货款回收的催收工作，定期与客户沟通，了解付款进度，对逾期账款进行重点跟踪和催讨。建立客户信用档案，评估客户信用状况，为货款管理提供参考依据。2.生产车间根据销售合同要求，组织安排生产计划，确保产品按时生产并发货。负责产品质量控制，保证交付给客户的产品符合合同约定的质量标准，避免因质量问题导致货款回收困难。在发货前，确认客户货款支付情况或信用额度是否满足发货条件，如发现异常及时与销售部门沟通。3.财务部门负责货款的账务处理，准确记录销售收入、应收账款等相关账目，确保财务数据的准确性。定期与销售部门核对货款回收情况，及时提供货款到账信息，并对逾期账款进行风险提示。协助销售部门进行货款催收工作，提供必要的财务数据和分析支持。根据公司资金状况，合理安排货款回收资金的使用，提高资金使用效率。4.法务部门审核销售合同条款，确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。为货款催收提供法律支持，协助处理涉及货款纠纷的法律事务，维护公司合法权益。三、货款管理流程1.合同签订与评审销售部门与客户洽谈业务，达成合作意向后，起草销售合同。合同内容应包括但不限于产品名称、规格型号、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。销售合同初稿完成后，提交给法务部门进行合法性审查，同时组织生产车间、财务部门等相关部门进行合同评审。各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见，确保合同符合公司利益和相关法律法规要求。销售部门根据评审意见对合同进行修改完善，经公司授权代表签字盖章后，正式与客户签订合同。2.发货管理生产车间根据销售合同要求，制定生产计划并组织生产。在产品生产过程中，严格控制产品质量，确保产品符合合同约定的质量标准。产品生产完成后，生产车间应及时通知销售部门进行发货前的准备工作。销售部门在确认客户货款支付情况或信用额度满足发货条件后，填写发货通知单，通知生产车间发货。生产车间按照发货通知单的要求，安排产品包装、运输等发货事宜。发货时，应确保产品数量准确、包装完好，并随货附上产品质量检验报告、发货清单等相关资料。3.货款结算销售部门在发货后，应及时将发货信息告知客户，并按照合同约定的付款方式和期限，向客户开具发票。发票内容应与销售合同一致，确保发票的真实性和准确性。客户收到发票后，应按照合同约定的付款方式进行货款支付。财务部门负责跟踪货款到账情况，及时核对银行收款记录与销售合同、发票信息，确保货款金额准确无误。对于采用银行转账方式支付的货款，财务部门应在收到款项后及时进行账务处理，确认销售收入；对于采用支票、汇票等其他支付方式的货款，财务部门应按照相关规定及时办理入账手续，并关注票据的真实性和有效性。4.货款催收销售部门应建立货款催收台账，定期跟踪客户货款支付情况。对于临近付款期限的客户，提前与客户沟通，提醒其按时付款。当客户逾期未支付货款时，销售部门应及时启动催收程序。首先通过电话、邮件、函件等方式与客户沟通，了解逾期原因，要求客户尽快支付货款。如果客户逾期时间较长且经多次催收仍未付款，销售部门应制定详细的催收方案，并与财务部门、法务部门等相关部门协同合作。根据客户信用状况和实际情况，采取不同的催收措施，如上门催收、发送律师函、通过法律途径追讨等。在货款催收过程中，销售部门应及时向财务部门反馈催收进展情况，财务部门根据催收情况对逾期账款进行风险评估，并调整相应的账务处理。四、客户信用管理1.信用评估销售部门负责收集客户的基本信息，包括企业注册资料、经营状况、财务状况、信用记录等，并建立客户信用档案。定期对客户信用状况进行评估，可采用定性与定量相结合的方法，综合考虑客户的经营规模、行业地位、财务指标、付款记录等因素，确定客户的信用等级。信用等级可分为A（优秀）、B（良好）、C（一般）、D（较差）四个等级。对于新客户，在签订合同前必须进行严格的信用评估；对于老客户，每年至少进行一次信用重新评估，根据评估结果调整客户信用等级和信用额度。2.信用额度设定根据客户信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计欠款的最高限额。信用额度的设定应综合考虑客户的信用状况、经营规模、合作历史等因素，确保信用额度既能满足客户正常业务需求，又能有效控制公司的信用风险。销售部门在与客户签订销售合同前，应确认客户的信用额度是否足够。如客户订单金额超过其信用额度，销售部门应要求客户增加预付款或提供其他担保措施，否则不得发货。3.信用监控与调整财务部门定期监控客户的货款支付情况，及时发现客户逾期付款等信用风险信号。如发现客户出现信用风险，应及时通知销售部门。销售部门根据财务部门提供的信息，对客户信用状况进行实时跟踪和分析。如客户信用状况发生重大变化，应及时调整客户信用等级和信用额度，并通知相关部门。对于信用等级下降或出现逾期付款等不良信用记录的客户，销售部门应加强货款催收力度，采取更为严格的货款结算方式，如要求客户增加预付款比例、缩短付款期限等，直至客户信用状况改善或恢复正常。五、逾期账款管理1.逾期账款定义逾期账款是指客户未按照销售合同约定的付款期限支付的货款。2.逾期账款预警财务部门每月定期生成逾期账款报表，列出逾期账款客户名单、逾期金额、逾期天数等信息，并发送给销售部门。销售部门根据逾期账款报表，对逾期账款进行重点跟踪和分析，及时了解逾期原因和客户动态。对于逾期天数达到一定期限（如30天、60天、90天等）的客户，发出逾期账款预警通知，提醒相关部门采取催收措施。3.逾期账款处理流程当客户逾期账款达到预警期限后，销售部门应立即启动催收程序，按照货款催收流程进行催收。对于逾期时间较长、催收难度较大的账款，销售部门应组织召开逾期账款专题会议，与财务部门、法务部门等相关部门共同商讨解决方案。根据会议讨论结果，制定针对性的催收策略，明确各部门职责和工作进度。在采取法律途径追讨逾期账款时，法务部门应及时收集相关证据，起草法律文书，如律师函、起诉状等，并按照法律程序向法院提起诉讼。在诉讼过程中，财务部门应提供必要的财务数据支持，协助法务部门维护公司合法权益。4.逾期账款责任追究建立逾期账款责任追究制度，对因工作失误或主观故意导致逾期账款产生的相关责任人进行责任追究。对于销售部门在货款催收过程中存在不作为、怠于履行职责等情况，导致逾期账款未能及时收回的，视情节轻重给予相应的经济处罚和行政处分。对于因产品质量问题、交货延迟等原因导致客户拒付货款或逾期付款的，由相关责任部门承担相应责任，负责与客户协商解决问题，并采取措施挽回公司损失。六、档案管理1.销售合同档案销售部门负责收集、整理销售合同及相关资料，包括合同文本、评审记录、发货通知单、发票存根等，并按照合同编号顺序进行归档保存。销售合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司档案管理制度的要求执行，一般为[X]年。2.货款催收档案销售部门在货款催收过程中形成的各类文件资料，如催收记录、函件、会议纪要、法律文书等，应及时整理归档。货款催收档案应详细记录催收过程和结果，为后续的货款管理提供参考依据。催收档案的保存期限与销售合同档案相同。3.客户信用档案销售部门建立的客户信用档案应包括客户基本信息、信用评估报告记录、信用额度调整记录、货款支付记录等内容。客户信用档案应定期更新维护，确保信息的准确性和完整性。客户信用档案的保存期限为自客户与公司终止业务关系后[X]年。4.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅货款管理相关档案的，应填写档案查阅申请表或借阅登记表，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管