汽车生产公司采购制度

PAGE汽车生产公司采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的所有采购活动，包括原材料采购、零部件采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.提交采购申请：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性进行初审。如申请内容不完整或不符合要求，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修正。2.相关领导审批：初审通过的采购申请，根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，提交相关领导审批。小额采购：采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批。中额采购：采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管采购的副总经理审批。大额采购：采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面，确定合格供应商名单。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.供应商选择：采购人员根据采购申请的要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。（四）采购合同签订1.合同起草：采购人员与选定的供应商协商采购合同条款，起草采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等方面。如审核发现问题，采购人员应及时与供应商协商修改合同条款。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交至采购部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.采购执行跟踪：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、物流配送等方面的信息。如发现问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题，确保采购订单按时、按质、按量完成。3.到货验收：采购物资到货后，采购人员应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的质量进行检验。如验收合格，采购人员应办理入库手续；如验收不合格，采购人员应及时与供应商协商处理，要求其更换或退货。（六）付款管理1.付款申请：采购物资验收合格并办理入库手续后，采购人员应根据采购合同约定，填写付款申请表，注明采购物资的名称、规格型号、数量、金额、付款方式等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.付款审批：付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性、合法性等方面。如审核通过，按照公司审批权限规定，提交相关领导审批。小额付款：付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。中额付款：付款金额在[X]元至[X]元之间的，由分管财务的副总经理审批。大额付款：付款金额在[X]元以上的，由总经理审批。3.付款执行：经审批通过的付款申请，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：包括采购物资质量不符合要求、供应商质量控制体系不完善等风险。3.交货风险：包括供应商交货延迟、交货数量不符、交货地点错误等风险。4.合同风险：包括采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。5.人员风险：包括采购人员职业道德缺失、业务能力不足等风险。（二）风险评估1.可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：评估风险发生后对公司生产经营活动的影响程度大小，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险等级确定：根据可能性评估和影响程度评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施价格风险管理：建立价格预警机制，密切关注市场价格动态，及时与供应商协商调整价格；通过套期保值等金融工具，规避价格波动风险。供应商垄断风险管理：加强供应商管理，拓宽供应商渠道，避免过度依赖单一供应商；与供应商建立长期合作关系，争取有利的采购条件。市场供应短缺风险管理：加强市场调研，提前掌握市场供应情况；与供应商签订长期合作协议，确保稳定供应；建立应急采购机制，应对突发供应短缺情况。2.质量风险应对措施加强供应商质量管理：对供应商的质量控制体系进行评估和审核，要求供应商提供质量保证文件；定期对供应商进行质量抽检，确保采购物资质量符合要求。完善质量检验制度：加强采购物资的到货验收工作，严格按照相关标准和合同要求进行检验；建立质量追溯机制，对不合格产品及时追溯原因并采取相应措施。3.交货风险应对措施加强供应商交货管理：与供应商签订详细的交货条款，明确交货时间、地点、方式等要求；建立供应商交货跟踪机制，及时掌握交货进度，确保按时交货。制定应急预案：针对可能出现的交货延迟、数量不符等情况，制定应急预案，及时采取措施减少损失。4.合同风险应对措施规范合同签订流程：加强合同起草、审核、签订等环节的管理，确保合同条款明确、合法、完整；聘请专业律师对合同进行审核，防范合同风险。加强合同执行监督：建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况；加强与供应商的沟通协调，确保合同顺利执行；如出现合同纠纷，及时通过法律途径解决。5.人员风险应对措施加强采购人员培训：定期组织采购人员参加业务培训，提高其业务能力和职业道德水平；加强对采购人员的考核评价，激励其积极工作。建立监督机制：加强对采购人员的监督管理，建立举报制度，对违规行为严肃处理。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、供应商管理情况等方面，发现问题及时整改。2.内部审计部门审计：公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购计划的执行情况、采购成本的控制情况、采购质量的保证情况等方面。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.政府监管部门监督：采购活动应接受政府监管部门的监督检查，如工商行政管理部门、税务部门、质量监督部门等。公司应积极