合同管理专项检查自查报告范本

一、自查工作概述结合公司合规管理要求及业务发展实际，我单位于202X年X月至X月组织开展合同管理专项自查工作。本次自查由法务部牵头，联合财务、业务、行政等部门组建专项小组，以202X年1月至202X年X月签订的采购、销售、服务、工程类合同为重点，通过查阅台账、抽查档案、访谈经办人、梳理流程等方式，全面排查合同管理各环节潜在风险，推动管理流程规范化。二、合同管理各环节自查情况（一）合同订立环节1.主体资格审查：重点核查合同相对方资质文件（营业执照、授权委托书等），发现3份供应商合同中，相对方经营范围与合同标的存在细微偏差（如“信息技术服务”类合同供应商经营范围含“技术咨询”但未明确“服务外包”），虽不影响履约，但反映出审查标准对“经营范围匹配度”的细化不足。新合作方信用报告审查覆盖率仅为60%，部分业务部门因“合作紧急”跳过信用核查环节。2.合同条款合规性：抽查50份合同，发现2份服务合同“不可抗力”条款对“政府行为”定义模糊（如未明确“行政命令”是否纳入），3份采购合同付款条款仅约定“货到付款”，未明确验收合格后付款的时间节点，易引发履约争议。3.审批流程执行：某份紧急采购合同因“项目赶工”跳过法务初审，事后补签意见，存在流程倒置风险；10%的合同审批单中，财务部门对“付款周期合理性”的意见表述模糊（如仅标注“无异议”，未说明资金匹配度分析）。（二）合同履行环节1.履约跟踪管理：业务部门履约台账以人工Excel记录为主，2份工程合同因经办人离职导致进度跟踪中断，验收节点延误15天，引发客户投诉；3份销售合同未及时跟进客户付款进度，逾期付款风险未被提前识别。2.合同变更与解除：某客户需求变更后，业务部门以“微信沟通”替代书面协议调整交货时间，未留存变更证据；1份解除合同因未完成财务尾款清算，导致对方企业催款函件纠纷。3.纠纷处理情况：本年度发生2起合同纠纷（均为服务质量争议），通过协商解决，但复盘发现纠纷根源为“验收标准条款表述模糊”（如仅约定“符合行业标准”，未明确具体规范）。（三）合同档案管理1.归档完整性：抽查30份合同档案，5份缺失关键附件（如某工程合同的监理报告、某采购合同的比价单），影响审计追溯；电子合同与纸质合同未完全同步，10%的电子合同存储于个人电脑，未纳入公司档案系统。2.保管规范性：纸质档案存放于普通文件柜，未采取防潮、防损措施；档案借阅登记仅记录“借阅人”，未明确“借阅用途、归还时间”，存在信息泄露风险。（四）风险防控机制1.风险评估：80%的重大合同（金额超X万）开展了法律风险评估，但财务风险（如汇率、付款周期）评估覆盖率仅为50%；某涉外采购合同因未评估汇率波动，后期成本增加X%。2.预警机制：供应商多次延迟交货时，业务部门未触发“黄色预警”（公司规定：3次延迟应启动预警），导致项目进度受影响；预警信息传递依赖口头沟通，未形成书面记录。三、自查发现的主要问题1.审查精细化不足：主体资格审查标准模糊，信用核查覆盖率低；条款审核重“合法性”轻“合理性”，商业条款（如付款、验收）表述易引发争议。2.履约管理有漏洞：履约跟踪依赖人工，节点监控易中断；变更、解除的“书面化”要求执行不到位，口头约定存纠纷隐患。3.档案管理不规范：电子与纸质档案管理不同步，关键附件缺失；借阅流程缺乏约束，信息安全风险高。4.风险防控待完善：重大合同风险评估维度不全（财务风险覆盖不足）；预警机制触发条件、响应流程不清晰，风险应对效率低。四、整改措施及落实计划（一）优化合同审查机制法务部202X年X月前制定《合同主体资格审查指引》，明确“经营范围匹配度、信用记录、涉诉情况”等10项审查要点，组织全员培训；建立“业务+法务+财务”联合审查机制，对合同商业条款（付款节奏、验收标准、违约责任）进行三维度评估，确保条款公平合理。（二）强化履约全过程管理信息部202X年X季度开发“合同履约管理系统”，设置关键节点（付款、验收）自动提醒，实现进度可视化；修订《合同变更管理办法》，明确“变更/解除必须签订书面协议”，业务部门负责人对书面化执行情况考核（占绩效考核10%）。（三）规范档案管理行政部联合法务部202X年X月前制定《合同档案管理细则》，明确电子/纸质合同归档要求（如附件完整性、存储路径），开展档案专项清理；将分散的电子合同纳入公司档案系统，同步完善借阅审批流程（需注明“用途、归还时间”），纸质档案迁移至专业档案柜并定期巡检。（四）健全风险防控体系风控部202X年X月前制定《重大合同风险评估清单》，明确“法律、财务、市场”三类风险评估要点，覆盖金额超X万、涉外等合同；建立“黄色（逾期30天）、红色（对方涉诉）”两级预警机制，明确业务部门（启动协商）、法务部（出具意见）的响应职责，预警信息需书面记录并同步至管理层。五、下一步工作计划1.长效监督：每季度开展“合同管理回头看”，抽查整改落实情况，将合规性纳入部门绩效考核（权重5%）；2.培训宣贯：每半年组织专项培训，内容涵盖“新法规解读、典型案例分析、系统操作”，提升全员合规意识；3.流程优化：动态更新合同模板、审查指引、风险清单，结合业务发展和法规变化（如《民法典》新