2025年员工档案管理规范记录试题及答案

2025年员工档案管理规范记录试题及答案一、单项选择题（每题2分，共20分）1.根据《2025年企业员工档案管理规范》（以下简称《规范》），员工档案中"岗位变动记录"应归入以下哪一类？A.履历类B.考核评价类C.职务职级类D.培训经历类2.某企业2023年1月入职的员工张某，其试用期考核表的保管期限应为：A.10年B.20年C.30年D.永久3.员工电子档案元数据中，"归档时间"字段应填写：A.文件形成日期B.档案整理完成日期C.系统接收电子文件的日期D.部门负责人审批日期4.档案库房温湿度监控记录的保存期限至少为：A.1年B.3年C.5年D.10年5.员工离职后，其人事档案应在多少个工作日内完成转递？A.5个B.10个C.15个D.30个6.对涉及员工隐私的档案材料进行数字化加工时，应当：A.直接扫描后上传系统B.模糊处理敏感信息后再数字化C.仅对非敏感部分数字化D.由部门负责人单独完成数字化7.企业新购入的档案密集架，投入使用前必须进行的检测是：A.防火性能检测B.承重能力检测C.防磁性能检测D.有害气体释放检测8.员工档案中"职业资格证书复印件"的归档要求是：A.只需提供最新取得的证书B.需提供所有有效证书复印件C.仅提供与岗位直接相关的证书D.由员工自行决定是否归档9.档案管理人员发现某员工档案中存在重复的"年度考核表"，正确的处理方式是：A.全部归档保存B.仅保留最近3年的考核表C.标注重复后保留原件，复印件另存D.核实后保留最新版本，其余标注"重复件"并备注10.企业进行档案数字化项目招标时，要求服务商必须具备的资质是：A.档案中介服务资质B.信息系统安全等级保护三级认证C.印刷经营许可证D.人力资源服务许可证二、多项选择题（每题3分，共15分。每题至少有2个正确选项，多选、错选不得分，少选得1分）1.属于《规范》规定的"特殊载体档案"的有：A.员工获奖的实物奖章B.培训视频录像带C.手写的入党志愿书D.电子形式的职业资格证书2.员工档案保管期限划分为"永久"的材料包括：A.入党志愿书B.离职经济补偿协议C.高级专业技术职务评审表D.试用期考核表3.档案库房"十防"要求包括：A.防火、防水B.防光、防磁C.防虫、防鼠D.防潮、防尘4.员工档案转递时，必须履行的手续有：A.填写《档案转递通知单》B.通过机要通信或专人送取C.接收方出具档案接收回执D.密封档案袋加盖骑缝章5.档案数字化过程中，需要进行质量检测的环节包括：A.图像偏斜度检测B.文字识别准确率检测C.元数据完整性检测D.电子文件格式合规性检测三、判断题（每题2分，共20分。正确填"√"，错误填"×"）1.员工个人可申请查阅本人档案中的所有材料。（）2.电子档案与纸质档案具有同等法律效力，因此可以完全替代纸质档案。（）3.档案库房内可以设置监控设备，但不得安装录音设备。（）4.员工调动工作时，原单位应将其档案材料整理后随个人行政关系一并转递。（）5.对破损的档案材料，可使用透明胶带直接粘贴修复。（）6.档案管理人员离职时，只需交接档案实体，无需交接电子档案管理系统权限。（）7.企业合并时，原各单位的员工档案应统一移交至合并后的档案管理部门集中管理。（）8.员工学历证书复印件归档前，必须通过学信网进行在线验证并留存验证记录。（）9.档案销毁清册应永久保存，销毁过程需有2名以上监销人签字确认。（）10.数字化后的电子档案应存储在单套本地服务器中，禁止云存储。（）四、简答题（每题8分，共32分）1.简述《规范》中员工档案归档材料的"三性"要求及其具体内容。2.说明员工档案数字化加工的主要流程（至少列出6个关键步骤）。3.列举档案库房管理中需要建立的5项日常管理制度，并简述其核心内容。4.阐述员工档案保密管理的主要措施（至少列出5项）。五、案例分析题（13分）2025年6月，某制造企业档案管理员李某在日常检查中发现以下问题：（1）2024年度新入职员工王某的档案中，缺少《劳动合同》原件，仅有复印件；（2）2023年离职员工赵某的档案仍存放在原部门文件柜中，未移交至档案库房；（3）数字化加工服务商在处理2020-2022年员工档案时，将部分身份证扫描件上传至临时工作群用于沟通；（4）档案库房温湿度记录显示，6月5日温度30℃、湿度75%，但未做任何处理记录。请根据《规范》分析上述问题的违规点，并提出整改措施。答案一、单项选择题1.C2.C3.C4.C5.B6.B7.D8.B9.D10.B二、多项选择题1.AB2.AC3.ACD4.ABCD5.ABCD三、判断题1.×2.×3.√4.√5.×6.×7.√8.√9.√10.×四、简答题1.答："三性"要求指真实性、完整性、规范性。（1）真实性：归档材料应真实反映员工经历，需由形成部门或具有法定效力的机构出具，个人提供的材料需经核实；（2）完整性：应涵盖员工入职至离职全周期材料，包括履历、考核、职务、培训、奖惩等10大类，不得遗漏关键材料；（3）规范性：材料格式、载体、签署手续符合要求，如手写材料需用蓝黑或黑色墨水，复印件需注明"与原件一致"并加盖提供单位公章。2.答：主要流程包括：（1）档案整理：对纸质档案进行分类、排序、去除金属物；（2）目录建库：按照《规范》要求著录电子目录，确保元数据完整；（3）数字化加工：使用符合标准的扫描仪（分辨率≥300dpi）进行扫描，彩色材料采用24位真彩色模式；（4）图像处理：对扫描图像进行纠偏、去污、裁边等处理，确保图像清晰；（5）质量检测：检查图像偏斜度（≤1°）、清晰度、文字识别准确率（≥98%）；（6）数据挂接：将处理后的电子文件与目录数据关联，形成电子档案；（7）数据备份：采用"双套异地"备份方式，本地和异地各保存1套；（8）验收移交：由档案管理部门、技术部门、业务部门共同验收后，移交至电子档案管理系统。3.答：需建立的日常管理制度及核心内容：（1）温湿度管理制度：每日上、下午各记录1次温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），超出范围时2小时内启动调控设备并记录处理过程；（2）出入库登记制度：详细记录档案调阅/归还时间、调阅人、用途，归还时检查档案完整性；（3）安全巡查制度：每日下班前检查门窗关闭、电源切断情况，每月检查消防设施、防虫药剂有效性；（4）设备维护制度：定期对密集架、空调、除湿机等设备进行保养，每年委托专业机构检测1次；（5）应急管理制度：制定火灾、水淹等突发事件应急预案，每半年组织1次演练，记录演练结果。4.答：保密管理主要措施：（1）人员管理：档案管理人员需通过背景审查，签订保密协议，离职时办理脱密期手续；（2）物理保密：库房安装双锁（钥匙分由2人保管）、门禁系统（仅授权人员进入）、监控设备（录像保存≥6个月）；（3）信息加密：电子档案存储时进行加密处理（采用AES-256算法），传输需通过加密通道；（4）查阅限制：外部人员查阅需经单位负责人审批，不得拍照、复制敏感信息；（5）销毁监管：销毁前编制清册（列明档案内容、数量），经分管领导审批，销毁时由2名监销人现场监督并签字确认；（6）技术防护：电子档案管理系统设置访问权限（按岗位分级），启用操作日志功能（记录所有操作行为）。五、案例分析题违规点及整改措施：（1）缺少《劳动合同》原件问题：违规点：根据《规范》4.2.3条，具有法律效用的材料（如劳动合同）必须归档原件，复印件仅在无法取得原件时使用并标注"原件存放处"。整改措施：联系人力资源部，要求与员工王某核实，向原合同签署方（企业或员工）追回原件；若确实无法取得，需由人力资源部出具情况说明（注明原件去向），与复印件一并归档，并在目录中备注"原件缺失"。（2）离职员工档案未移交问题：违规点：《规范》5.1.2条规定，员工离职后10个工作日内，原部门应将其档案移交至档案库房集中管理，禁止分散保存。整改措施：立即要求原部门将赵某档案移交至档案库房，填写《档案移交清册》（双方签字确认）；对相关责任人进行档案管理规范培训，完善部门档案移交考核机制。（3）身份证扫描件上传工作群问题：违规点：《规范》7.3.4条明确，数字化过程中涉及个人敏感信息（如身份证号）的电子文件，禁止通过非加密即时通讯工具传输或存储。整改措施：要求服务商立即撤回工作群中的扫描件，删除所有相关聊天记录；对已处理的身份证扫描件进行加密存储（采用文件加密软件），更换为专用传输通道（如企业云盘加密共享）；与服务商重新签订补充协议，明确数据安全责任，并处以合同金额5%的违约金。