产品宣传物料制作发放制度

产品宣传物料制作发放制度为了加强公司产品宣传物料的管理，提高宣传物料制作和发放的效率与质量，确保宣传物料能够准确、及时地传达公司产品信息，特制定本制度。制作流程需求提出各部门根据业务需求，填写《产品宣传物料制作申请表》，详细说明物料的用途、数量、规格、设计要求、使用时间等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至市场部。需求评估市场部收到申请表后，对需求进行评估。审核内容包括需求的合理性、预算的可行性、设计的可操作性等。对于不符合公司宣传策略或预算超出规定的需求，市场部有权要求申请部门进行修改或重新提交。设计制作1.设计方案确定：市场部根据需求评估结果，安排设计人员进行宣传物料的设计。设计人员应与申请部门充分沟通，了解其需求和意图，确保设计方案符合公司的品牌形象和宣传要求。设计方案初稿完成后，提交给申请部门和相关领导进行审核，经修改确认后确定最终设计方案。2.制作供应商选择：市场部根据设计方案和物料制作要求，选择合适的制作供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的资质、信誉、价格、质量等因素，确保供应商能够按时、按质、按量完成制作任务。3.制作合同签订：市场部与选定的供应商签订制作合同，明确双方的权利和义务，包括制作内容、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，市场部应及时将合同副本发送给财务部门和申请部门。4.制作过程监控：市场部应安排专人对制作过程进行监控，及时了解制作进度和质量情况。如发现问题，应及时与供应商沟通协商，采取措施解决问题，确保制作任务按时完成。验收交付1.初步验收：物料制作完成后，供应商应将成品交付给市场部。市场部按照合同要求和设计方案对物料进行初步验收，检查物料的数量、规格、质量等是否符合要求。对于不符合要求的物料，市场部应要求供应商进行返工或更换。2.最终验收：初步验收合格后，市场部将物料交付给申请部门进行最终验收。申请部门应根据实际使用需求对物料进行检查，确认物料是否能够满足宣传要求。如发现问题，应及时反馈给市场部，由市场部协调供应商进行处理。3.交付使用：最终验收合格后，物料方可交付使用。市场部应及时将物料的相关信息（如数量、规格、使用部门等）录入公司的物料管理系统，并将物料发放给申请部门。发放管理发放原则1.按需发放：根据各部门的业务需求和实际使用情况，合理发放宣传物料，避免浪费。2.严格审批：各部门领取宣传物料时，需填写《产品宣传物料发放申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至市场部审批。市场部根据申请部门的需求和库存情况进行审批，对于超出规定数量或不合理的申请，有权拒绝发放。3.记录备案：市场部应建立宣传物料发放台账，详细记录物料的发放时间、发放部门、发放数量、物料用途等信息，以便进行统计和查询。发放流程1.申请领取：各部门根据业务需求，填写《产品宣传物料发放申请表》，并提交至市场部。申请表应注明物料的名称、规格、数量、用途等信息。2.审核审批：市场部收到申请表后，对申请内容进行审核。审核内容包括申请部门的需求是否合理、库存是否充足等。对于符合要求的申请，市场部应及时进行审批，并在申请表上签字确认；对于不符合要求的申请，市场部应及时反馈给申请部门，并说明原因。3.发放物料：审核审批通过后，市场部根据申请表上的信息，从库存中提取相应的宣传物料，并发放给申请部门。申请部门在领取物料时，应在发放台账上签字确认。特殊情况处理1.紧急需求：对于因紧急业务需求需要领取宣传物料的部门，可先口头向市场部申请，经市场部同意后，可先领取物料，再补办相关手续。2.跨部门借用：如因工作需要，部门之间需要借用宣传物料，需填写《产品宣传物料借用申请表》，经双方部门负责人审核签字后，提交至市场部审批。市场部根据库存情况进行审批，对于符合要求的申请，应及时协调物料的借用事宜。借用部门应在规定的时间内归还物料，如因特殊原因需要延长借用时间，需提前向市场部申请。库存管理库存盘点1.定期盘点：市场部应定期对宣传物料的库存进行盘点，盘点周期为每月一次。盘点内容包括物料的名称、规格、数量、存放位置等信息。2.盘点报告：盘点结束后，市场部应编制库存盘点报告，详细记录盘点结果和存在的问题。对于盘盈、盘亏的物料，应查明原因，并提出处理意见。盘点报告经市场部负责人审核签字后，提交至公司领导和财务部门。库存补货1.补货预警：市场部应根据物料的使用情况和库存情况，设定合理的库存补货预警线。当库存数量低于预警线时，市场部应及时提出补货申请。2.补货申请：市场部填写《产品宣传物料补货申请表》，详细说明补货的原因、物料名称、规格、数量等信息，并提交至相关领导审批。审批通过后，市场部按照制作流程进行物料的制作和补货。库存报废1.报废鉴定：对于因过期、损坏、质量问题等原因无法使用的宣传物料，市场部应组织相关人员进行报废鉴定。鉴定内容包括物料的损坏程度、是否可修复、报废原因等。2.报废申请：经鉴定确需报废的物料，市场部应填写《产品宣传物料报废申请表》，详细说明报废物料的名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交至相关领导审批。审批通过后，市场部应及时对报废物料进行处理。3.报废处理：报废物料的处理方式包括销毁、回收利用等。市场部应根据物料的性质和实际情况选择合适的处理方式，并确保处理过程符合环保要求。监督与考核监督检查公司审计部门应定期对产品宣传物料的制作、发放和库存管理情况进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、流程合规性、物料使用效果等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。考核评价公司将产品宣传物料的管理情况纳入部门和个人的绩效考核体系