物业服务企业业主大会组织管理制度

物业服务企业业主大会组织管理制度总则为规范物业服务企业对业主大会的组织与管理，保障业主合法权益，维护物业管理区域内的公共秩序和生活环境，根据国家相关法律法规及政策要求，结合本企业实际服务情况，特制定本管理制度。业主大会组织筹备阶段成立筹备组当物业管理区域内已交付的专有部分面积达到建筑物总面积50%以上，或者首套房屋交付使用满两年且交付使用的房屋套数达到总套数25%以上时，物业服务企业应在收到业主书面要求召开首次业主大会会议的提议后30日内，组织成立首次业主大会会议筹备组。筹备组由业主代表、建设单位代表、街道办事处（乡镇人民政府）代表和居民委员会代表组成。筹备组人数应为单数，其中业主代表人数不低于筹备组总人数的一半，筹备组组长由街道办事处（乡镇人民政府）代表担任。物业服务企业应积极协助街道办事处（乡镇人民政府）组织业主推荐产生业主代表。业主代表的推荐可通过业主自荐、业主联名推荐等方式进行，推荐过程应保证公开、公平、公正，确保推荐出的业主代表能够真正代表广大业主的利益和意愿。筹备组职责履行筹备组应自成立之日起90日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。在筹备期间，物业服务企业应积极配合筹备组开展各项工作，提供必要的协助和支持。1.确认业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积：物业服务企业应向筹备组提供业主清册、房屋面积测绘报告等相关资料，协助筹备组准确核实业主身份、人数及专有部分面积。对于存在争议的业主身份或面积问题，物业服务企业应积极协助筹备组进行调查和处理。2.确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容：物业服务企业应根据物业管理区域的实际情况，为筹备组提供合适的会议场地建议，并协助筹备组做好会议场地的布置和设备调试等工作。同时，配合筹备组确定会议召开的时间，避免与业主的正常生活和工作产生冲突。3.草拟管理规约、业主大会议事规则：物业服务企业可根据自身的服务经验和行业规范，为筹备组草拟管理规约、业主大会议事规则提供参考意见和建议。在草拟过程中，应充分考虑业主的利益和需求，确保管理规约和业主大会议事规则具有科学性、合理性和可操作性。4.依法确定首次业主大会会议表决规则：物业服务企业应协助筹备组依据相关法律法规和政策要求，确定首次业主大会会议的表决规则，明确表决方式、表决程序和计票方法等内容。同时，向业主做好表决规则的宣传和解释工作，确保业主能够正确行使自己的表决权。5.制定业主委员会委员候选人产生办法，确定业主委员会委员候选人名单：物业服务企业应配合筹备组制定科学合理的业主委员会委员候选人产生办法，明确候选人的资格条件、推荐方式和产生程序。在候选人推荐过程中，要严格按照规定的程序进行，确保候选人的公正性和代表性。6.制定业主委员会选举办法：物业服务企业应协助筹备组制定详细的业主委员会选举办法，明确选举的时间、地点、方式和程序等内容。同时，要做好选举现场的组织和管理工作，确保选举过程公开、公平、公正。7.完成召开首次业主大会会议的其他准备工作：物业服务企业应协助筹备组做好会议通知的发布、会议文件的印制、选票的制作等其他准备工作。在会议通知发布方面，要确保通知内容准确、完整，并通过多种渠道进行发布，如小区公告栏、业主微信群、短信等，确保业主能够及时了解会议的相关信息。业主大会会议召开阶段会议通知与公告业主大会会议分为定期会议和临时会议。业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定由业主委员会组织召开；有下列情况之一的，业主委员会应当及时组织召开业主大会临时会议：1.经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主提议的；2.发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的；3.业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情况。业主大会会议召开前15日，物业服务企业应协助业主委员会将会议的时间、地点、内容等事项在物业管理区域内显著位置公告，并以书面形式通知全体业主。在公告和通知中，要明确会议的议题、议程和表决事项等内容，确保业主能够提前了解会议情况，做好参会准备。会议组织与主持1.物业服务企业应协助业主委员会做好会议现场的组织和管理工作，安排专人负责会议签到、维持会议秩序等事项。在会议签到方面，要对参会业主的身份进行核实，确保签到信息的真实性和准确性。在维持会议秩序方面，要及时制止不文明行为和违反会议纪律的行为，确保会议能够顺利进行。2.对于采用书面征求意见形式召开的业主大会会议，物业服务企业应协助业主委员会做好选票的发放、回收和统计工作。选票发放应确保每户业主都能收到，回收过程要保证选票的密封性和完整性。在统计选票时，要严格按照表决规则进行计数和统计，确保统计结果的真实性和准确性。会议记录与决议公布1.物业服务企业应安排专人对业主大会会议进行记录，记录内容应包括会议的时间、地点、参会人员、会议议程、讨论情况、表决结果等事项。会议记录应真实、准确、完整，并由参会人员签字确认。2.业主大会会议形成的决议，物业服务企业应协助业主委员会在物业管理区域内显著位置公告，并以书面形式通知全体业主。公告内容应包括决议的内容、通过情况和执行要求等事项，确保业主能够及时了解会议决议的相关信息。业主委员会选举、换届及日常工作支持阶段业主委员会选举支持1.在业主委员会选举期间，物业服务企业应协助业主委员会做好候选人的宣传工作，为候选人提供必要的展示平台。可以通过小区公告栏、业主微信群等渠道，对候选人的基本情况、工作经历、服务承诺等内容进行宣传，让业主对候选人有更全面的了解。2.积极配合业主委员会做好选举现场的组织和服务工作，确保选举过程顺利进行。安排工作人员协助业主进行投票、唱票、计票等工作，确保选举结果的公正、公开、公平。业主委员会换届协助1.业主委员会任期届满前3个月，物业服务企业应协助业主委员会组织成立换届选举小组，开展换届选举工作。换届选举小组的组成和职责参照首次业主大会会议筹备组的相关规定执行。2.协助换届选举小组做好业主委员会委员候选人的推荐、资格审查等工作。在候选人推荐过程中，要严格按照规定的程序进行，确保候选人的公正性和代表性。在资格审查方面，要对候选人的身份、资格条件等进行认真核实，确保候选人符合相关规定。3.配合换届选举小组做好换届选举的组织和实施工作，确保换届选举顺利完成。在换届选举过程中，要及时向业主公布选举进展情况，接受业主的监督。业主委员会日常工作支持1.物业服务企业应与业主委员会建立定期沟通机制，及时向业主委员会通报物业管理服务工作的开展情况，听取业主委员会的意见和建议。定期沟通可以通过召开座谈会、工作汇报会等形式进行，确保双方能够及时了解对方的工作情况和需求。2.协助业主委员会做好业主的沟通和协调工作，及时处理业主反映的问题和诉求。对于业主提出的合理要求，要及时进行处理和反馈；对于不合理要求，要做好解释和说明工作，争取业主的理解和支持。3.按照业主大会的决议和物业服务合同的约定，认真履行物业管理服务职责，不断提高服务质量和水平。同时，接受业主委员会的监督和检查，积极配合业主委员会开展各项工作。业主大会与业主委员会档案管理阶段档案资料收集物业服务企业应指定专人负责业主大会和业主委员会档案资料的收集工作。档案资料包括但不限于：1.业主大会会议记录、决议、公告等文件；2.业主委员会选举、换届相关资料，如候选人名单、选举办法、选举结果等；3.管理规约、业主大会议事规则等文件；4.业主清册、房屋面积测绘报告等业主相关资料；5.业主大会和业主委员会与物业服务企业之间的往来文件、函件等。档案资料整理与保管1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照时间顺序、文件类型等进行编号和装订，建立完善的档案目录。2.将整理好的档案资料存放在专门的档案柜或档案室中，进行妥善保管。档案柜或档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全和完整。档案资料查阅与利用1.业主、业主委员会成员等因工作需要查阅档案资料的，应填写查阅申请表，经物业服务企业相关负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，要严格遵守档案查阅规定，不得损坏、涂改档案资料。2.涉及业主个人隐私和商业秘密的档案资料，应严格保密，未经业主书面同意，不得对外提供。监督与考核阶段内部监督1.物业服务企业内部应建立健全业主大会组织管理制度的监督机制，定期对业主大会组织管理工作进行检查和评估。检查内容包括筹备工作的开展情况、会议组织的规范性、档案管理的完整性等方面。2.设立投诉举报渠道，接受业主和员工的监督。对于业主和员工反映的问题，要及时进行调查和处理，并将处理结果及时反馈给相关人员。外部监督1.积极配合街道办事处（乡镇人民政府）、房地产行政主管部门等相关部门对业主大会组织管理工作的监督检查，按照要求提供相关资料和信息。2.主动接受业主、业主委员会的监督，定期向业主和业主委员会汇报业主大会组织管理工作的开展情况，听取业主和业主委员会的意见和建议。考核与奖惩1.物业服务企业应建立业主大会组织管理工作考核制度，对相关部门和人员的工作进行考核。考核指标包括工作完成情况、工作质量、业主满意度等方面。2.对于在业主大会组织管理工作中表现突出的部门和人员，给予表彰和奖励；对于工作不力、造成不良影响的部门和人员，进行批评教育和相应的处罚。与业主沟通与宣传阶段日常沟通机制1.建立多种沟通渠道，如业主微信群、客服热线、意见箱等，方便业主随时反馈问题和建议。物业服务企业应安排专人负责及时回复业主的咨询和投诉，确保沟通渠道的畅通。2.定期开展业主满意度调查，了解业主对物业管理服务和业主大会组织管理工作的满意度。根据调查结果，及时调整和改进工作方法，提高服务质量和业主满意度。宣传教育工作1.利用小区公告栏、电子显示屏、业主微信群等渠道，向业主宣传物业管理相关法律法规、政策规定和业主大会、业主委员会的相关知识。宣传内容应准确、通俗易懂，让业主能够更好地了解自己的权利和义务。2.在业主大会会议召开前，向业主详细介绍会议的议题、议程和表决事项等内容，引导业主正确行使自己的表决权。同时，对业主提出的疑问进行解答，消除业主的顾虑。制度的修订与完善阶段定期评估物业服务企业应定期