长护险档案管理制度

长护险档案管理制度第一章总则1.1制度定位长期护理保险（以下简称“长护险”）档案是记录参保人失能等级评估、护理服务计划、服务过程、费用结算、质量评价、风险管控及稽核审计的全生命周期信息集合，是基金安全、服务精准、监管有效、争议处理的核心凭据。本制度以“谁形成、谁归档，谁主管、谁负责”为基本原则，通过统一标准、分级管理、全程留痕、动态更新、闭环质控，实现档案真实、完整、可用、安全、可追溯。1.2适用范围本制度覆盖本市行政区域内长护险经办机构、评估机构、护理服务机构、辅具租赁机构、信息服务商、第三方稽核机构及所有参与长护险服务的个人与组织。1.3法规依据《社会保险法》《档案法》《个人信息保护法》《长期护理保险试点方案》《社会保险基金财务制度》《电子文件管理暂行办法》及本市长护险政策文件。第二章档案分类与代码2.1一级分类A参保人档案B评估档案C护理计划与实施档案D费用结算与支付档案E质量评价与投诉处理档案F稽核审计与整改档案G信息系统与电子数据档案H协议与资质档案I培训与考核档案J其他具有保存价值的档案2.2二级分类示例A01参保登记材料A02失能等级申请表A03身份证明与银行卡影像A04委托授权书A05参保人变更记录B01评估受理单B02现场评估音视频B03评估量表及打分底稿B04评估结论书B05复评与终评材料……2.3代码规则采用“一级字母+二级数字+三级机构码+四位年度+六位流水”21位编码，确保全国唯一。示例：A01-3301-2024-000001。第三章归档范围与保管期限3.1永久保存参保人首次失能等级结论、护理服务协议、终身待遇享受记录、基金支付总账、审计结论。3.2长期保存（30年）评估音视频、护理服务过程记录、辅具配送签收单、投诉处理结果、整改报告。3.3定期保存（10年）培训签到表、内部质控记录、系统升级日志、日常巡检表。3.4到期鉴定档案部门牵头，基金监督、法律、审计、信息化、业务处室五方联审，形成销毁或延长保管期书面决定，报市级档案局备案。第四章载体与形式4.1纸质载体使用70克以上无酸纸，字迹耐久性≥5级；热敏纸禁止直接存档，须于24小时内复印并加盖“与原件一致”章。4.2电子载体采用PDF/A-2格式保存版式文件，音视频采用MP4（H.264+AAC），采样率不低于44.1kHz，分辨率不低于1080P；电子签章须符合GB/T38540。4.3双套制同一内容同时形成纸质与电子的，以电子为主，纸质为辅；电子档案须通过四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）后方可取消纸质。4.4实物档案辅具产品合格证、护理床出厂铭牌、尿不湿留样等实物，拍照后装入专用密封袋，贴RFID标签，存入恒温恒湿库房。第五章形成与收集5.1前端控制业务系统在设计阶段嵌入“预归档”模块，数据录入时自动校验必填项、逻辑冲突、重复上传；缺少关键字段的，系统拒绝打印或电子签章。5.2责任到人评估师、护理员、出纳、稽核员在各自节点生成“档案责任二维码”，扫码可查看该节点所有材料是否上传齐全，未完成的每日短信提醒。5.3实时收集护理服务打卡数据每30秒上传一次，异常离线超过5分钟触发预警；评估现场须使用北斗+GPS双定位，位置偏移超过50米自动暂停录像并提示。5.4纸质收集每日18:00前由护理站专职档案员统一回收当日纸质单据，使用便携式高速扫描仪当场转为电子影像，原始纸质装入防拆袋，封口处加盖骑缝章。第六章整理与编目6.1整理原则“一事一件、一项一卷”，每份档案组成保管单位，厚度不超过2.5cm；超厚度必须分册，并在封面注明“共几册第几册”。6.2页码编制纸质材料正面右下角、背面左下角打页码，漏页用“*”占位并在备考表说明；电子影像采用双层PDF，底层图像、上层可检索文本，页码与纸质一一对应。6.3目录结构采用“多级树状+元数据”模式，元数据含19项：档号、题名、责任者、形成时间、页数、载体、密级、开放状态、伤残隐私字段、电子文件名、哈希值、四性检测结果、存储位置、备份位置、保管期限、销毁标识、阅读权限、打印权限、下载权限。6.4智能辅助部署NLP引擎，对护理记录进行语义分析，自动抽取关键词“压疮”“跌倒”“误吸”等，生成标签并归入疾病分类树，方便后续科研与稽核。第七章存储与保管7.1库房标准甲级档案馆标准：温度14-24℃±2℃，相对湿度45-60%±5%，洁净度粒径0.5μm≤3500粒/L，防火为一级，防水为B级，抗震烈度8度，红外双鉴+振动+水浸+烟感四重报警。7.2密集架电动智能密集架，载重≥80kg/层，闭合后每列宽度≤0.6m，通道宽度≥1.2m，遇火警1分钟内自动开启疏散通道。7.3电子存储采用“本地+异地+云”三副本，本地使用SSD高速阵列，异地为300公里以上磁带库，云为政务专属云；每份数据使用SM3哈希，每30天进行全量校验，差异超过0.01%即启动恢复。7.4备份策略电子档案：每天增量、每周全量、每月刻录一次蓝光光盘，光盘寿命≥50年；每季度进行一次磁带冷备，保存于地下屏蔽库。7.5出入库纸质档案出入库须通过RFID+人脸识别双认证，系统记录时间、人员、事由、预计归还时间；逾期每日自动发送催还邮件并抄送部门负责人。第八章利用与授权8.1内部利用业务人员通过“档案利用申请单”线上发起，系统根据密级与岗位职责自动审批，敏感字段自动脱敏，下载文件嵌入隐形水印（工号+时间+IP）。8.2外部利用公检法司、医保、民政、卫健等部门调阅，须出具正式公函并填写《外部调阅登记表》，由经办机构分管领导审批；涉及个人隐私的，须征得参保人或监护人书面同意，并对身份证号、住址、疾病名称进行掩码处理。8.3科研利用高校、科研院所申请数据，须提交伦理审查证明、匿名化方案、数据安全承诺书，采用“沙箱”模式提供，禁止导出原始数据，仅可带走经审核的聚合结果。8.4在线浏览部署数字档案室，支持全文检索、同屏对比、批注留痕，批注内容自动保存为新增元数据，不与原文档合并，确保原文不被篡改。第九章鉴定与销毁9.1鉴定组织成立“档案鉴定委员会”，主任由经办机构主要负责人担任，成员含档案、基金、法律、审计、信息化、业务、纪检代表及两名外部专家。9.2鉴定流程（1）系统自动筛选到期档案，生成《待鉴定清单》；（2）业务处室初审；（3）鉴定委员会逐卷审议，对仍有法律、审计、科研、维权价值的，一律延长保管期；（4）形成《鉴定报告》并公示5个工作日；（5）报市级档案局备案；（6）对确认销毁的，移交保密销毁中心粉碎或熔浆，全程录像并生成销毁令号。9.3销毁方式纸质：两级粉碎+纸浆化，颗粒直径≤2mm；电子：采用国密SM4算法擦除后，对存储介质进行物理穿孔；磁带：消磁+剪断；光盘：破碎+高温。9.4例外条款涉及未决诉讼、信访、审计、巡视、案件调查的，不受保管期限限制，直至事件终结。第十章统计与报告10.1月度统计每月5日前生成《长护险档案管理月报》，含归档量、电子化率、四性检测通过率、库房温湿度异常次数、利用人次、涉密档案调阅量、鉴定销毁量等36项指标。10.2年度分析结合基金运行、服务质量、投诉率、稽核问题，建立档案贡献度模型，量化档案对基金追回的贡献金额、对服务质量提升的百分点，形成《档案价值白皮书》供决策参考。10.3可视化大屏部署3D可视化系统，实时展示档案库房容量、密集架承重、温湿度云图、电子存储健康度、备份副本状态，支持手机端远程查看。第十一章安全与保密11.1等级保护档案信息系统按等保3.0三级防护，每年通过第三方测评；核心数据库采用国密算法，密钥托管于硬件加密机，支持密钥轮换。11.2数据脱敏隐私字段采用对称加密+格式保留加密（FPE），确保统计可用、身份不可识别；脱敏算法定期更换，历史数据同步升级。11.3审计追踪所有档案操作写入区块链侧链，生成不可篡改的操作指纹，支持事后追溯至毫秒级。11.4应急预案制定七类突发事件预案：火灾、水灾、地震、病毒攻击、人为破坏、供应链中断、战争恐怖事件；每年组织两次实战演练，演练结果纳入部门绩效考核。第十二章系统与数据接口12.1接口规范采用RESTful+HTTPS，报文格式JSON，时间戳统一UTC，签名算法SM2，令牌有效期≤30分钟，错误码统一为6位数字。12.2对接范围与医保结算系统、民政救助系统、卫健电子病历、残联辅具系统、公安人口库、银行代发系统、大数据局共享交换平台无缝对接，实现一次采集、多方共享。12.3数据质量建立主数据管理（MDM），参保人、评估师、护理员、机构四大主数据统一编码，任何系统不得私自新建；对不一致数据启动自动对账，差异超过阈值触发人工复核。第十三章岗位设置与培训13.1岗位矩阵设立档案管理岗、系统运维岗、库房管理岗、鉴定销毁岗、利用服务岗、安全审计岗、培训督导岗，每岗配备A、B角，确保不缺位。13.2任职资格档案管理岗须具备档案学、信息资源管理本科以上学历，或持有中级以上档案职称；安全审计岗须持有CISP或CISSP证书。13.3培训体系新员工：72学时岗前培训；在岗：每年不少于40学时；晋升：须完成市级档案高级研修班；培训记录纳入个人执业档案，与职称评聘、绩效奖金挂钩。13.4考核机制采用“笔试+实操+演练”综合评分，低于80分立即离岗补训；连续两年末位调离岗位。第十四章监督与问责14.1内部监督纪检部门每季度抽查档案，重点检查应归未归、虚假页、篡改电子文件、泄露隐私等问题；发现问题启动“三色单”整改：白色提醒、黄色督办、红色问责。14.2外部监督接受医保、财政、审计、档案、银保监五部门检查，检查结果向社会公开；对拒不整改的，暂停或取消长护险服务资格。14.3责任追究对私自销毁、伪造、泄露档案的直接责任人，依法给予开除、吊销执业证书、追偿基金损失；涉嫌犯罪的，移送司法机关。第十五章持续改进15.1管理评审每年由最高管理者主持召开管理评审会，输入包括政策变化、技术发展、风险事件、用户反馈、审计结果