行政费用管控管理制度

行政费用管控管理制度一、总则为了加强公司行政费用的管理与控制，提高资金使用效率，确保公司行政工作的正常开展，根据公司实际情况，特制定本行政费用管控管理制度。本制度适用于公司各部门及全体员工涉及的行政费用支出管理。行政费用是指公司为维持日常行政管理活动而发生的各项费用，包括但不限于办公用品费、差旅费、会议费、车辆费用、通讯费、水电费等。二、行政费用管理原则1.预算控制原则：公司实行行政费用预算管理制度，各部门应根据业务需求和公司发展规划，合理编制年度行政费用预算。预算一经确定，应严格执行，确保费用支出在预算范围内。2.节约高效原则：倡导节约使用资源，避免浪费。在保证行政工作正常开展的前提下，尽量降低费用支出，提高资金使用效率。3.权责对等原则：明确各部门和人员在行政费用管理中的职责和权限，做到谁使用、谁负责，谁审批、谁监督。4.合规合法原则：行政费用的支出必须符合国家法律法规和公司的相关规定，严格按照审批流程和报销制度执行。三、行政费用预算管理1.预算编制每年[具体月份]，各部门应根据下一年度的工作任务和业务计划，编制本部门的行政费用预算草案。预算草案应包括各项费用的明细项目、预算金额、预计支出时间等内容。各部门在编制预算时，应充分考虑业务发展的需要和市场价格的变化，确保预算的合理性和可行性。对于一些金额较大或具有不确定性的费用项目，应进行详细的分析和预测。部门预算草案编制完成后，经部门负责人审核签字后，报公司财务部门。财务部门对各部门的预算草案进行汇总、审核和平衡，提出修改意见和建议，并与各部门进行沟通协调。财务部门根据沟通协调的结果，编制公司年度行政费用预算草案，报公司管理层审批。公司管理层对预算草案进行审议，根据公司的战略目标和财务状况，对预算进行调整和确定。2.预算审批公司年度行政费用预算草案经公司管理层审批通过后，以正式文件的形式下达各部门执行。各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整和突破预算。如因业务发展需要或特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序进行审批。部门应填写《预算调整申请表》，详细说明调整的原因、项目、金额等内容，经部门负责人审核签字后，报公司财务部门。财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见，并报公司管理层审批。公司管理层根据实际情况，对预算调整申请进行审批。经批准的预算调整，应及时调整相关的预算指标和财务账目。3.预算执行与监控各部门应建立健全预算执行台账，及时记录和反映本部门行政费用的支出情况。每月末，各部门应将预算执行情况进行总结分析，填写《预算执行情况报表》，报公司财务部门。财务部门对各部门的预算执行情况进行定期检查和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题和偏差，并提出改进措施和建议。对于预算执行偏差较大的部门，财务部门应进行重点监控和跟踪，督促其采取有效措施进行整改。公司管理层应定期听取财务部门关于行政费用预算执行情况的汇报，对预算执行情况进行评估和决策。对于预算执行不力的部门，公司管理层应进行问责和处理。四、行政费用审批流程1.费用申请员工因工作需要发生行政费用支出前，应先填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计支出时间等内容，并附上相关的支持文件和资料，如会议通知、出差申请等。《费用申请表》应经部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和必要性。对于一些金额较大或特殊的费用支出，还应报公司分管领导审批。2.费用报销员工在费用支出后，应及时整理和粘贴相关的报销凭证，如发票、收据等，并填写《费用报销单》。报销凭证应真实、合法、有效，内容应与费用申请表一致。《费用报销单》应经部门负责人审核签字，确认费用支出的真实性和合规性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合预算和相关规定。对于符合报销条件的费用，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。对于不符合报销条件的费用，财务部门应及时通知员工，并说明原因。对于一些金额较大或特殊的费用报销，还应报公司分管领导或总经理审批。经审批通过后，财务部门方可办理报销手续。五、各项行政费用具体管控措施（一）办公用品费1.采购管理办公用品的采购实行集中采购制度，由公司行政部门统一负责。行政部门应根据各部门的需求和库存情况，制定办公用品采购计划，并定期进行采购。在采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，通过询价、比价等方式，确保采购成本的合理性。同时，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.领用管理各部门应指定专人负责办公用品的领用管理，建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况。员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门办理领用手续。行政部门应根据办公用品的库存情况和各部门的需求，合理控制办公用品的领用数量。对于一些贵重办公用品，应实行限量领用制度。3.库存管理行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，确保库存数量的准确性和真实性。对于库存积压的办公用品，应及时进行处理，避免浪费。应建立办公用品库存管理制度，明确库存管理的职责和流程，确保办公用品的安全和完好。（二）差旅费1.出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细说明出差的地点、时间、事由、预计费用等内容，并经部门负责人审核签字。对于一些重要的出差任务，还应报公司分管领导审批。出差申请应在出差前[具体天数]提交，以便公司进行统筹安排和审批。2.差旅费标准公司应制定明确的差旅费报销标准，包括交通费、住宿费、伙食补助费等。员工在出差期间应严格按照标准执行，超出标准的费用由个人承担。交通费应根据出差的距离和实际情况选择合适的交通工具，如飞机、火车、汽车等。乘坐飞机应符合公司规定的级别和标准，未经批准不得乘坐头等舱和商务舱。住宿费应根据出差地点的不同，选择合适的酒店。住宿费标准应根据当地的物价水平和市场行情进行合理调整。伙食补助费应按照公司规定的标准进行发放，不再报销餐饮费用。3.差旅费报销员工出差回来后，应在[具体天数]内办理差旅费报销手续。报销时应提供相关的报销凭证，如机票、车票、住宿费发票等，并填写《差旅费报销单》。《差旅费报销单》应经部门负责人审核签字，确认出差的真实性和费用支出的合理性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合标准和相关规定。对于符合报销条件的差旅费，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。对于不符合报销条件的费用，财务部门应及时通知员工，并说明原因。（三）会议费1.会议申请公司各部门召开会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议的名称、时间、地点、参会人员、会议内容、预计费用等内容，并经部门负责人审核签字。对于一些重要的会议，还应报公司分管领导审批。会议申请应在会议召开前[具体天数]提交，以便公司进行统筹安排和审批。2.会议费用标准公司应制定明确的会议费用报销标准，包括场地租赁费、餐饮费、住宿费等。会议费用应根据会议的规模和性质进行合理控制，避免浪费。场地租赁费应根据会议的地点和规模选择合适的场地，通过询价、比价等方式，确保租赁成本的合理性。餐饮费应根据会议的时间和参会人员的数量进行合理安排，不得铺张浪费。住宿费应根据参会人员的实际情况进行安排，符合公司规定的标准。3.会议费报销会议结束后，会议组织者应及时整理和粘贴相关的报销凭证，如场地租赁费发票、餐饮费发票、住宿费发票等，并填写《会议费报销单》。《会议费报销单》应经部门负责人审核签字，确认会议的真实性和费用支出的合理性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合标准和相关规定。对于符合报销条件的会议费，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。对于不符合报销条件的费用，财务部门应及时通知员工，并说明原因。（四）车辆费用1.车辆使用管理公司车辆实行统一管理和调度制度，由公司行政部门负责。行政部门应建立车辆使用台账，记录车辆的使用情况，包括使用时间、使用人、行驶里程、加油情况等。员工因工作需要使用车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门办理车辆使用手续。行政部门应根据车辆的使用情况和工作需要，合理安排车辆的使用。车辆使用人应严格遵守交通规则，爱护车辆，保持车辆的整洁和完好。不得私自将车辆转借他人使用，不得利用车辆从事私人活动。2.车辆费用报销车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修费等。车辆使用人在费用支出后，应及时整理和粘贴相关的报销凭证，并填写《车辆费用报销单》。《车辆费用报销单》应经部门负责人审核签字，确认费用支出的真实性和合理性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合公司的相关规定。对于符合报销条件的车辆费用，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。对于不符合报销条件的费用，财务部门应及时通知车辆使用人，并说明原因。3.车辆维修与保养车辆应定期进行维修和保养，确保车辆的性能和安全。行政部门应建立车辆维修与保养台账，记录车辆的维修和保养情况。车辆维修与保养应选择正规的维修厂家，通过询价、比价等方式，确保维修和保养成本的合理性。维修和保养费用应经行政部门负责人审核签字后，报公司财务部门进行报销。（五）通讯费1.通讯费标准公司应根据员工的岗位和工作需要，制定不同的通讯费报销标准。通讯费报销标准应定期进行调整，以适应市场价格的变化。员工应使用公司指定的通讯运营商和套餐，以享受优惠政策和降低通讯费用。2.通讯费报销员工应在每月末将通讯费发票进行整理和粘贴，并填写《通讯费报销单》。通讯费发票应真实、合法、有效，内容应与员工的手机号码一致。《通讯费报销单》应经部门负责人审核签字，确认通讯费支出的合理性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合标准和相关规定。对于符合报销条件的通讯费，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。对于不符合报销条件的费用，财务部门应及时通知员工，并说明原因。（六）水电费1.水电消耗管理公司各部门应加强水电消耗管理，提高员工的节能意识，养成随手关灯、关水龙头的好习惯。行政部门应定期对水电消耗情况进行检查和分析，及时发现和解决水电浪费问题。对于一些高耗能的设备和设施，应采取有效的节能措施，如安装节能灯具、节水器具等。2.水电费缴纳与报销行政部门应及时缴纳水电费，并取得正规的发票。水电费发票应及时进行整理和粘贴，并填写《水电费报销单》。《水电费报销单》应经行政部门负责人审核签字，确认水电费支出的真实性和合理性。然后报公司财务部门进行审核。财务部门对报销凭证进行审核，检查凭证的合法性、完整性和准确性，以及费用支出是否符合公司的相关规定。对于符合报销条件的水电费，财务部门应在规定的时间内办理报销手续。六、监督与检查1.内部审计公司审计部门应定期对行政费用的支出情况进行审计，检查费用支出的合规性、合理性和效益性。审计部门应制定审计计划，明确审计的范围、内容和方法，确保审计工作的全面性和准确性。在审计过程中，审计部门应查阅相关的文件、资料和账目，与相关人员进行访谈和调查，发现问题及时提出整改意见和建议。审计结束后，审计部门应出具审计报告，向公司管理层汇报审计结果。2.专项检查公司财务部门和行政部门应定期对行政费用的管理情况进行专项检查，重点检查预算执行情况、审批流程、报销制度等方面的执行情况。专项检查应制定检查方案，明确检查的重点和方法，确保检查工作的有效性。对于检查中发现的问题，应及时进行整改和处理。对于违规违纪的行为，应按照公司的相关规定进行严肃处理。3.员工监督公司应鼓励员工对行政费用的支出情况进行监督，发现问题及时向公司管理层或相关部门反映。对于员工反映的问题，公司应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给员工。七、奖惩措施1.奖励对于在行政费用管理工作中表