生产经营部合同管理制度

PAGE生产经营部合同管理制度一、总则（一）目的为加强生产经营部合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产经营部对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、加工承揽合同、租赁合同、运输合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则：生产经营部合同实行统一管理，明确各环节的职责和流程。二、合同签订管理（一）合同承办人1.生产经营部各岗位人员在其职责范围内，均可作为合同承办人签订合同。2.合同承办人应具备相应的业务知识和法律意识，熟悉合同签订流程。（二）合同审批1.合同承办人起草合同初稿后，应提交部门负责人进行初审。初审主要审查合同条款是否符合公司利益、业务需求及法律法规要求等。2.初审通过后，合同承办人将合同提交至公司法务部门进行法律审查。法务部门重点审查合同的合法性、完整性、严密性等，并出具审查意见。3.根据法务部门意见，合同承办人对合同进行修改完善后，提交公司分管领导审批。分管领导审批通过后，方可签订合同。重大合同需经公司总经理或董事会审批。（三）合同签订1.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如无统一文本，可参照相关示范文本或自行起草，但需经法务部门审核。2.合同签订人应确保合同上加盖公司有效印章，签字人应具备相应授权。3.合同签订过程中，应严格按照审批意见填写合同条款，不得擅自变更。如有特殊情况需要变更，应重新履行审批程序。三、合同履行管理（一）合同执行1.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本分发给相关部门，明确各部门在合同履行中的职责。2.各部门应按照合同约定，认真履行各自的义务，确保合同顺利执行。3.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，合同承办人应及时收集相关证据，并及时向部门负责人报告。（二）合同跟踪1.合同承办人应定期对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同执行进度。2.对于重要合同，应建立专门的合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括合同执行情况、款项收付情况、质量验收情况等。3.如发现合同履行可能出现风险或问题，合同承办人应及时采取措施进行协调解决，并向部门负责人和公司领导汇报。（三）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办人应及时与对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订审批程序进行审批，确保变更后的合同合法有效。3.合同变更后，相关部门应按照变更后的合同履行各自的义务。（四）合同解除1.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办人应及时与对方协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务、款项结算等内容，并按照合同签订审批程序进行审批。3.合同解除后，双方应按照解除协议的约定履行各自的义务，妥善处理善后事宜。四、合同结算管理（一）款项收付1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行，确保资金安全。2.财务部门负责合同款项的收付核算，应根据合同约定和相关审批文件，及时办理款项收付手续。3.合同承办人应及时与财务部门沟通款项收付情况，确保款项收付准确无误。（二）结算凭证1.合同结算时，应取得合法有效的结算凭证，如发票、收据等。2.财务部门应严格审核结算凭证的真实性、合法性和完整性，确保结算凭证符合法律法规和公司财务制度要求。3.结算凭证应作为合同档案的重要组成部分进行妥善保管。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，并移交至部门档案管理人员。2.档案管理人员应认真核对移交的合同资料，确保资料完整、准确。（二）档案整理1.档案管理人员应对收集到的合同资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号归档。2.合同档案应包括合同正本、副本、附件、审批文件复印件、履行记录等，确保档案资料的完整性。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定程序进行审批。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。六、合同风险管理（一）风险识别1.生产经营部应定期对合同进行风险识别，重点关注合同条款的合法性、完整性、严密性，对方的履约能力、信用状况等。2.通过对合同签订、履行过程中的各种情况进行分析，识别可能存在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的合同风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规管理措施；对于中高风险合同，应制定专门的风险应对方案，并加强监控和管理。2.风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等，确保合同风险得到有效控制。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对生产经营部合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、结算、档案管理等环节是否符合本制度要求。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将合同管理工作纳