生产材料采购及控制制度

PAGE生产材料采购及控制制度一、总则（一）目的为规范公司生产材料采购行为，加强采购过程控制，确保生产材料的质量、供应及时性和成本合理性，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需各类原材料、辅助材料、零部件等的采购及相关控制活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购材料符合生产要求。3.成本效益原则：在保证质量和供应的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平公正地对待所有供应商，确保竞争机会均等。二、采购流程（一）需求计划1.生产部门根据生产计划和库存情况，定期编制生产材料需求计划，明确所需材料的品种、规格、数量、交货时间等详细信息。2.需求计划应经过部门负责人审核，确保其合理性和准确性，并提交至采购部门。（二）采购申请1.采购部门根据生产部门提交的需求计划，结合库存状况，编制采购申请单。2.采购申请单应注明采购材料的详细信息、预计采购金额、建议供应商等内容，并提交至采购审批环节。（三）采购审批1.采购申请单按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应根据采购金额、重要性等因素进行严格审核。2.对于金额较大或关键材料的采购申请，应经过相关部门负责人、财务部门、公司领导等多级审批，确保采购决策的科学性和合理性。（四）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据采购材料的要求和供应商评估标准，对潜在供应商进行评估和筛选，选择合格的供应商列入合格供应商名录。3.与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。4.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（五）采购执行1.采购部门根据审批后的采购申请单，向选定的供应商发送采购订单，明确采购材料的具体要求和交货时间。2.跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。3.对于紧急采购需求，采购部门应在确保质量和成本可控的前提下，采取特殊采购措施，尽快满足生产需要，并及时补办相关审批手续。（六）验收与入库1.材料到货后，采购部门通知质量检验部门进行验收，质量检验部门按照相关质量标准对采购材料进行检验，确保材料质量符合要求。2.验收合格的材料办理入库手续，仓库管理人员根据验收单和采购订单，核对材料的品种、规格、数量等信息，无误后办理入库登记。3.对于验收不合格的材料，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（七）付款结算1.财务部门根据采购合同、验收单、发票等凭证，审核采购款项的支付申请，确保付款金额准确无误，付款流程符合公司规定。2.按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付供应商货款，维护公司良好的商业信誉。三、采购控制措施（一）质量控制1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供产品质量合格证明文件。2.加强采购过程中的质量检验环节，采用抽检、全检等方式对采购材料进行检验，确保不合格材料不进入公司。3.定期对采购材料的质量进行统计分析，及时发现质量问题并采取改进措施，如与供应商沟通改进、调整采购策略等。（二）价格控制1.建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，了解采购材料的价格动态。2.在采购过程中，通过招标、询价、谈判等方式，选择价格合理的供应商，确保采购成本最优。3.对于长期合作的供应商，定期进行价格谈判和调整，争取更有利的采购价格。（三）交货期控制1.在采购合同中明确交货期条款，并要求供应商制定详细的生产计划和交货时间表。2.加强与供应商的沟通协调，及时掌握生产进度和交货情况，对于可能影响交货期的问题，提前采取措施解决。3.建立交货期预警机制，当供应商出现交货延迟迹象时，及时发出预警并采取相应措施，如催货、调整生产计划等。（四）库存控制1.根据生产需求和采购周期，合理确定材料的安全库存水平，避免库存积压或缺货。2.定期对库存进行盘点，及时清理积压库存和过期材料，降低库存成本。3.优化库存管理系统，实现库存信息的实时共享，提高库存管理效率。四、采购风险管理（一）风险识别1.分析采购过程中可能面临的风险，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以通过签订长期合同、套期保值等方式降低价格波动影响；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理；对于供应商风险，建立备用供应商体系等。2.定期对采购风险进行监控和评估，及时调整风险应对措施，确保风险处于可控状态。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立采购部门和相关人员的考核评价体系，考核指标包括采购任务完成情况、采