档案数字化生产管理制度

PAGE档案数字化生产管理制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字化生产管理工作，确保档案数字化成果的质量，提高档案利用效率，保障档案信息安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门档案数字化生产过程中的组织、实施、管理和监督等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保数字档案与原始档案内容一致，真实反映档案原貌。2.完整性原则：全面、完整地对公司各类档案进行数字化处理，不遗漏重要档案信息。3.准确性原则：数字化过程中数据录入准确无误，图像清晰可读，元数据规范完整。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中的信息安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化流程、格式和质量要求。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字化工作计划和方案，明确工作目标、任务、步骤和要求。2.组织协调各部门开展档案数字化工作，对工作进展情况进行跟踪和监督。3.负责档案数字化项目的验收工作，确保数字化成果符合质量标准。4.建立健全档案数字化管理制度和流程，规范工作行为。5.负责档案数字化设备和软件的选型、采购和管理。（二）各部门1.负责本部门档案的整理、移交和数字化前的准备工作，确保档案齐全、完整、准确。2.配合档案管理部门实施档案数字化工作，提供必要的人力、物力支持。3.对本部门数字化档案的质量进行初审，确保数字化档案符合要求。（三）数字化加工机构1.按照公司档案管理部门的要求和标准，承担档案数字化加工任务。2.配备专业的技术人员和设备，确保数字化加工工作的顺利进行。3.建立质量控制体系，对数字化加工过程进行全程监控，保证数字化成果质量。4.负责数字化加工设备和软件的维护和管理，确保设备正常运行，软件功能满足工作需要。（四）信息技术部门1.提供档案数字化所需的技术支持，协助档案管理部门解决数字化过程中的技术问题。2.负责档案数字化系统的建设、维护和升级，保障系统安全稳定运行。3.参与档案数字化项目的验收工作，对数字化成果的技术指标进行审核。三、档案整理（一）档案分类按照公司档案分类方案，对各类档案进行科学分类，确保档案分类准确、合理。（二）档案编号为便于档案管理和查询，对每一份档案赋予唯一的编号，编号应遵循系统性、稳定性和扩展性原则。（三）档案编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录准确、完整。（四）档案装订对破损、散页的档案进行修复和装订，确保档案整齐、牢固，便于数字化加工。四、数字化加工流程（一）扫描1.根据档案载体类型和保存状况，选择合适的扫描设备和扫描方式。2.扫描分辨率应符合国家和行业相关标准要求，一般不低于200dpi，对于文字清晰、纸张质量好的档案，可适当降低分辨率，但不得低于150dpi。3.扫描图像应清晰可读，无黑边、白边、偏斜、模糊等现象，确保图像完整、准确反映档案内容。4.对扫描图像进行命名，命名规则应简洁明了，便于识别和管理，一般采用档案编号作为文件名。（二）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。2.对于图像中存在的字迹不清、污渍等问题，应采用适当的图像处理技术进行修复，修复后的图像应保持原貌，不得改变原始档案信息。3.对彩色图像进行灰度转换或黑白二值化处理时，应根据档案内容和使用需求选择合适的转换方式，确保转换后的图像清晰可读。（三）数据挂接1.将数字化图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，以便快速查询和利用。2.数据挂接应确保图像文件名与档案目录中的编号一致，图像与目录信息准确对应，不得出现错挂、漏挂现象。（四）数据审核1.对数字化加工后的图像和数据进行审核，审核内容包括图像质量、数据准确性、元数据完整性等。2.审核人员应按照审核标准和流程进行审核，发现问题及时反馈给加工人员进行整改，确保数字化成果质量合格。（五）数据存储1.将审核合格的数字化档案数据存储到公司指定的存储设备或存储系统中，存储设备应具备安全可靠、容量充足、便于管理等特点。2.数据存储应采用冗余备份方式，确保数据安全，防止数据丢失。同时，应建立数据存储管理制度，定期对存储设备进行检查和维护。五、质量控制与验收（一）质量控制1.数字化加工机构应建立质量控制体系，制定质量控制标准和流程，对数字化加工过程进行全程监控。2.每完成一定数量的档案数字化加工任务，应进行质量抽检，抽检比例不得低于10%。抽检内容包括图像质量、数据准确性、元数据完整性等。3.对抽检中发现的问题，应及时分析原因，采取有效措施进行整改，整改完成后进行复查，确保质量问题得到彻底解决。（二）验收1.档案数字化项目完成后，档案管理部门应组织相关人员对项目进行验收。验收人员包括档案管理部门人员、信息技术部门人员、数字化加工机构代表等。2.验收内容包括数字化加工任务完成情况、数字化成果质量、数据存储情况、项目文档资料等。验收应依据本制度及相关标准规范进行，确保验收结果客观、公正。3.验收合格的项目，应出具验收报告；验收不合格的项目，应责令数字化加工机构限期整改，整改完成后重新进行验收。六、安全管理（一）人员安全1.对参与档案数字化工作的人员进行安全培训，提高安全意识，明确安全责任。2.要求工作人员严格遵守安全操作规程，不得擅自更改设备配置和软件设置，防止因操作不当引发安全事故。3.加强对工作人员的日常管理，监督其工作行为，防止因违规操作或泄露公司机密信息而导致安全风险。（二）数据安全1.采取数据加密、访问控制、防火墙等技术措施，保障档案数字化过程中数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对数字化加工设备和存储设备进行定期维护和检查，确保设备安全可靠运行。同时，应建立设备故障应急预案，及时处理设备故障，保障数据安全。3.严格控制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理数字化档案数据。对数据访问操作进行记录，以便审计和追溯。（三）环境安全1.确保数字化加工场所的环境安全，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，防止因自然灾害或人为破坏导致档案数据受损。2.定期对数字化加工场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。同时，应制定安全事故应急预案，提高应对突发事件的能力。七、保密管理（一）保密制度1.建立健全档案数字化保密制度，明确保密责任和保密措施，对涉及公司机密的档案数字化工作进行严格管理。2.与参与档案数字化工作的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任，防止公司机密信息泄露。（二）保密措施1.对数字化加工场所进行物理隔离，限制无关人员进入。同时，对加工场所的计算机、存储设备等进行加密处理，防止数据被非法获取。2.在数字化加工过程中，对涉及公司机密的档案信息进行加密存储和传输，确保信息在处理过程中的保密性。3.严格控制数字化档案数据的传播范围，未经公司授权，不得将数字化档案数据提供给外部单位或个人。八、设备与软件管理（一）设备管理1.建立档案数字化设备台账，详细记录设备的型号、规格、购置时间、使用状况等信息。2.定期对设备进行维护和保养，确保设备正常运行。设备出现故障时，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.根据数字化工作需要和设备使用情况，合理安排设备更新和升级计划，提高设备性能和工作效率。（二）软件管理1.选择符合国家和行业标准、功能强大、安全可靠的档案数字化软件，并确保软件的合法性和兼容性。2.根据软件使用情况，定期对软件进行更新和升级，修复软件漏洞，提高软件安全性和稳定性。3.建立软件使用管理制度，规范软件操作流程，防止因软件使用不当而导致数据丢失或损坏。九、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案数字化相关知识和技能培训，提高工作人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理基础知识、数字化加工流程、质量控制标准、安全保密制度等。培训方式可采用集中授课、现场演示、在线学习等多种形式。3.鼓励工作人员参加外部培训和学术交流活动，及时了解行业最新动态和技术发展趋势，不断提升自身业务能力。（二