办公室生产用品管理制度

PAGE办公室生产用品管理制度一、总则1.目的为加强公司办公室生产用品的管理，规范用品的采购、使用、保管等行为，提高用品使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公室生产用品的管理。3.基本原则按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置生产用品，避免浪费。成本控制原则：在满足工作需求的前提下，尽量降低采购成本和使用成本。规范管理原则：明确各环节的管理流程和责任，确保用品管理规范有序。二、管理职责1.行政部门负责制定办公室生产用品管理制度，并组织实施。汇总各部门的用品需求计划，进行审核、分类和汇总。统一采购办公室生产用品，建立采购档案，记录采购信息。负责用品的入库、保管、发放和库存盘点工作。定期对各部门的用品使用情况进行检查和统计分析，提出改进建议。2.各部门负责本部门生产用品需求计划的编制和上报。按照规定的流程领用办公用品，并合理使用，杜绝浪费。协助行政部门做好用品的库存盘点工作，及时反馈用品使用中存在的问题。三、用品分类及标准1.办公文具类书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔等。纸张类：如打印纸、复印纸、便签纸等。文件夹、档案袋、订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。计算器、尺子、剪刀等办公辅助工具。2.办公设备类电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。饮水机、空调、投影仪等电器设备。3.耗材类打印机墨盒、硒鼓、色带等人。电脑键盘、鼠标、耳机等配件。清洁用品：如抹布、拖把、清洁剂等。4.其他类绿植、花卉等装饰用品。一次性纸杯、茶叶、咖啡等饮品。四、采购管理1.需求计划各部门应于每月[具体日期]前，将次月的办公用品需求计划报送至行政部门。需求计划应详细列出所需用品的名称、规格、数量等信息。行政部门对各部门的需求计划进行审核，结合库存情况，对需求计划进行调整和汇总，形成公司月度办公用品采购计划。2.采购流程行政部门根据月度采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，并严格按照合同执行。采购物品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。验收人员应按照合同要求和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行仔细核对，确保验收合格。验收合格的用品，行政部门应及时办理入库手续；验收不合格的用品，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。五、库存管理1.入库管理采购物品到货后，仓库管理人员应根据送货清单和采购合同，对物品的数量、规格、质量等进行核对，并办理入库手续。入库物品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，摆放整齐，并做好标识。仓库管理人员应建立库存台账，详细记录用品的入库时间、名称、规格、数量、供应商等信息，确保账物相符。2.保管管理仓库应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合物品保管要求。对易受潮、易变质、易损坏的物品，应采取相应的防护措施，如密封、防潮、防虫等。定期对库存物品进行盘点，检查物品的数量、质量等情况，发现问题及时处理。3.出库管理各部门领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到仓库领取。仓库管理人员应根据《办公用品领用申请表》，按照规定的标准发放用品，并在库存台账上记录领用时间、名称、规格、数量等信息。对于限量领用的办公用品，如高档书写工具、重要文件资料等，应严格控制领用数量，并做好领用登记。六、使用管理1.领用规定各部门应指定专人负责办公用品的领用工作，领用人员应按照规定的流程和标准领用用品。办公用品应按需领用，严禁超量领用或浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，应妥善保管，避免损坏和丢失。领用人员应在《办公用品领用登记表》上签字确认，确保领用记录准确无误。2.使用要求员工应爱护办公用品，合理使用，延长用品使用寿命。如发现办公用品损坏或不能正常使用，应及时报告行政部门进行维修或更换。严禁将办公用品用于私人用途，一经发现，将按照公司相关规定进行处理。各部门应定期对本部门的办公用品使用情况进行检查和统计，发现问题及时整改，提高用品使用效率。七、盘点与清查1.定期盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月至少进行一次全面盘点，每季度进行一次重点盘点。盘点人员应认真核对库存物品的数量、规格、质量等情况，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。2.不定期清查公司将不定期对办公用品的采购、使用、库存等情况进行清查，检查制度执行情况，发现问题及时整改。对于清查中发现的违规行为，如超量领用、浪费、私用等，将按照公司相关规定进行严肃处理。八、报废与处理1.报废标准办公用品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用的。因损坏严重，无法修复或维修成本过高的。因技术更新换代，已不再适用的。其他原因导致无法使用的。2.报废流程使用部门填写《办公用品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字批准后，报送行政部门。行政部门对报废申请进行审核，核实情况属实后，组织相关人员对报废物品进行鉴定和评估。经鉴定确需报废的物品，行政部门应填写《办公用品报废清单》，报公司领导审批。公司领导批准后，行政部门负责组织对报废物品进行处理。报废物品可采取变卖、捐赠、回收等方式进行处理，处理所得收入应上缴公司财务。九、监督与考核1.监督检查行政部门负责对各部门办公用品的采购、使用、库存等情况进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。公司将定期对办公用品管理制度的执行情况进行检查和评估，确保制度的有效实施。2.考核办法将各部门办公用品管理情况纳入绩效考核体系，对办公用品管理规范、使用效率高的部门给予适当奖励。对存在违规行为，如超量领用