采购及付款财务制度

PAGE采购及付款财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购及付款流程，加强财务管理，确保采购活动的合法性、合规性、合理性，保障公司资产安全，提高资金使用效率，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购业务及相关付款行为，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购及付款活动必须遵守国家法律法规、政策以及公司内部规章制度。2.合规性原则：严格按照规定的流程进行采购操作，确保采购合同的签订、执行及付款等环节符合要求。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购方案，降低采购成本。4.职责分离原则：采购、审批、付款等环节的职责应相互分离，形成有效的内部控制机制，防止舞弊行为。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预计金额、需求时间等信息，并对采购需求的必要性和合理性进行说明。2.采购申请单需经部门负责人审核签字部门负责人应根据本部门实际业务情况，对采购申请进行审查，确认需求的真实性和合理性，审核通过后签字确认。（二）采购预算审核1.财务部门收到采购申请单后，进行预算审核依据公司年度预算及相关费用标准，对采购申请的预算进行审核。如采购项目超出预算范围，需经相关预算调整程序批准。2.对于预算内的采购申请，财务部门审核通过后签字确认该采购申请在预算范围内，具备资金支付条件。（三）采购审批1.采购申请单经部门负责人和财务部门审核通过后，提交至公司管理层审批根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。一般采购项目由分管领导审批；重大采购项目需经总经理或董事会审批。2.审批人应认真审查采购申请的内容，做出明确的审批意见如同意采购，签字确认；如不同意，应注明原因并返回采购申请单。（四）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请单，开展采购活动选择供应商：通过多种渠道寻找潜在供应商，如市场调研、供应商推荐、网络搜索等。对供应商进行资格审查，包括营业执照、生产能力、产品质量认证情况、信誉状况等，建立合格供应商名录。采购谈判：与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。签订采购合同：根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的详细规格、数量、价格、交货方式、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。采购合同需经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。2.采购部门应及时跟踪采购合同的执行情况确保供应商按时、按质、按量交货：与供应商保持沟通，及时了解生产进度和交货情况，如发现问题应及时协商解决。组织验收：采购物品或服务到货后，采购部门应通知相关部门进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准进行验收，填写验收报告。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。三、付款流程（一）付款申请1.采购部门在收到供应商发票及验收合格证明后，填写付款申请单付款申请单应注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、发票号码等信息，并附上发票复印件、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字确认付款申请的真实性和准确性，审核通过后提交至财务部门。（二）财务审核1.财务部门收到付款申请单后，进行全面审核核对采购合同条款：检查付款金额是否与合同约定一致，付款方式是否符合合同要求。审核发票真实性：核实发票的真伪、发票内容与采购业务的一致性，发票开具是否符合国家税收法规。审查验收情况：确认验收报告的真实性，验收结果是否合格。检查资金安排：根据公司资金状况，审核付款申请是否在预算范围内，是否有足够的资金支付。2.财务审核通过后，签字确认并提交至审批人（三）付款审批1.付款申请单经财务部门审核通过后，提交至公司管理层审批审批流程同采购审批，根据付款金额大小按照公司授权审批制度进行审批。2.审批人应认真审查付款申请的各项内容，做出明确的审批意见如同意付款，签字确认；如不同意，应注明原因并返回付款申请单。（四）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请单，办理付款手续选择付款方式：根据合同约定和公司资金管理规定，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、网上银行转账等。填写付款凭证：按照选定的付款方式，填写相应的付款凭证，确保付款信息准确无误。授权支付：付款凭证经财务负责人或相关授权人员审核签字后，进行资金支付操作。2.财务部门应及时记录付款情况，更新财务账目确保财务数据的准确性和及时性，定期与供应商核对往来账款，如有差异应及时查明原因并进行调整。四、采购及付款的内部控制（一）不相容职务分离1.采购与审批分离：采购部门负责采购业务的具体实施，不得参与采购审批；审批部门独立于采购部门，对采购申请进行审核批准。2.采购与验收分离：采购人员不得兼任验收工作，验收工作应由独立的验收部门或人员负责，以确保验收结果的公正性和客观性。3.采购、验收与付款分离：采购、验收人员与付款审批、执行人员应相互分离，防止因利益关联而导致的舞弊行为。（二）采购预算控制1.建立采购预算管理制度：明确采购预算的编制、审批、执行、调整等流程，确保采购活动在预算范围内进行。2.加强预算执行监控：财务部门定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现并纠正预算执行偏差，如发现重大偏差应及时报告公司管理层并采取措施进行调整。（三）供应商管理1.建立供应商评估机制：定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评估，根据评估结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，选择优质供应商合作。2.加强供应商信息管理：建立供应商信息档案，记录供应商的基本情况、合作历史、评估结果等信息，以便于查询和管理。（四）合同管理1.规范采购合同签订流程：明确合同起草、审核、签订、执行、变更、终止等环节的要求和责任，确保合同的合法性、完整性和有效性。2.加强合同执行监督：采购部门和相关部门应严格按照合同约定执行采购业务，财务部门应监督合同付款条款的执行情况，确保公司权益得到保障。（五）内部审计监督1.定期开展内部审计工作：内部审计部门对采购及付款业务进行定期审计，检查采购流程的合规性、内部控制制度的执行情况、财务核算的准确性等，发现问题及时提出整改建议并跟踪整改落实情况。2.加强对审计结果利用：公司管理层应重视内部审计结果，将审计发现的问题作为完善制度、加强管理的重要依据，不断改进采购及付款管理工作。五、采购及付款相关文件管理（一）采购申请单采购申请单应妥善保存，按年度、部门进行分类归档，保存期限为[X]年。采购申请单作为采购业务的起始文件，记录了采购需求的提出和审批过程，是后续采购及付款流程的重要依据。（二）采购合同采购合同签订后，应及时将合同原件交至公司档案室进行存档，并建立合同台账进行管理。合同台账应记录合同编号、供应商名称、合同金额、签订日期、有效期、付款条款等信息，便于查询和跟踪合同执行情况。采购合同保存期限为[X]年，在合同履行完毕后，应按照档案管理规定进行妥善保管。（三）发票及验收报告发票和验收报告是付款的重要凭证，应与付款申请单一起装订成册，按年度、月份进行分类归档，保存期限为[X]年。财务部门在审核付款申请时，应仔细核对发票和验收报告的真实性和完整性，确保付款依据充分。（四）付款申请单及付款凭证付款申请单和付款凭证是记录公司付款业