欠款财务制度

PAGE欠款财务制度一、总则（一）目的为加强公司欠款管理，规范欠款财务行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司发生经济往来的所有单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：欠款管理应严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保各项欠款业务合法合规。2.风险控制原则：对欠款业务进行全面风险评估，采取有效措施防范和控制欠款风险，保障公司资产安全。3.权责明确原则：明确各部门在欠款管理中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。4.规范操作原则：欠款业务的办理应遵循规定的流程和程序，确保操作规范、手续完备。二、欠款定义及分类（一）欠款定义本制度所称欠款，是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向客户收取而未收取的款项，以及公司因其他经济业务往来应向相关方支付而未支付的款项。（二）欠款分类1.应收账款：因销售商品、提供劳务等经营活动形成的应收款项，是公司欠款的主要组成部分。2.其他应收款：除应收账款以外的其他各种应收及暂付款项，如员工借款、押金、备用金等。3.应付账款：因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应商的款项。4.其他应付款：除应付账款以外的其他各种应付及暂收款项，如应付租金、应付水电费等。三、欠款管理职责分工（一）销售部门1.负责客户信用调查与评估，制定合理的信用政策，控制赊销额度和期限。2.签订销售合同前，确保合同条款明确、合理，对涉及欠款的条款进行审核。3.及时跟进销售业务，负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，发现问题及时反馈并采取措施解决。（二）财务部门1.负责建立健全欠款财务管理制度，规范欠款核算流程，确保账目清晰、准确。2.定期对欠款进行账龄分析，向相关部门提供欠款数据及分析报告，为欠款管理决策提供依据。3.协助销售部门进行应收账款催收，对逾期欠款采取必要的财务措施，如暂停供货、加收利息等。4.负责应付账款的审核与支付管理，合理安排资金，确保按时足额支付货款，维护公司良好的商业信用。（三）法务部门1.参与重大销售合同的审核，从法律角度对合同条款进行把关，防范法律风险。2.负责处理涉及欠款的法律纠纷，提供法律支持和建议，维护公司合法权益。（四）采购部门1.负责供应商的选择与管理，建立供应商信用档案。2.在采购业务中，与供应商协商确定合理的付款方式和期限，确保公司利益最大化。3.配合财务部门做好应付账款的核对与支付工作。四、欠款审批流程（一）应收账款审批1.销售部门根据客户信用评估结果，确定赊销额度和期限。对于超出信用额度或期限的赊销申请，需报上级领导审批。2.销售合同签订前，由销售部门填写《销售合同审批表》，详细注明合同金额、付款方式、付款期限等条款，提交财务部门、法务部门审核。3.财务部门重点审核合同涉及的财务条款，如付款方式、结算周期、逾期付款责任等，确保符合公司财务政策和资金安排。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，防范法律风险。4.经财务部门、法务部门审核通过后，《销售合同审批表》报公司总经理审批。总经理审批通过后，销售部门方可签订销售合同。（二）其他应收款审批1.员工因公务需要借款，填写《借款申请表》，注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人根据实际情况对借款申请进行审核，确认借款用途合理、金额适当后签字批准。3.《借款申请表》经部门负责人批准后，交财务部门审核。财务部门审核借款金额是否符合公司规定、还款来源是否可靠等，审核通过后报公司总经理审批。4.总经理审批通过后，财务部门方可办理借款手续。（三）应付账款审批1.采购部门收到供应商发票及相关结算单据后，填写《付款申请单》，详细注明供应商名称、发票号码、金额、付款方式、付款期限等信息，提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》及相关单据进行审核，核对发票金额与采购合同是否一致、付款期限是否符合约定等。审核无误后，报公司总经理审批。3.总经理审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和期限安排资金支付货款。五、欠款核算与管理（一）应收账款核算1.财务部门按照销售合同约定的结算方式和期限，及时确认应收账款的入账时间和金额。对于赊销业务，应在货物发出或劳务提供并取得相关凭证后，按照合同约定的金额确认应收账款。2.应收账款应按照客户名称进行明细核算，详细记录每笔应收账款的发生时间、金额、到期日、收款情况等信息。财务部门应定期编制应收账款明细表，反映应收账款的余额及账龄结构。3.销售部门应建立应收账款台账，及时登记每笔销售业务的相关信息，包括客户名称、合同编号、发货日期、金额、回款情况等。应收账款台账应与财务部门的应收账款明细账定期核对，确保数据一致。（二）其他应收款核算1.财务部门按照借款申请及相关审批文件，及时办理其他应收款的入账手续。其他应收款应按照借款人或业务事项进行明细核算，详细记录每笔其他应收款的发生时间、金额、用途、还款情况等信息。2.财务部门应定期对应收员工的借款进行清理，督促借款人及时归还借款。对于逾期未归还的借款，应按照公司规定采取相应的措施，如从工资中扣除、加收利息等。（三）应付账款核算1.财务部门按照采购合同约定的结算方式和期限，及时确认应付账款的入账时间和金额。对于货到发票未到的业务，应按照暂估金额入账，并在发票到达后及时进行调整。2.应付账款应按照供应商名称进行明细核算，详细记录每笔应付账款的发生时间、金额、到期日、付款情况等信息。财务部门应定期编制应付账款明细表，反映应付账款的余额及账龄结构。3.采购部门应建立应付账款台账，及时登记每笔采购业务的相关信息，包括供应商名称、合同编号、收货日期、发票号码、金额、付款情况等。应付账款台账应与财务部门的应付账款明细账定期核对，确保数据一致。（四）欠款账龄分析1.财务部门每月末对应收账款、其他应收款、应付账款进行账龄分析，编制账龄分析表。账龄分析表应按照欠款的时间区间进行分类统计，反映不同账龄欠款的余额及占比情况。2.通过账龄分析，及时掌握欠款的分布情况和风险程度，为欠款管理决策提供依据。对于账龄较长的欠款，应重点关注并采取相应的催收措施。3.根据账龄分析结果，定期向公司管理层汇报欠款情况，提出加强欠款管理的建议和措施。六、欠款催收管理（一）催收责任1.销售部门负责应收账款的催收工作，按照合同约定的收款期限及时向客户发出催款通知，跟踪催收进度，确保款项按时收回。对于逾期未收回的应收账款，销售部门应制定具体的催收计划，明确催收责任人及时间节点，加大催收力度。2.财务部门协助销售部门进行应收账款催收，提供必要的财务数据和支持。对于逾期欠款，财务部门可根据公司规定采取暂停供货、加收利息等措施，促使客户尽快还款。3.对于涉及法律纠纷的欠款，法务部门应及时介入，通过法律途径维护公司合法权益。（二）催收方式1.电话催收：对于逾期较短的欠款，首先采用电话催收方式，向客户说明欠款情况，提醒客户按时还款。2.函件催收：电话催收无效后，可通过发送催款函、律师函等书面形式，正式向客户催收欠款，明确告知客户欠款的金额、逾期时间及可能承担的法律责任。3.上门催收：对于欠款金额较大、逾期时间较长且电话、函件催收效果不佳的客户，可安排专人上门催收。上门催收时，应注意方式方法，避免与客户发生冲突。4.法律催收：对于经多次催收仍拒不还款的客户，应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式追讨欠款。在采取法律措施前，应充分收集相关证据，确保诉讼或仲裁的成功率。（三）催收记录与报告1.销售部门在进行应收账款催收过程中，应做好催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、对象、结果等信息。催收记录应妥善保存，以备查阅。2.财务部门应定期统计应收账款的催收情况，编制催收报告。催收报告应包括欠款客户名单、欠款金额、账龄、催收措施、催收结果等内容，分析催收工作中存在的问题及原因，提出改进建议。3.销售部门应根据催收报告及时调整催收策略，对催收难度较大的欠款客户，应组织相关部门进行专题研究，制定针对性的解决方案。七、逾期欠款处理（一）逾期界定1.应收账款逾期是指客户未按照销售合同约定的付款期限支付货款。其他应收款逾期是指借款人未按照借款申请约定的还款期限归还借款。2.对于逾期欠款，应及时进行跟踪管理，采取相应的措施督促客户还款。（二）逾期欠款处理措施1.暂停供货：对于逾期未付款的客户，在风险可控的前提下，可暂停对其供货，直至客户支付所欠款项。2.加收利息：根据公司规定，对逾期欠款按照一定比例加收利息，增加客户的逾期成本，促使其尽快还款。加收利息的标准应在销售合同中明确约定。3.列入信用黑名单：对于恶意拖欠货款或长期逾期不还款的客户，将其列入公司信用黑名单，限制其今后与公司的业务往来。4.法律诉讼：对于经多次催收仍拒不还款的客户，应及时提起法律诉讼，通过法律手段追讨欠款。在诉讼过程中，应积极配合律师，提供充分的证据，确保公司的合法权益得到维护。（三）逾期欠款核销1.对于确实无法收回的逾期欠款，按照公司规定的坏账核销程序进行处理。坏账核销应严格履行审批手续，确保核销依据充分、程序合规。2.财务部门应定期对已核销的坏账进行清理，建立备查账，记录坏账核销的原因、时间、金额等信息。如发现已核销的坏账又收回的，应及时进行账务处理，冲减坏账准备，并将收回的款项计入当期损益。八、应付账款管理（一）付款计划制定1.采购部门应根据采购合同约定的付款期限，结合公司资金状况，制定合理的应付账款付款计划。付款计划应明确每笔应付账款的付款时间、金额及资金来源等信息。2.付款计划经采购部门负责人审核后，报财务部门备案。财务部门应根据付款计划合理安排资金，确保按时足额支付货款。（二）付款审批与执行1.采购部门收到供应商发票及相关结算单据后，按照付款计划填写《付款申请单》，提交财务部门审核。财务部门对《付款申请单》及相关单据进行审核，核对发票金额与采购合同是否一致、付款期限是否符合约定等。审核无误后，报公司总经理审批。2.总经理审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和期限安排资金支付货款。在付款过程中，应严格遵守公司财务制度和资金管理规定，确保资金支付安全、准确。（三）应付账款对账1.采购部门应定期与供应商进行对账，核对应付账款的余额、发生额、付款情况等信息。对账工作应形成书面记录，双方签字确认。2.财务部门应监督采购部门的对账工作，确保对账结果准确无误。如发现对账差异，应及时与供应商沟通核实，查明原因并进行调整。九、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对欠款财务制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在欠款管理中的职责履行情况、审批流程是否合规、核算是否准确等。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门及时整改。（二）财务检查1.财务部门定期对公司欠款情况进行自查，检查应收账款、其他应收款、应付账款的核算是否准确、账龄分析是否及时、催收措施是否有效等。2.财务部门应根据