内控采购财务制度

PAGE内控采购财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购与财务活动，加强内部控制，防范风险，确保公司资产安全，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动及相关财务处理，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购与财务活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司制定的各项规章制度执行，确保流程规范。3.风险防控原则：识别、评估和控制采购与财务过程中的各类风险。4.效益性原则：在保证采购质量和财务合规的前提下，追求经济效益最大化。5.信息透明原则：采购与财务信息应及时、准确、完整地披露，接受监督。二、采购流程控制（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购需求应经过部门负责人审核，确保需求合理、必要，并与公司整体业务目标相符。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的《采购申请表》，汇总编制采购计划。采购计划应明确采购项目的优先级、采购时间安排等。2.采购计划需经采购部门负责人审核，报公司分管领导审批后执行。（三）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等。3.根据采购项目要求，从合格供应商中选择若干家进行询价、比价或招标。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等。5.定期对供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等，根据评估结果调整供应商名单。（四）采购合同签订1.采购合同由采购部门起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。2.合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同条款合法、合规、明确。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门备案。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的交货情况，确保按时、按质、按量交货。2.物品到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等，验收合格后填写《验收单》。3.对于验收不合格的物品，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货或退货等措施。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购付款申请。2.采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，严格控制付款进度。3.对于大额采购付款，应实行集体决策审批制度。三、财务核算与监督（一）采购成本核算1.财务部门按照会计准则和公司财务制度，对采购成本进行准确核算。采购成本包括采购价格、运输费、装卸费、保险费等。2.对于采购过程中的折扣、返利等，应及时进行账务处理，冲减采购成本。（二）财务凭证管理1.采购业务发生后，采购部门应及时将相关发票、合同、验收单等原始凭证传递给财务部门。2.财务部门对原始凭证进行审核，确保凭证真实、合法、有效。审核无误后，编制记账凭证，登记账簿。（三）财务报表编制1.财务部门定期编制采购相关的财务报表，如采购支出明细表、应付账款明细表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映公司采购业务的财务状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。（四）财务监督1.财务部门对采购业务进行全程财务监督，检查采购流程是否合规，采购成本是否合理。2.定期对采购合同执行情况进行检查，确保合同双方严格履行合同义务。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、内部控制与风险管理（一）岗位分离与职责分工1.明确采购部门、财务部门及其他相关部门在采购业务中的职责分工，确保不相容岗位相互分离。2.采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应由不同人员负责，避免一人兼任多项工作。（二）风险评估与应对1.定期对采购业务进行风险评估，识别可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、建立质量检验机制、签订价格调整条款等。（三）内部审计与监督1.内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的合规性、内部控制的有效性等。2.对审计发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。五、信息沟通与披露（一）内部信息沟通1.建立采购与财务信息沟通机制，确保各部门之间信息传递及时、准确。2.采购部门应定期向财务部门提供采购合同执行情况、供应商付款情况等信息，财务部门应及时反馈采购成本核算、付款进度等信息。（二）外部信息披露（如有需要）1.按照法律法规和监管要求，如果公司需要对外披露采购与财务相关信息，应确保信息真实、准确、完整。2.对外披露的信息应经过公司管理层审核批准，避免误导投资者或