董事会费财务制度规定

PAGE董事会费财务制度规定一、总则（一）目的为规范公司董事会费的财务管理，确保董事会费用的合理使用，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司董事会相关费用的财务核算与管理。（三）基本原则1.合法性原则：董事会费的支出必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.合理性原则：费用支出应与董事会履行职责相关，具有合理的必要性和适度性。3.规范性原则：严格按照规定的程序和标准进行费用的审批、报销与核算。4.透明性原则：确保董事会费的使用公开透明，便于监督和管理。二、董事会费的定义与范围（一）定义董事会费是指公司为保障董事会正常运作，支付给董事会成员及相关人员的各项费用。（二）范围1.会议费：包括董事会会议期间的场地租赁、餐饮、住宿、交通、会议资料印刷等费用。2.津贴：给予董事会成员的固定津贴或补贴。3.差旅费：董事会成员因履行职责需要出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。4.通讯费：董事会成员因工作需要发生的通讯费用。5.其他费用：与董事会工作相关的其他合理费用，如咨询费、培训费等。三、董事会费的预算管理（一）预算编制1.每年年末，由公司财务部门会同董事会办公室，根据公司下一年度的业务发展计划、董事会工作安排等因素，编制董事会费预算草案。2.预算草案应明确各项费用的具体金额、支出范围、预计发生时间等，并详细说明预算编制的依据和理由。（二）预算审批1.董事会费预算草案提交董事会审议通过后，报公司股东大会备案。2.预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。四、董事会费的审批流程（一）费用申请1.董事会成员或相关人员因工作需要发生董事会费支出时，应填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等，并附上相关证明材料。2.费用申请表应经部门负责人审核签字后，提交董事会办公室。（二）办公室审核1.董事会办公室收到费用申请表后，对申请事项的真实性、合理性进行审核。2.审核通过后，在费用申请表上签署意见，并提交公司财务部门。（三）财务审核1.公司财务部门对费用申请表及相关证明材料进行财务审核，重点审核费用的支出是否符合预算、是否符合财务制度规定等。2.财务审核通过后，在费用申请表上签署意见，并报公司领导审批。（四）领导审批1.根据公司的审批权限，由相应的公司领导对费用申请表进行审批。2.审批通过后，费用申请表作为报销的依据。五、董事会费报销规定（一）报销凭证1.董事会费报销应提供真实、合法、有效的报销凭证，如发票、收据、合同等。2.报销凭证应注明费用的具体内容、金额、日期等，并加盖开具单位的公章。（二）报销时间1.董事会费报销应在费用发生后及时进行，原则上不得超过一个月。2.对于跨年度的费用，应在次年的第一个月内报销完毕。（三）报销流程1.报销人将填写完整的报销凭证及费用申请表一并提交给公司财务部门。2.财务部门对报销凭证及申请表进行审核，审核无误后予以报销。3.报销金额较大的，可采用银行转账方式支付；报销金额较小的，可采用现金支付方式。六、董事会费的核算与监督（一）核算要求1.公司财务部门应按照国家统一的会计制度和本制度的规定，对董事会费进行准确的核算。2.董事会费应单独设置会计科目进行核算，不得与其他费用混淆。（二）定期报告1.公司财务部门应定期编制董事会费支出情况报告，向董事会和管理层汇报董事会费的使用情况。2.报告内容应包括费用支出的明细、预算执行情况、存在的问题及改进建议等。（三）内部审计1.公司内部审计部门应定期对董事会费的使用情况进行审计，检查费用支出是否符合规定、是否合理有效等。2.审计结果应及时向董事会和管理层报告，并提出改进意见和建议。（四）外部监督1.公司应接受股东、监管机构等外部单位的监督检查，如实提供董事会费的使用情况资料。2.对于外部监督检查提出的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关单位。七、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定，未经审批擅自支出董事会费的。2.虚报、冒领董事会费的。3.擅自扩大董事会费支出范围或提高支出标准的。4.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为，公司将责令相关责任人限期整改，并追回违规支出的费用。2.根据违规情节的轻重，对相关责任人给予警告、