小企业财务制度报销制度

PAGE小企业财务制度报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范小企业的财务报销行为，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，保障公司各项业务的正常开展，同时维护公司及员工的合法权益，遵循国家法律法规及相关财务制度。（二）适用范围本制度适用于本公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及临时聘用人员。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司内部规定，严禁任何违法违规的报销行为。2.真实性原则：各项报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、瞒报。3.合理性原则：报销费用应具有合理性，符合公司业务实际需求和市场行情，杜绝不合理的开支。4.审批原则：所有报销必须经过规定的审批流程，未经审批的费用不予报销。5.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的必要性和合理性。（二）费用发生及凭证取得1.员工按照申请的用途进行费用支出，并在支出发生后及时取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括但不限于发票、收据、车票、机票、住宿发票等，凭证上应注明公司名称、日期、内容、金额等信息，且必须加盖开具单位的公章。2.对于发票，应确保发票的真实性、完整性和合法性，发票内容应与实际业务相符，不得取得虚假发票或与业务无关的发票。（三）报销粘贴及填写1.员工将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理粘贴，确保凭证粘贴牢固、整齐美观，便于审核。2.填写《费用报销单》，在报销单上详细填写报销部门名称、报销日期、费用明细、金额合计等信息，并在报销人处签字确认。（四）部门审核部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，重点审核费用的真实性、合理性以及是否符合公司相关规定。审核通过后，在报销单上签字批准。（五）财务审核1.财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括发票的真伪、内容是否完整、金额计算是否正确、报销手续是否齐全等。2.对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求报销人补充或更正；对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。（六）总经理审批经财务审核通过的报销单，报总经理审批。总经理根据公司财务状况、业务情况等综合因素进行审批，审批通过后在报销单上签字。（七）报销支付1.财务部门根据总经理的审批意见，对符合报销规定的费用进行支付。支付方式可根据公司实际情况选择现金支付、银行转账等。2.对于超过一定金额的报销，可根据公司规定采用分阶段支付或其他特殊支付方式。三、各类费用报销规定（一）差旅费报销规定1.出差申请：员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，注明出差地点、事由、预计出差时间等信息，经部门负责人和分管领导批准后方可出差。2.交通工具：员工应根据公司规定的标准选择合适的交通工具。如需乘坐飞机，应优先选择经济舱；如需乘坐火车，应优先选择硬座或硬卧。特殊情况需乘坐软卧或飞机头等舱的，需提前经总经理批准。3.住宿标准：根据出差地区的不同，设定相应的住宿标准。员工应选择符合标准的酒店或住宿场所，并取得正规发票进行报销。4.餐饮补贴：按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的消费水平确定。餐饮补贴不再报销实际发生的餐饮费用，但如有招待客户等特殊情况，需单独填写《招待费申请表》并经审批后报销。5.市内交通：在出差地市内因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的，可凭有效票据报销。（二）业务招待费报销规定1.招待申请：因业务需要进行招待活动的，应提前填写《招待费申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人和分管领导批准后方可进行招待。2.招待标准：招待费应严格控制在合理范围内，根据招待对象的级别和业务性质设定相应的标准。招待活动应遵循勤俭节约的原则，不得铺张浪费。3.报销凭证：报销招待费时，应提供正规发票，并附上招待清单，注明招待时间、地点、人员、菜品、酒水等详细信息。（三）办公用品及设备采购报销规定1.采购申请：各部门因工作需要采购办公用品及设备的，应填写《办公用品及设备采购申请表》，注明采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人和分管领导批准后方可采购。2.采购渠道：应优先选择正规的供应商进行采购，确保所采购物品的质量和售后服务。采购物品应取得正规发票，并在发票上注明物品明细。3.验收及入库：采购的办公用品及设备到货后，应由专人进行验收，验收合格后办理入库手续。入库单应详细记录物品的名称、规格、数量、供应商等信息。4.报销流程：使用部门领用办公用品及设备后，填写《办公用品及设备领用单》，并凭采购发票、入库单、领用单等进行报销。（四）通讯费报销规定1.报销标准：根据员工的工作岗位和实际需要，设定通讯费报销标准。员工应在标准范围内凭通讯费发票进行报销。2.报销凭证：报销通讯费时，应提供正规的通讯费发票，发票上应注明公司名称、手机号码、费用期间等信息。（五）车辆费用报销规定1.车辆购置：公司购置车辆应按照公司固定资产管理规定进行审批和购置，车辆购置费用应计入固定资产，并按照规定进行折旧摊销。2.车辆使用：员工因工作需要使用公司车辆的，应填写《车辆使用申请表》，经部门负责人批准后方可使用。车辆使用过程中发生的加油费、停车费、维修保养费等费用，凭有效发票进行报销。3.私车公用：员工因工作需要使用私家车的，可按照公司规定的标准给予一定的补贴。补贴标准根据车辆排量、行驶里程等因素确定。员工凭加油发票、停车发票等相关凭证，并填写《私车公用补贴申请表》进行报销。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应完整，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息。3.发票开具日期应与费用发生日期相符，不得取得过期发票或提前开具的发票。4.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开具单位重新开具或出具更正证明，并加盖开具单位公章。（二）其他凭证要求1.收据：对于确实无法取得发票的费用支出，可凭财政部门监制的收据进行报销，但收据上应注明收款单位名称、地址、电话、收款项目、金额等信息，并加盖收款单位公章。2.车票、机票：应提供正规的车票、机票，票面信息应清晰完整，包括乘车（机）日期、出发地、目的地、票价等信息。3.住宿发票：应提供正规的住宿发票，发票上应注明住宿日期、房费金额、住宿人数等信息，并加盖酒店公章。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因并经批准。2.每月[具体日期]为报销截止日期，超过截止日期提交的报销申请，原则上顺延至下月报销。六、违规处理1.对于违反本制度进行报销的行为，一经发现，财务部门有权拒绝报销，并追回已报销的款项。2.对于虚报