公司采购制度

公司采购制度第一章总则第一条为规范公司采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》及集团母公司关于风险防控的相关规定，结合公司实际管理需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确采购流程、强化责任落实、完善管控机制，实现对采购活动的全面、有效管理，防控舞弊、浪费、腐败等专项风险，确保采购业务合规、高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购、技术采购等，以及与采购相关的供应商管理、招标投标、合同签订、验收结算等全流程管理。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对采购领域设立的专项风险防控管理体系，包括但不限于供应商准入管理、招标流程监控、合同履约评价等，旨在通过系统性措施降低采购风险。（二）“XX风险”指在采购活动中可能出现的各类风险，包括但不限于供应商选择不合规、价格异常波动、合同纠纷、利益输送、舞弊等，需通过制度设计进行识别、评估和管控。（三）“XX合规”指公司采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及内部管理制度，确保采购行为的合法性、合理性、公正性。第四条采购专项管理的核心原则如下：（一）全面覆盖：采购管理的各项要求覆盖所有采购活动及参与人员，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门在采购管理中的职责，实现责任可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点关注高风险环节，实施差异化管控。（四）持续改进：根据内外部环境变化，定期评估优化采购管理体系，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购管理工作负总责，对采购活动的合规性、安全性承担最终责任；分管领导对采购管理工作负直接责任，负责组织落实制度要求，协调解决管理中的重大问题。第六条设立公司采购管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部、纪检监察部及各主要业务部门负责人。采购管理领导小组负责统筹公司采购管理工作的顶层设计，协调跨部门协作，审批重大采购事项，监督评估采购管理有效性，并定期召开会议研究解决管理中的重点问题。第七条采购管理领导小组下设办公室，办公室设在XX部门（如采购部或综合管理部），负责日常采购管理工作，具体职责包括：（一）统筹采购制度的建设与修订；（二）组织采购风险的识别与评估；（三）监督采购流程的执行情况；（四）开展采购管理的绩效考核；（五）组织采购培训与宣传。第八条牵头部门（XX部门）职责：（一）负责采购管理制度的具体落实，制定采购流程细则；（二）组织供应商信息库的建设与维护，开展供应商尽职调查；（三）监督招标、比选、询价等采购方式的合规执行；（四）管理采购合同签订、履行及变更全过程；（五）定期分析采购数据，识别异常风险。第九条专责部门职责：（一）法务部负责采购合同的合规审核，提供法律支持；（二）财务部负责采购预算管理、资金支付审核及发票管理；（三）内审部负责采购活动的独立审计，评估管理有效性；（四）纪检监察部负责采购领域的廉政监督，查处违规行为。第十条业务部门/下属单位职责：（一）根据业务需求编制采购计划，明确采购标准与预算；（二）参与供应商推荐，配合开展尽职调查；（三）监督采购合同执行情况，及时反馈履约问题；（四）落实本领域采购风险管理要求，开展日常自查。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守采购操作规程，不得擅自改变采购方式或标准；（二）如实记录采购过程，不得伪造、篡改采购资料；（三）发现采购风险或异常情况，及时向专责部门或牵头部门报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商管理：供应商准入需满足资质合规、信誉良好、经营稳定等要求，建立供应商信息库并实施动态管理。严禁向特定供应商采购不符合需求的物资或服务，禁止利用供应商关系谋取私利。重点防控点包括供应商资质造假、利益输送、垄断行为等。第十三条采购流程规范：采购活动必须按照招标、比选、询价、直接采购等不同方式执行，并符合相应程序要求。招标采购需发布采购公告，公开评审标准，确保过程透明；紧急采购需履行特殊审批程序。禁止无预算采购、超预算采购及擅自改变采购方式。重点防控点包括流程缺位、暗箱操作、评审不公等。第十四条采购价格管理：采购价格应通过市场询价、比价、招标等方式确定，确保价格合理。禁止向特定供应商采购高价商品，禁止通过虚假交易降低采购价格。重点防控点包括价格串通、虚开发票、套取资金等。第十五条合同签订管理：采购合同应明确标的、数量、质量、价格、交付时间、违约责任等条款，并由法务部审核合规性。禁止签订内容模糊、权利义务不对等的合同。重点防控点包括合同主体不合格、条款缺失、法律风险等。第十六条合同履行监控：采购合同签订后，业务部门需跟踪供应商履约情况，发现违约行为及时处理。禁止因个人利益干扰合同执行。重点防控点包括交付延迟、质量不合格、验收不严等。第十七条采购验收管理：采购物资或服务需经质量检验或效果评估，验收合格方可入库或结算。禁止未经验收擅自使用或结算。重点防控点包括验收标准缺失、过程走过场、结果不公开等。第十八条采购档案管理：采购活动相关资料需完整存档，包括采购计划、招标公告、评审记录、合同文本、验收报告等，存档期限不少于X年。禁止篡改或销毁采购档案。重点防控点包括档案不完整、保管不当、查阅受限等。第十九条利益回避管理：采购活动涉及相关人员的，需主动声明利益关系并回避。禁止利用职务便利为特定供应商谋取利益。重点防控点包括利益冲突未披露、执行双重标准等。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：牵头部门每年对采购管理制度进行评估，根据国家政策变化、行业准则调整及公司业务发展需求，及时修订完善制度。重大修订需经采购管理领导小组审议通过。第二十一条风险识别预警机制：公司每年开展采购风险排查，重点识别供应商资质、招标流程、合同履约等环节的风险，进行分级评估，并向各部门发布预警通知。高风险环节需制定专项防控措施。第二十二条合规审查机制：采购活动必须经过合规审查后方可实施，未经审查不得执行。合规审查内容包括采购必要性、预算合规性、流程合理性、合同合法性等。审查结果作为绩效考核的重要依据。第二十三条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由采购管理领导小组组织专项小组处理。制定应急流程，明确责任分工、上报时限及处置要求。风险事件处置后需形成报告并备案。第二十四条责任追究机制：对违反采购管理制度的行为，根据情节严重程度给予相应处理，包括但不限于通报批评、绩效考核扣分、纪律处分，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。建立违规行为记录台账，并与个人晋升挂钩。第二十五条评估改进机制：公司每年对采购管理体系的运行效果进行评估，重点关注风险防控目标的达成情况，分析管理漏洞，提出优化建议，并纳入制度修订计划。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：公司主要负责人定期听取采购管理工作汇报，研究解决重大问题；分管领导每月检查采购流程执行情况，确保制度落实。各部门负责人对本领域采购管理负直接责任。第二十七条考核激励机制：将采购合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。对采购管理突出的部门和个人予以表彰奖励，对违规行为实行一票否决。第二十八条培训宣传机制：每年开展采购管理制度培训，内容包括政策法规、操作流程、风险防控等，确保全员掌握制度要求。新员工入职需接受采购合规培训。第二十九条信息化支撑：通过信息化系统实现采购流程线上化，包括需求提报、供应商管理、招标评审、合同管理等功能，提升管理效率，实现风险实时监控。第三十条文化建设：编制《采购合规手册》，明确行为规范、违规后果及举报渠道，营造全员合规氛围。每年发布采购合规承诺书，要求全体员工签署并落实承诺内容。第三十一条报告制度：各部门每月向牵头