内部关联往来收发货制度

内部关联往来收发货制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》及相关行业规范，结合集团母公司关于企业内部控制及风险管理的指导意见，以及公司为防控关联交易风险、规范内部收发货流程、提升供应链管理效率的内部需求，制定本制度。旨在明确内部关联往来收发货业务的管理要求，防范潜在利益冲突与操作风险，确保业务合规、高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖关联方之间涉及物资、产品、服务的内部收发货活动，包括但不限于采购、生产、销售、仓储等环节。关联方范围界定参照《企业会计准则第36号——关联方关系及其交易》及相关法律法规执行。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“关联交易专项管理”指公司针对关联方收发货业务建立的全流程管控体系，包括业务流程设计、风险识别、合规审查、监督评价等环节。（二）“关联交易风险”指因关联方关系可能导致的不公允交易、利益输送或操作失误，进而影响公司资产安全、市场公平或声誉的潜在风险。（三）“关联交易合规”指关联交易行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，不存在损害公司利益或扰乱市场秩序的情形。第四条关联交易专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有关联交易收发货业务，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行岗位的职责权限，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节与重点领域，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司关联交易专项管理负总责，统筹决策与资源保障；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的组织落实与监督考核。第六条设立关联交易专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、法务部、供应链管理部等相关部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹协调关联交易专项管理工作，审议重大风险处置方案；（二）审批年度管理计划、关键环节的管控标准；（三）监督评价专项管理成效，向决策层报告工作进展。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门：由供应链管理部担任，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、流程优化、培训宣贯及日常监督考核。（二）专责部门：由财务部、审计部、法务部担任，分别负责财务合规审核、审计监督、法律风险防控及争议处理。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域关联交易管控要求，开展日常操作规范培训、风险自查及信息上报。第八条基层执行岗位员工须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守收发货流程，确保单据、实物信息一致；（二）主动识别并上报异常交易苗头，签署岗位合规承诺书；（三）参与定期培训，考核合格后方可上岗。第三章专项管理重点内容与要求第九条关联方资质审查：所有关联方合作前须开展尽职调查，核实其经营范围、信用状况及关联关系类型，建立档案动态管理。禁止与存在重大法律风险或严重失信记录的关联方开展合作。第十条收货流程规范：（一）关联方货物入库需提供完整凭证（采购合同、送货单、质检报告），经业务部门与仓库双重核对后办理入库；（二）禁止未经审批擅自接收关联方超出采购计划的货物，特殊情形需经领导小组审批；（三）特殊物资（如高危品、保密品）收货须执行双人复核制度。第十一条发货流程规范：（一）关联方调拨或销售需基于合同约定，严禁无合同或超合同发货；（二）紧急发货须履行特批程序，事后补充完整凭证；（三）运输环节需核实承运商资质，确保货物安全送达。第十二条价格公允性审查：关联交易价格参照市场价格确定，差异幅度超过行业合理范围的需提交专项说明。禁止通过非价格因素（如回扣、返利）影响交易决策。第十三条关联交易回避机制：涉及金额超过X万元的交易需执行内部回避制度，交易双方人员应主动申报并暂离决策流程。第十四条信息披露管理：关联交易合同、价格备案等关键信息须纳入公司信息公开目录，接受内部审计监督。第十五条风险防控重点：（一）防范利益输送，禁止关联方通过虚构交易、高价低质等方式侵占公司利益；（二）警惕商业贿赂，关联方人员不得以任何形式索要或收受不正当利益；（三）强化实物监管，高价值物资收发货全程留痕，防止虚报冒领。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年X月由牵头部门牵头，联合专责部门对制度执行情况进行评估，根据法规变化、业务调整及时修订。重大修订需经领导小组审议。第十七条风险识别预警机制：（一）每季度开展关联交易风险排查，重点关注价格异常、合同变更频繁等情形；（二）建立风险预警指标体系（如关联交易金额占比、异常交易发生率），触发阈值后发布预警通知。第十八条合规审查机制：（一）将关联交易审查嵌入业务流程，采购、发货等环节须经合规部门预审；（二）未经预审或存在重大合规问题的交易，一律不得实施。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门整改，专责部门跟踪复核；（二）重大风险启动应急程序，由领导小组成立专项工作组，联动法务、审计部门协同处置。第二十条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于虚假交易、利益输送、违反回避制度等；（二）根据情节严重程度，采取绩效扣减、降级、纪律处分等措施，构成犯罪的移交司法机关。第二十一条评估改进机制：（一）每年X月开展专项管理有效性评估，包括制度覆盖率、风险整改率等指标；（二）评估结果作为次年管理计划的重要依据，优化流程漏洞。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导干部须签署专项管理责任书，明确“一岗双责”要求，对分管领域管控成效负首要责任。第二十三条考核激励机制：（一）将关联交易合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对突出贡献的团队/个人给予专项奖励，违规主体取消评优资格。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层：每年X月开展合规履职培训，重点解读政策红线；（二）一线员工：每半年进行操作规范培训，考核合格后方可参与收发货作业。第二十五条信息化支撑：依托ERP系统建立关联交易管理模块，实现流程自动化、风险实时监控及数据可视化。第二十六条文化建设：（一）编制《关联交易合规手册》，明确行为规范与案例警示；（二）组织全员签署合规承诺书，营造“人人讲合规”的氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报至专责部门，形成闭环处置；（二）年度管理情况报告需包含风险统计、整改成效、制度修订等内容，于次年X月前报送决策层