公司大型活动财务制度

PAGE公司大型活动财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司大型活动的财务管理，确保活动经费的合理使用、安全运作，提高资金使用效益，保障活动的顺利开展，并维护公司的财务秩序和利益。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类大型活动，包括但不限于大型会议、庆典活动、促销活动、展览展示活动等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保活动财务活动合法合规。2.预算控制原则：活动经费实行预算管理，严格按照预算安排支出，确保预算的严肃性和有效性。3.专款专用原则：活动经费应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于活动相关的各项支出。4.效益性原则：在保障活动质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效益，避免浪费和不必要的开支。5.公开透明原则：活动财务信息应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、职责分工（一）活动主办部门1.负责活动的策划、组织和实施，制定活动预算草案，并提交财务部门审核。2.按照批准的预算组织活动实施，严格控制各项费用支出，对活动经费的使用合理性负责。3.及时向财务部门提供活动相关的费用报销凭证和资料，配合财务部门进行财务核算和审计工作。（二）财务部门1.负责审核活动预算草案，提出修改意见，并报公司领导审批。2.根据批准的预算设立活动专项账户，负责活动经费的收支核算和管理。3.对活动经费的支出进行审核，确保支出符合预算和相关规定，对不符合要求的支出有权拒绝报销。4.定期向活动主办部门和公司领导汇报活动财务收支情况，提供财务分析和建议。5.配合公司内部审计部门对活动财务进行审计工作。（三）审批部门根据公司授权，对活动预算和重大经费支出进行审批，确保活动财务安排符合公司整体利益和战略要求。三、预算管理（一）预算编制1.活动主办部门应在活动策划阶段开始编制活动预算，预算内容应包括活动所需的各项费用，如场地租赁、设备租赁、嘉宾邀请、餐饮住宿、宣传推广、物料制作、人员薪酬等。2.预算编制应遵循实事求是、合理准确的原则，充分考虑活动的规模、内容、预计参与人数等因素，对各项费用进行详细估算。3.活动预算草案应提交财务部门审核，财务部门应重点审核预算的合理性、完整性和与公司财务政策的相符性，提出审核意见后反馈给活动主办部门。4.活动主办部门根据财务部门的审核意见对预算草案进行修改完善，然后报公司领导审批。经批准的预算作为活动经费控制的依据。（二）预算执行1.活动主办部门应严格按照批准的预算组织活动实施，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应提前提出书面申请，说明调整原因和金额，报公司领导审批。2.财务部门应按照预算对活动经费进行监控，定期检查预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.活动主办部门应建立预算执行台账，详细记录各项费用的支出情况，包括支出时间、金额、用途等，以便及时掌握预算执行进度。（三）预算调整1.当活动实际情况与预算存在较大差异，或因不可抗力等因素导致原预算无法执行时，活动主办部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的具体项目和金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。3.预算调整申请经财务部门审核后，报公司领导审批。未经批准，不得擅自调整预算。四、收入管理（一）收入来源公司大型活动的收入来源主要包括以下几种：1.门票收入：对于有门票销售的活动，按照门票定价和实际销售数量收取门票费用。2.赞助收入：通过与赞助商合作，获取赞助资金或实物赞助。3.广告收入：在活动现场或宣传资料上为企业提供广告位，收取广告费用。4.其他收入：如活动相关的产品销售收入、服务收费等。（二）收入确认1.门票收入应在活动实际举办后，根据门票销售记录和收款情况确认收入。2.赞助收入应在与赞助商签订赞助协议，并按照协议约定收到赞助款项或取得相关权益后确认收入。3.广告收入应在广告发布并经客户确认后确认收入。4.其他收入应根据实际业务发生情况和收款情况，按照相关会计准则确认收入。（三）收入核算1.财务部门应设立专门的收入账户或科目，对活动收入进行明细核算，确保收入数据的准确记录。2.对于门票收入、赞助收入、广告收入等，应分别设置相应的明细科目，记录收入的来源、金额、时间等信息。3.活动结束后，财务部门应及时与相关部门核对收入情况，确保收入数据的一致性和完整性。五、支出管理（一）费用报销1.活动主办部门应按照公司费用报销制度的规定，及时整理和提交活动费用报销凭证和资料。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、合同、审批单等。2.费用报销应填写公司统一的报销单，注明费用的用途、金额、报销人等信息，并按照规定的审批流程进行审批。3.财务部门对报销凭证和报销单进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、合规性以及是否符合预算安排。对不符合要求的报销申请，财务部门有权拒绝报销。（二）支出审批1.活动费用支出应按照公司的审批权限进行审批。一般费用支出由活动主办部门负责人审批；重大费用支出（如超过一定金额的场地租赁、设备采购等）需报公司领导审批。2.审批人应认真审核支出的必要性、合理性和合规性，对不符合规定的支出不得批准。3.活动主办部门应建立支出审批台账，记录每笔支出的审批情况，确保审批流程的规范执行。（三）支付管理1.财务部门根据审核通过的报销申请和审批单，按照公司资金支付制度的规定进行支付。2.对于金额较大的支出，应采用银行转账等方式支付；对于金额较小的支出，可根据实际情况采用现金支付或其他支付方式。3.支付完成后，财务部门应及时登记入账，并在报销凭证上加盖“已支付”印章，防止重复报销。六、资产管理（一）资产购置1.活动所需的资产购置应纳入活动预算管理，按照公司采购制度的规定进行采购。2.资产购置应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商进行采购，确保资产的质量和价格合理。3.采购的资产应及时办理验收入库手续，财务部门根据验收单和发票进行账务处理。（二）资产使用1.活动主办部门负责活动资产的使用和管理，应建立资产使用台账，记录资产的领用、归还、使用情况等信息。2.资产使用人员应妥善保管资产，按照规定的用途和操作方法使用资产，不得擅自转借、挪用或损坏资产。3.对于贵重资产或易损资产，应指定专人负责管理，并采取必要的安全防护措施。（三）资产处置1.活动结束后，活动主办部门应及时清理活动资产，对不再使用或已损坏的资产进行处置。2.资产处置应按照公司资产处置制度的规定进行，一般资产可采用报废、出售、捐赠等方式处置；贵重资产或重大资产处置需报公司领导审批。3.资产处置收入应及时上缴公司财务，按照规定进行账务处理。七、财务核算与报告（一）财务核算1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，对活动财务收支进行独立核算，确保财务数据的准确、完整。2.活动财务核算应设置专门的会计科目和账簿，对活动收入、支出、资产、负债等进行详细记录和核算。3.财务部门应定期对活动财务数据进行核对和结账，编制财务报表，反映活动的财务状况和经营成果。（二）财务报告1.财务部门应定期向活动主办部门和公司领导提供活动财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表以及相关财务分析报告。2.财务报告应真实、准确、及时地反映活动财务收支情况和预算执行情况，为公司领导决策提供依据。3.活动结束后，财务部门应编制活动财务决算报告，对活动的财务收支情况进行全面总结和分析，并提交公司领导和相关部门。八、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对活动财务进行监督检查，审查活动财务制度的执行情况、预算执行情况、经费收支情况等。2.活动主办部门应配合内部审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。3.对于监督检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）外部审计1.根据公司需要或相关法律法规要求，可聘请外部审计机